Інформаційний пакет для преси

Інформаційний пакет для преси (прес-пакет, прес-кит, медіа-кит) - один з основних інструментів зв'язків з громадськістю, так як він включає кілька видів матеріалів і широко використовується під час самих різних заходів: прес-конференцій, презентацій, виставок, річних зборів акціонерів і т.п. Многокомпонентность прес-пакета відповідає його головній меті - надати ЗМІ ісчер-пивающую інформацію про подію і його основних дей-ціалу осіб, щоб полегшити журналістам процес написання бу-дущіх матеріалів. Прес-пакет повинен бути розрахований не тільки на присутніх на спеціальному заході журналістів, а й на інших зацікавлених репортерів, які не змогли присутності-вать, і повинен представити повну картину того, що відбувається. Утримуючи-ня прес-пакета передбачає можливість подальшого звертання-ня до його матеріалів в якості довідкових.

Розглянемо склад і структуру прес-пакета. У мінімальний стан-дротяні набір документів для прес-пакета входить:

# 9632; інформаційний лист (бекграундер) і / або фактична довідка (факт-лист);

# 9632; один або кілька додаткових матеріалів (в завісімос-ти від характеру проведеного заходу).

Більш повний прес-пакет крім перерахованих матеріалів мо-же включати:

1) програму заходу;

2) заяву для преси;

3) інтерв'ю з основними дійовими особами;

4) біографію з фотографіями;

5) цікаву статтю (feature);

6) історію з життя (case story);

7) вирізки з газет;

8) форму, яка дістала назву «питання-відповідь»;

10) корпоративне видання;

11) річний звіт.

Конкретний набір входять в прес-пакет документів залежить від характеру заходу. Наприклад, якщо прес-пакет призначений для розповсюдження під час прес-конференції, він складається з:

# 9632; програми заходу;

# 9632; інформаційного листа про тему прес-конференції;

# 9632; фактичних довідок про предмет прес-конференції, де вка-зани необхідні цифри і графічна інформація;

# 9632; заяви для преси (тексти виступів основних дійства-чих осіб прес-конференції);

# 9632; списку почесних гостей;

# 9632; біографій основних учасників з їх фотографіями;

# 9632; фотографій і інших візуальних матеріалів по темі прес-кон-ференції.

Останнім часом в прес-пакет вкладають і матеріали сайту орга-нізації як «візуальної візитної картки» на диску.

Необхідно пам'ятати, що надто повні прес-пакети, утримуючи-щие всі деталі і факти, не виконують умови швидкого і легкого по-позову інформації, необхідної для кореспондентів. У репортера, що постійно знаходиться в стані поспіху, так як термін подачі ма-териала закінчується, немає достатньої кількості часу, щоб просмот реть весь вміст папки. Журналісту потрібно швидко знайти необхід-мую інформацію, і завдання фахівця зі зв'язків з громадськістю - найбільш ефективно організувати і подати пропонований матеріал.

Що стосується оформлення прес-пакета, то існує два найбільш поширених способу: більш простий спосіб підбору всіх необ-дімих документів в папку і більш складний і витратний спосіб обсягів по-нання матеріалів в зброшуровані «книгу».

У першому випадку в папку зручно вкладати вже підготовлені інформаційні матеріали (бекграундера, біографії керівників, брошури і т.п.). Такий формат характерний для виставок, презентацій, незамінний у разі кризових ситуацій, коли інформація може надходити в режимі реального часу.

Західні практики радять починати прес-пакет коротким прес-релізом, які представляють новинне подія, за яким слідують бек-граундер, факт-листи, фотографії і т.д.

Якщо мова йде про спеціально підготовленої акції, то використан-ня другого способу може бути більш виправданим. Зброшуровані прес-пакет будується за принципом поступового розвитку основної теми. У порівнянні з попереднім способом книга-брошура володіє декількома перевагами. По-перше, сброшюрованность позво-ляет зберегти весь комплект матеріалів в цілості й схоронності. По-друге, красиво оформлений прес-пакет може бути збережений жур-налістом і стане в нагоді йому згодом. Однак в цьому випадку можуть виникнути і певні незручності при роботі з матеріалами, так як окремий документ простіше носити з собою і обробляти прі не-обходимо.

Однак незалежно від способу оформлення прес-пакета привчає-ної завжди залишатиметься інформація та форма її подачі.

Таким чином, прес-пакет - це портативна і доступна енциклопеді-лопедія про те, що являє собою організація або конкретна людина. Створення такого інформаційного пакету матеріалів, кото-рий всебічно описував би діяльність організації, полегшує ра-боту фахівця зі зв'язків з громадськістю.

Прес-реліз завжди заснований на новинах, що представляють інтерес або цінність для редакцій ЗМІ. У зв'язку з цим актуальним є питання про те, що вважається новиною і чи можна звичайну інформацію перетворюється-тить в новина. Найчастіше причиною неефективної і, головне, нерішучість-результативності діяльності відділів по зв'язках з громадськістю ста-новится нерозуміння значимості і природи новини, хоча основні правила при цьому досить прості.

По-перше, інформація повинна відповідати інтересам цільової аудиторії. Прес-реліз повинен оптимально «вписуватися» в специфіку видання, орієнтуватися на його Новомосковсктелей (передплатників) і враховувати їх інтереси і рівень інформованості в тому чи іншому питанні. По-дру-яких, безсумнівно, інформація повинна бути актуальною і суспільно значимою, вона повинна привносити новий, незвичайний, нестандартний, інтригуючий елемент. Нарешті, при взаємодії з масовою аудито-рией не можна забувати про людський фактор і лідерах громадської думки, про експертів, чия думка може перетворити інформацію в но-с-. При цьому не обов'язково дотримуватися всі ці правила, в більшості випадків досить поєднання декількох характеристик.

Заголовок повинен відповідати функціональної інформаційної спрямованості прес-релізу, що передбачає відмову від стилістичних викрутасів, помітних фраз, побитих кліше і найвищого ступеня.

ПРИНЦИП перевернутої піраміди вибудовує текст повідомлення в

суворій послідовності: від більш значущою, ключовий

інформації до менш важливим подробиць. цей

принцип журналістики новин в повній

міру працює і в створенні

Зазвичай суть повідомлення викладається в першому абзаці, Ліді (lead), а в наступних повідомляються деталі. Лід-абзац повинен давати відповіді на питання: Хто є учасником події? Що це за подія? Коли воно сталося або станеться, скільки триватиме? Де? Чому воно сталося? Як або яким чином? (5 Wh-questions: Who, What, When, Where and Why; і один How?). Лід-абзац повинен нагадувати короткий виклад усього повідомлення (максимум 4-5 рядків).

Таким чином, саме заголовок і перший абзац є ключі-вимі компонентами прес-релізу. Ємний інформативний заголовок і чітко викладена в першому абзаці новина багато в чому вирішують далекої-шую долю прес-релізу.

Прес-релізи можуть сильно відрізнятися ступенем деталізації перед- лага інформації і, отже, обсягом. Більшість дер-жавних установ, організацій та міністерств віддають перевагу найбільш лаконічний стиль подачі повідомлення.

Замість звичного зв'язного тексту укладачі вибрали в якості моделі список, який дуже чітко структурує інформацію (за цим принципом складена велика частина інформаційних сообще-ний даного міністерства). При цьому прес-реліз починається з ліда, що відповідає на найбільш важливі питання: Коли? Що? Хто. після чого даються відповіді на уточнюючі питання: З якого приводу? Коли? Де? Як взяти участь?

Безумовно, багато прес-релізи побудовані по більш складного сце-нарію. Наприклад, якщо в прес-конференції беруть участь неяк-до важливих осіб, а коло питань для обговорення не обмежується одним аспектом, то прес-реліз повинен відобразити всі ці ключові моменти.

Державні і комерційні структури, в яких ведеться актив-ная і постійна робота із засобами масової інформації, розміщається-ють на своїх сайтах в основному новинні прес-релізи. Це, з одного боку, дозволяє показати історію компанії в розвитку, а з іншого боку, попри велику кількість інтерв'ю і прес-конференцій деяких відомств, дає можливість розмежувати пріоритетність і значимість мероприя-тий.

По-перше, добре оформлений прес-реліз підвищує довіру до самого повідомлення. Грамотне оформлення побічно свідчить про професіоналізм співробітників організації і достовірності інформації.

Зупинимося тепер на технічних правилах оформлення прес-релізу. Нижче наводяться основні рекомендації.

1. У самому верху сторінки за допомогою слова «прес-реліз» або його українського відповідника «інформація для преси» вказується характер документа.

2. Обов'язково вказуються прізвище, ім'я, по батькові та посада співробітника, з яким редакція може зв'язатися, щоб отримати всю ін-Терес інформацію, - співробітника, який займається цим пи-росом і достатньо компетентний, щоб вирішити можливі проблеми.

3. На прес-релізі необхідно вказувати дату, причому її варто повторити в нижньому лівому кутку останньої сторінки, якщо прес-реліз довгий. Як правило, вказується число, коли прес-реліз буде отримано і дол-дружин бути поширений по каналах ЗМІ.

5. Тема розміщується по центру сторінки. Потрібно прагнути,

щоб він укладався в один рядок.

В українській практиці даний формат рідко дотримується.

7. Прес-реліз повинен бути коротким - бажано, щоб він примі-стиль на одній сторінці (близько 300 слів). Якщо інформація зайняла дві сторінки, в кінці першого аркуша в нижньому правому куті ставиться позначка «див. далі ». Додаткову інформацію краще давати в додатку до прес-релізу, ніж робити довгий прес-реліз. Можна повідомити про наявність фотографій по темі або докласти отпе-чатку знімків.

8. Вважається, що абзаци повинні бути короткими - шість рядків мак-симум; при цьому значна фраза в українській мові має містити не більше 12-13 слів. Саме така фраза, чи не втомлюючи Новомосковсктеля, спосіб-на повідомити в компактній формі одну з ідей прес-релізу. Слова не слід розривати для переносу. Абзац повинен закінчуватися на стра-ниці, а не переноситися на наступну.

10. У самому кінці тексту прес-релізу робиться відступ і по центру рядка друкується знак «###», який вказує на закінчення мате-ріалу (міжнародний стандарт).

11. Прес-реліз від імені організації підписують її представи-ки.

12. Якщо прес-реліз поширює консультативна або інша посередницька фірма, це вказується разом з координатами посередника.

13. Шрифт повинен бути легко Новомосковскемим.

1. Всі абзаци, крім першого, повинні починатися з нового рядка.

3. Лапки використовуються тільки для позначення прямої мови. І назвах сортів і марок лапки не ставляться.

4. В абревіатурах (ООН, ВООЗ) точки не ставляться. У публікаціях і hi до і ставлять тільки в кінці речення.

5. Числівники від 1 до 9 потрібно писати прописом, а далі - різні заходи, ціни і дати пишуться цифрами. У дуже великих цифрах словами пишуться «тисяча» і «мільйон». Якщо пропозиція починається з числівника, то краще давати його прописом.

6. Краще уникати, наскільки це можливо, букв і не писати ними слова. Заголовні букви повинні вживатися тільки в іменах, географічних назвах та інших власних назвах (на-приклад, в назвах компаній).

Що стосується стилю викладу, то необхідно пам'ятати наступне:

# 9632; Стислість сестра таланту. Прості і короткі речення легше засвоюються аудиторією, що набагато підвищує ефекти-вність повідомлення.

# 9632; Кожна пропозиція має виражати одну думку або ідею. Логічний і послідовний з точки зору викладу ін-формації текст допоможе впливати на сприйняття Новомосковскте-лей в необхідному напрямку.

# 9632; Прес-реліз створюється для певної цільової аудиторії, тому його стиль визначається спрямованістю видання. У деяких випадках на основі базового прес-релізу готуються різні варіанти з урахуванням специфіки різних ЗМІ. Професія-Сіонан в галузі журналістики або зв'язків з громадськістю повинен знати стилістичні особливості різних видань і вміти відповідним чином адаптувати свій матеріал.

Наприклад, прес-реліз, який інформує про швидкий кінець світу, міг би бути озаглавлений наступним чином [6]:

- для «МК» - «Завтра НЕ БУДЕ!»;

- для «Ведомостей» - «Індекс РТС більше ніколи не изме-нітся»;

- для Playboy - «Сьогоднішня ніч може стати останньою. НЕ пропустіть. ».

Вся інформація повинна бути багаторазово перевірена - ОРФО-графія, імена, дати, назви і т.п. Абсолютна чіткість і пра-вильность - запорука успіху.

Розміщення фахівцем зі зв'язків з громадськістю ма-лов в пресі передбачає врахування наступних правил:

1. Знання термінів. «Час править будь газетою. Є певні терміни підготовки і здачі матеріалу журналістами, термін підписання до друку готового номера. Тому події, які претендують на те, щоб бути новиною, повинні вписатися в кінцеві терміни (deadlines) ». Для ранкових газет - це вечір попереднього дня (18-19 годин), для ве-Чорна - ранок поточного дня.

4. Економне використання ексклюзивів. Призначення ексклюзивного інтерв'ю одній газеті означає, що іншим в цьому відмовлено. Такий крок викликає відчуження інших газет.

Написаний прес-реліз відправляють в різні информацион-ні агентства і періодичні видання, на радіо і телебачення. Оскільки інформаційні агентства, як правило, редагують прес-реліз і його повний текст не поширюють, фахівці з свя-1ім з громадськістю зацікавлені в тому, щоб повний текст пові-домлення був поширений як можна більш широко. Для цього необхід-мо постійно вести і оновлювати список одержувачів матеріалів (базу даних), щоб прес-релізи поширювалися без затримки. Найчастіше створюється кілька списків, окремий по кожному типу прес-релізів. Як приклад наведемо один з розміщених в Інтернеті прес-релізів про прес-конференції. На відміну від надрукованих пові-щений, документи, підготовлені для розміщення в Інтернеті, годину-то позбавлені бланка організації та оформлені за допомогою одного лише логотипу компанії.