ідеальне діловодство

Новая страница 1

Наступний момент, на який хотілося б звернути увагу при розгляді питання про ідеальних системах діловодства, - це їх зв'язок з реально існуючими і перспективними засобами і технологіями. Можна говорити про якісний рівень систем діловодства, якого можна досягти на базі існуючих сьогодні засобів, і про перспективні прогностичних моделях діловодства, реалізація яких стане можливою в майбутньому як результат прогресу в області інформаційних технологій, розвитку законодавства, вдосконалення структури управління. Умовно моделі ідеального діловодства можна розділити на моделі сьогоднішнього дня і моделі майбутнього.

Розвиток інформаційних технологій і документообіг

Документація в усі часи мала цінність як для особистості, так і для держави. Носії і способи передачі зафіксованої інформації (інформаційні технології) протягом століть змінювалися, пристосовуючись як до антропометричним характеристикам людини, так і до технічних нововведень, пройшовши шлях від глиняних табличок до електронних документів.

Наслідком постійно зростаючої значущості документації в суспільстві стало те, що людина придумала спеціальну галузь діяльності - діловодство, або документаційне забезпечення управління, яке повинно було забезпечити ефективну для кожного історичного періоду систему створення і використання документів.

Розвиток інформаційних технологій в сфері діловодства має і свої негативні сторони: заміна носіїв, програм, способів доставки в певній мірі перешкоджає стабільності діловодних процесів в управлінні, ускладнює завдання збереження документів і використання наявних документальних масивів. Виникають проблеми, що стосуються юридичної сили документів.

Крім того, розвиток інформаційних технологій постійно збільшує обсяги документопотоков. Це зростання в значній мірі обумовлюється і ускладненням процесів управління суспільством, виробництва, ускладненням функцій держави і кожного окремого громадянина.

До якогось часу паперове діловодство успішно справлялося з документацією і досить успішно забезпечувало управлінські процеси. Однак в останні роки з'явилася тенденція незалежності діловодства від конкретних завдань організації. Раціоналізація діловодства, установка новітніх технічних засобів документування та просування документів все частіше представляється як внутрішня задача самого діловодства зі збільшенням штатів, подорожчанням технічних засобів, збільшенням документопотоков і т.п.

До ідеального діловодства крок за кроком

Зростання обсягів, збільшення інформаційних контактів, потреби в зіставленні даних і, звичайно, поява принципово нових носіїв і технологій поставили завдання організації нового діловодства, умовно званого ідеальним. тобто такого діловодства, яке реально буде працювати не тільки на себе, не на власне вдосконалення, а буде реально сприяти підвищенню ефективності діяльності тієї організації, в рамках якої воно функціонує.

Питання організації сучасного діловодства, вимог до оформлення організаційно-розпорядчих документів, організації оперативного та архівного зберігання документів досить докладно розроблені радянським, а потім українським документознавством і архівознавством і використовуються в практиці всіх організацій, починаючи від законодавчих і урядових органів і закінчуючи комерційними структурами і індивідуальними підприємцями , які часто навіть не знають про те, що дотримуються стандартні вимоги. Цікаво, що в багатьох країнах СНД також продовжують використовувати за традицією українські правила діловодства.

Широке використання єдиних діловодних нормативів і рекомендацій створює реальну можливість нормативного закріплення положення, що створилося і його розвитку.

На наш погляд, одна з перших завдань на шляху створення ідеального діловодства - уточнення поняття діловодства, або документаційного забезпечення управління. Згідно ГОСТ Р 51141-98 діловодство (документаційне забезпечення управління) - галузь діяльності, що забезпечує документоване і організацію роботи з документами. Визначення в принципі вірно відображає сутність даного процесу. Однак практика діловодства розходиться зі стандартом: діловодство реально працює не з усіма офіційними документами, не з усіма управлінськими документами, а лише з організаційно-розпорядчими. За межами діловодства залишаються бухгалтерські, банківські, облікові (в тому числі по особовому складу) та інші, офіційно входять в ОКУД як управлінські документи.

Друге завдання на шляху створення ідеального діловодства - чітке визначення функцій, обов'язків, прав і відповідальності служби діловодства і всіх працівників організації при роботі з документами. Дане завдання вирішується шляхом розробки посадових інструкцій і положень про відповідні служби. Так, в посадові інструкції фахівців слід включати пункт про обов'язок дотримуватись діючої інструкції з діловодства.

Наступна проблема, яка повинна бути вирішена в рамках ідеального діловодства, - створення електронного документа і організація електронного документообігу.

В даний час знаходить підтвердження необхідність довготривалого зберігання традиційних паперових документів в управлінні. Ідеальне діловодство має базуватися на паралельному і одночасному функціонуванні електронних і паперових документів, багато в чому містять ідентичну інформацію.

Для юридичного оформлення ідеального діловодства в організації повинні бути наступні документи:

- Інструкція з діловодства, побудована на підставі державного стандарту і відповідних нормативів;

- Перелік документів із зазначенням термінів зберігання (типовий або галузевої, побудований на основі типового);

- Положення про службу діловодства;

- Положення про архів організації;

- Посадові інструкції працівників служби діловодства та архіву;

- Положення про експертну комісію організації;

- Табель уніфікованих форм документів, дозволених для застосування в організації;

- Альбом уніфікованих форм документів (на електронних носіях і еталонний масив на папері);

- Номенклатура справ організації.

При наявності філій, територіальних органів, підвідомчих організацій і підприємств всі перераховані документи розробляються як типові або зразкові.