Хто підписує документи, коли директор у відпустці

Жодна компанія або організація не може обійтися без керівного працівника, який володіє більш широкими повноваженнями, в тому числі правом на підписання документації. Але директор, як і будь-який інший працівник, відповідно до ст.21 ТК РФ, має право на заслужений відпочинок. І коли керівник збирається йти у відпустку, виникає питання про те, хто під час його відсутності виконуватиме його обов'язки.

Щоб діяльність організації не завмирала в зв'язку з відсутністю директора, на цей період його функції покладаються на іншого співробітника. Особливо це стосується підписання документів, так як, необхідність у візуванні паперів виникає практично кожен день.

Хто підписує документи замість директора, який пішов у відпустку?

Якщо на підприємстві є заступник директора, то всі необхідні процедури виконуються ім. Відповідні положення містяться в його трудовому договорі, який передбачає можливість тимчасового виконання обов'язків начальника при його відсутності.

Зазначені обов'язки можуть бути покладені і на іншого співробітника, що займає іншу посаду. При цьому мається на увазі поєднання обов'язків, тому воно може використовуватися тільки за згодою працівника. Це також повинно бути зазначено в трудовому договорі або додатку до нього.

У разі, коли в фірмі посади заступника директора не передбачено і немає працівника виконує його обов'язки за суміщенням, керівник повинен делегувати свої повноваження іншій особі. Для цього може використовуватися тимчасове переведення на іншу посаду або підписання строкового договору на виконання конкретних посадових обов'язків. В обох випадках делегування повноважень відбувається тільки за згодою працівника.

Відповідні дії повинні бути належним чином оформлені шляхом видання наказу по підприємству. Крім того, якщо тимчасове виконання обов'язків передбачає представлення інтересів фірми перед 3-ми особами, то директор повинен скласти довіреність на зазначену особу. Її нотаріальне завірення не потрібно. Досить поставити підпис керівника та печатку підприємства.

Як оформити?

Незалежно від того, на підставі якого документа працює співробітник, на якого покладаються обов'язки керівника, для делегування повноважень необхідно видати наказ. Зазначений документ раціонально оформляти тільки в разі, якщо директор буде відсутній досить тривалий час.

У такому випадку, навіть якщо виконувати його обов'язки буде заступник, начальнику необхідно видати відповідний наказ. У зазначеному документі повинна міститися інформація стосується:

• Терміну передачі повноважень;
• Підстав для їх делегування;
• Порядку виконання обов'язків директора (за суміщенням);
• Доплати у зв'язку з виконанням додаткових обов'язків, в порядку встановленому ст.285 ТК РФ;

При необхідності, в зазначеному документі можуть бути казани обов'язки, які покладаються на вказаного співробітника. Наприклад: підписання внутрішньої документації (накази по кадрам, звіти та інше), візування прибутково-видаткових паперів, представлення інтересів фірми в держорганах і т.д.

Необхідність оформлення довіреності на особу, яка тимчасово виконує обов'язки директора, виникає в разі, якщо локальна документація не містить положень, що регулюють передачу таких повноважень. Зазначений документ видається на фірмовому бланку. Основний текст оформляється у вільній формі.

Основні вимоги, що висуваються до такого роду документів, закріплені в ст.185,186 ЦК України. Необхідно враховувати, що при відсутності в довіреності терміну її дії, вона вважається оформленою на рік. При цьому в загальному порядку зазначений документ може бути в будь-який момент відкликаний особою її видав.

Виняток становлять лише випадки укладення безвідкличних довіреностей, можливість оформлення яких передбачена ст.188.1 ГК РФ. В даному випадку її анулювання можливо тільки в певних умовах.

Відповідальність І.О.

Директор, як керівний працівник, несе відповідальність за здійснювані ним дії відповідно до чинного законодавства. При делегуванні прав і обов'язків іншій особі, разом з ними на нього покладається і відповідальність.

Згідно ст.277 ТК РФ, І.О. керівника фірми відповідає за шкоду заподіяну підприємству внаслідок прийняття ним неправильних рішень. Це стосується і випадків, коли його дії спричинили псування майна третіх осіб, яке перебувало на умовах відповідального зберігання на території організації. Також він може бути притягнутий і до правової відповідальності в залежності від тяжкості його проступку і його наслідків.

У зв'язку з цим, в якості особи, тимчасово заміняє директора, вибирається працівник, який має пізнання в податковому, кримінальному, трудовому законодавстві. Так як в разі вчинення правопорушення саме на нього буде покладено вся відповідальність.

При відсутності на підприємстві працівників, на яких можуть бути покладені повноваження директора, роботодавець має право залучити найманого фахівця. Сьогодні діє чимало компаній надають послуги з надання тимчасових працівників різної кваліфікації. У тому числі і керівних співробітників для тимчасової заміни директора.

Чи може директор підписувати документи, перебуваючи у відпустці?

Може виникнути ситуація коли з якихось причин директор не передав свої повноваження іншому працівникові і пішов у відпустку. На практиці, найчастіше, таке трапляється в кількох випадках. Наприклад, якщо заступник не призначено у зв'язку з передбачуваною короткої тривалістю відсутності. Згодом час відсутності затягнулося, а необхідність підписання документів залишилася.

Також нерідко буває, що на фірмі нікому делегувати обов'язки або керівник не хоче цього робити. В такому випадку він залишає за собою право на підписання необхідних паперів.

З точки зору законодавства, виконання трудових обов'язків в період щорічного відпочинку не є порушенням. У зв'язку з цим підписи, поставлені в цей час директором, вважаються дійсними і не втрачають своєї юр. сили, так як керівник зберігає за собою відповідні повноваження.

Однак трактування положень законодавства в даному випадку не однозначна. У деяких ситуаціях при оцінці законності візування документів керівником, які перебувають у відпустці, відзначається, що згідно з трудовим законодавством час відпочинку передбачає звільнення від посадових обов'язків. Повернення до роботи можливо, але має оформлятися відповідними документами.

А от у випадку, якщо делегування повноважень було вироблено, але директор продовжує підписувати документи, перебуваючи у відпустці, то це може бути розцінено як порушення. В даному випадку з точки зору законодавства керівник вважається тимчасово виконуючим свої обов'язки. У зв'язку з цим його підпису на документах не мають юридичної сили. Такі документи можуть бути оскаржені в судовому порядку.

Наприклад, під час підписання договору директором, які перебувають у відпустці, друга сторона може направити позовну заяву з вимогою анулювати зазначений документ. На практиці, найчастіше, суди приймають рішення на користь позивача, аргументуючи їх тим, що фактично дана особа на той момент не мало повноважень на підписання такого роду документів.

Може бути прийнято і інше рішення в разі, якщо контрагентом виконувалися умови договору до якогось моменту. Тоді суд може прийняти рішення на користь відповідача, керуючись ст.183 ГК РФ, яка передбачає визнання домовленості дійсної, якщо друга сторона висловила згоду з нею шляхом виконання умов угоди.