Хороший секретар - половина начальника

Секретар - обличчя компанії. Це перша людина, з яким стикаються люди, приходячи в ту чи іншу організацію. Від того, яке справляє враження помічник керівника, залежить і враження від компанії в цілому. Співробітники фірми не повинні соромитися свого «обличчя». Тому, грамотний офіс-менеджер - це джерело знань, а так же само втілення ввічливості, коректності, доброзичливості і стилю.

Мабуть, варто почати з того, що повинен знати і вміти секретар. Всі ці правила, викладаються у кваліфікаційній характеристиці, стандарт якої ми коротко і розглянемо.

Звичайно, «права рука» директора повинна знати про все, що відбувається у фірмі, а так же напрямок діяльності фірми, посадові обов'язки і компетенції співробітників. Ну і, як будь-якому грамотному офісному співробітникові, секретарю необхідно знати правила орфографії і пунктуації, правила експлуатації офісної оргтехніки, стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, іноземна мова клієнтів і партнерів. психологію людей і закони ефективної комунікації, службовий етикет і багато іншого.

Грамотний секретар - це джерело знань, а так же само втілення ввічливості, коректності та доброзичливості, тому що найважливішою із завдань секретаря є прийом відвідувачів, які по його зовнішньому і внутрішньому світу роблять загальне враження про всіх фірмі.

Таким чином, що б співробітники фірми не соромилися свого «обличчя», секретар повинен володіти своєю мімікою, інтонаціями голосу, жестами. Делікатність, люб'язність у відносинах з відвідувачами і співробітниками, деяка частка артистизму - все це забезпечує успішну роботу секретаря.

Відвідувачу, що ввійшов до приймальні офісу, багато про що розкажуть слова привітання та манера поведінки зустрічає його секретаря. Отже, коли гість з'являється в приймальні, секретарю слід встати до нього на зустріч і першому почати розмову. При цьому в мові секретаря не повинні проскакувати слова такі як: «Чим я можу бути вам корисна?», «Чим я можу вам допомогти?» Подібні фрази більше підійдуть для обслуговуючого персоналу (офіціант, гардеробник, швейцар і т. П.), але не для особи компанії.

Цікавитися людьми, які приходять в офіс, а тим більше чекають прийому керівництва, необхідно, але ні в якому разі не слід намагатися зацікавити кожного увійшов своєю персоною - для секретаря це більш ніж актуально.

Секретар повинен бути хорошим слухачем, який не стане перебивати, щоб розповісти про себе самого, а задасть доречні запитання, на які людині (відвідувачеві або керівнику) приємно буде відповісти.

Секретар не повинен дратуватися через дрібниці. Відомо, що розумові здібності між людьми поділені нерівномірно. І тим більше не треба через це піддавати колег і відвідувачів фірми навіть найменшої критики. Критика в зв'язку з цим марна, бо часто викликає образу. Співчуття до оточуючих, терпимість і доброзичливість - ось якості, які будуть високо оцінені співробітниками.

Важливою частиною іміджу є мова. Саме вона є показником нашої інтелігентності. Слова, сказані нами, говорять проникливого слухачеві про суспільство, в якому ми обертаємося, вказують на рівень нашої освіти і культури.

Звичайно, для особи компанії слід особливу увагу приділити і зовнішнім виглядом. Рухатися слід спокійно і впевнено. Не треба поспішати, щоб не виглядати переляканою і підлесливою. Поспішність свідчить не тільки про нервозності. Виникають сумніви в компетентності і статус секретаря. Рухи повинні свідчити про те, що людина впевнена в собі і в тій інформації, яку мають намір донести.

Зовнішній вигляд секретаря формує думку про заснування в цілому. Зовнішній вигляд секретаря повинен бути ретельно продуманий, сучасний і акуратний.

Бізнес-профі віддають перевагу жакетам вільного крою, але не приталеним. Враховуйте також, що укорочений жакет робить фігуру вище і стрункіше, а подовжений - вкорочує зростання. Довжина рукавів - не менше ніж «три чверті». Вибір коміра і лацканів залежить від форми особи: закруглені вирізи і коміри повнять, а загострені - приховують округлість особи. Найбільш підходящою вважається пряма спідниця, вузькі спідниці неприпустимі. Розрізи не заборонені, але вони, надаючи поряд деяку кокетливість, не завжди допомагають підніматися кар'єрними сходами. Довжина спідниці визначається самостійно, але поділ, коли дівчина сидить, не повинен бути вище середини коліна.

Багато секретарі віддають перевагу чорним костюмам, які дійсно створюють враження солідності і офіційності. Але чорний - дуже небезпечний колір: мало того, що він гнітюче діє на психіку, він дуже інтенсивний, а тому заглушає весь образ.

Не рекомендуються так само для офісних костюмів яскраві кольори, а також коричневий (це пов'язано з традиціями ділового світу). Крім того, фахівці радять йти від білих блуз і віддати перевагу пастельним тонам (місячний, перловий, греж, кремовий, блідо-лимонний, шампань, холодні відтінки голубого).

Діловий імідж секретаря доповнюють панчохи тілесного кольору (чорні панчохи прийнятими до розгляду тільки в світському житті), туфлі-човники на підборах 4-5 см. Взуття на низькому ходу, чоботи й босоніжки в офісі заборонені. «Закони жанру» вимагають також, щоб колір взуття завжди був темніше спідниці; абсолютно виключені білі туфлі.

Зачіска повинна бути елегантною і стриманою. Укладання в стилі «дівчинка, що біжить від грози», розпущене волосся нижче плечей підійдуть лише для світського життя, а в офісі зачіска повинна мати замкнутий контур. Прийнятні тільки натуральні кольори волосся, а не грайливі забарвлення, які підходять для дискотек і молодіжних вечірок.

Звичайно, в офісі неприпустимий інтенсивний макіяж, який лише відволікає увагу, і зменшуєте виразність очей. Не менш важлива складова вашого іміджу - доглянуті руки. Найкраща форма нігтя - природний овал. Кольоровий лак можуть використовувати ділові жінки. зайняті в модельному і косметичному бізнесі. До «заборонам» ставляться так само прикраси з блискучими каменями, із зображенням символів і емблем (хрестики, знаки Зодіаку, сердечка).

Робоче місце секретаря повинно відповідати всім вимогам, що забезпечують максимальну зручність в роботі, мінімальні витрати сил і часу на непродуктивні переміщення. Одне з головних вимог, яке неухильно повинен виконувати секретар, - винятковий порядок і чистота як на робочому місці, так і в приміщенні приймальні.

Завдання секретаря - зробити все необхідне, щоб відвідувач в приймальні відчував себе зручно. Секретар не повинен захаращувати особистими речами проходи в приймальні, ставити речі на чільні місця. Якщо є необхідність прикрасити стіну, то для цієї мети краще використовувати картину або естамп, що доповнюють інтер'єр. Допускається розміщення на стінах інформаційних стендів або таблиць із зазначенням часу прийому відвідувачів, календаря і т. П.

У висновку варто сказати, що хороший секретар повинен постійно прагнути до вдосконалення, мати ідеали, зразки для наслідування і дотримуватися їх - це додасть впевненості, сформує самоповагу і закріпить його статус в компанії.