Форс-мажор в архіві дії при псуванні документів

Збереження документації в архіві організації - одна з вимог, яка повинна неухильно дотримуватися. Однак навіть при дотриманні всіх норм можуть настати обставини непереборної сили, і як результат - документація може бути зіпсована або втрачена. Так, ризик втрати (псування) документації існує при переїзді організації, в разі пожежі, крадіжки або потопу. Форс-мажорні ситуації з архівної документації можуть бути різними як за причинами, так і за масштабом. Незалежно від того, зіпсована одна папка службової документації або весь архівний фонд, залишати без уваги подібні ситуації не можна.

Пропонуємо вам покроковий алгоритм дій в умовах форс-мажору, результатом якого стало псування або втрата архівних документів.

Крок 1: повідомляємо про те, що сталося керівництву

Для цього використовуємо доповідну записку (Приклад 1).

Ні в якому разі не можна знищувати зіпсовану або пошкоджену документацію - за це передбачена кримінальна відповідальність.

Крок 2: отримуємо офіційне підтвердження події

Якщо втрата документів настала в результаті екстремальних подій (стихійного лиха, повені, пожежі, злому), то до розслідування обставин даної справи залучаються співробітники слідчих органів, державного пожежного нагляду, фахівці МНС. До висновку комісії додаються такі виправдувальні документи:

• довідка Державного пожежного нагляду та акт про причини загоряння;
• повідомлення зі слідчих органів ОВС про порушення справи про крадіжку;
• довідка з ДЕЗ (РЕУ) про факт і причини затоплення;
• документи МНС про наявність надзвичайної ситуації;
• інші довідки, відповідно до форс-мажорними обставинами.

Наявність даних документів дозволить збільшити терміни, відведені для відновлення втраченої первинної бази організації.

Крок 3: створюємо комісію з розслідування причин пропажі (псування) документів

Така комісія створюється наказом керівника.

У необхідних випадках для участі в роботі комісії (Приклад 2) запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду (п. 6.8 Положення про документах і документо-обігу в бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.1983 № 105).

Якщо посадові особи відповідних державних органів не будуть залучені до роботи в комісії, то згодом буде важко документально підтвердити форс-мажорні обставини, що виключають провину організації та її посадових осіб. До складу комісії необхідно включити фахівців, здатних дати пояснення по суті ситуації, що виникла.

Крок 4: складаємо акт за підсумками роботи комісії

Результати роботи комісії оформляють актом, який затверджує керівник організації (Приклад 3).

У цьому документі необхідно детально описати місце, яке досліджувалося, характер зовнішніх пошкоджень, вказати причини втрати (псування) документів. Крім того, слід вказати осіб, відповідальних за збереження документів, і отримати від них письмові пояснення.

Крок 5: проводимо інвентаризацію

Крок 6: складаємо опис втрачених (пошкоджених) документів

Опис (Приклад 4) додається до акта розслідування псування документів.

При псуванні (втрати) первинних документів і звітності організація повинна негайно звернутися до податкових органів з відповідною заявою (з підтвердженням форс-мажорній ситуації від офіційних органів). Не виключено, що податкова інспекція, отримавши інформацію про відсутність бухгалтерських документів, вживе заходів податкового контролю, однак якщо докази втрати підтверджені офіційними документами, то з керівництвом податкової інспекції можна узгодити питання про тимчасове непроведення податкових перевірок за період, за яким відсутні бухгалтерські документи, а також про терміни їх відновлення.

При втраті первинної документації та звітності керівник організації може бути притягнутий до кримінальної відповідальності, якщо подібна ситуація буде кваліфікована як факт ухилення від сплати податків. Діапазон відповідальності - від штрафу в розмірі 100 000 - 300 000 рублів до позбавлення волі на строк до двох років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років або без такого (ч. 1 ст. 199 КК РФ).

Крок 7: відновлюємо загублену документацію

На заключному етапі комісія повинна виконати роботу по відновленню втраченої (пошкодженої) документації. Якщо керівництво організації не прийме необхідні дії по відновленню документів, це може спричинити відповідальність за п. 1 і 4 ст. 110 Податкового кодексу Укаїни.

В. С. Туркіна,
секретар