Етапи життєвого циклу документа - студопедія

Будь-який документ незалежно від його структури або змісту проходить основні етапи свого життєвого циклу:

2) рецензування, виправлення, твердження

3) поширення, публікація

У традиційного документообігу безліч недоліків. Перш за все це те, що більше 95% свого часу документ проводить між робочими місцями співробітників. Інші недоліки:

· Висока вартість доступу, обліку, пошуку та зберігання документів

· Висока вартість утримання площ для зберігання документів

· Висока вартість обробки і узгодження документів

· Повільне і хаотичний рух документів

· Низький рівень контролю

· Неможливість віддаленого доступу до документів

· Відсутність контролю над потоками документів

Система електронного документообігу (СЕД) - це інформаційна система, що забезпечує роботу з електронними документами, включаючи процес їх створення, зміни, розповсюдження, управління доступом до них, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації. СЕД призначена для автоматизації діяльності компанії в області документообігу та діловодства.

Загальноприйнятою абревіатурою є СЕД. Нарівні з нею також використовується абревіатура СЕДО. Також іноді ці системи називають САД (система автоматизації діловодства) або САДО (система автоматизації документообігу).

За кордоном такого роду системи називаються по-іншому: Системи EDMS (Electronic Document Management Systems) - системами управління електронними документами. EDMS - це система управління документами компанії. Призначення даних систем схоже з СЕД. Подібні системи призначені для введення-виведення інформації на всьому протязі її життєвого циклу, для роботи з нею, для її архівування, пошуку введеної в документи інформації. Також EDMS вирішують завдання, пов'язані з управлінням версіями і підверсіями документів, розмежуванням прав доступу і т.д.

Основні функції СЕД:

1. СЕД дозволяє створювати, реєструвати, обробляти, передавати, зберігати, документи. Це головне призначення системи. У СЕД повинні автоматично відслідковуватися всі зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. СЕД також дозволяє виконувати документи.

2. Управління електронним документообігом - це рух документів між співробітниками і підрозділами компанії. Рух документів не завжди передбачає їх фізичне переміщення. Під рухом документів також розуміють передачу прав на їх застосування, рецензування, виправлення, а також повідомлення про це зацікавлених користувачів і контроль за виконанням документів. СЕД повинна забезпечувати гнучке управління документообігом за допомогою визначення маршрутів руху документів.

3. СЕД забезпечує процес управління доступом співробітників до документів, що циркулюють в організації і контроль над потоками документів всередині компанії. У СЕД реалізується жорстке розмежування доступу користувачів до різних документів в залежності від їх компетенції, займаної посади і повноважень.

4. Система забезпечує гарантований віддалений доступ співробітників до документів і при цьому несе відповідальності за достовірність і якість отриманої таким чином інформації.

5. СЕД можна налаштувати на існуючу організаційну структуру компанії, а також інтегрувати її з існуючими корпоративними системами і з іншими системами організації, що забезпечує інформаційне єдність.

6. СЕД надає можливості для автоматизації бізнес-процесів і контролю над ходом їх виконання. Автоматизації процесів контролю виконавської дисципліни одна з найважливіших в СЕД.

7. У СЕД можна здійснювати управління договорами, нарадами, засіданнями.

8. У СЕД можуть бути закладені деякі функції канцелярії.