Етапи автоматизації докуметооборота

Передпроектна експрес-обстеження

Завдання цього етапу - з'ясувати, як організовано діловодство в компанії, наскільки регламентована робота з документами. Інший важливий момент - технічна частина: чи достатньо потужності комп'ютерів і мережевого устаткування для безперебійної роботи системи «1С: Документообіг». І, нарешті, потрібно визначитися, хто із співробітників організації буде працювати в системі, кому вона дійсно необхідна.

Всі ці аспекти складно оцінити без допомоги фахівців. Тому ми проводимо цю роботу ще до укладення договору. Для цього ми зустрічаємося з замовником, проводимо презентацію продукту і переговори, уточнюємо вимоги до інформаційної системи. У підсумку ми можемо точно оцінити стан документообігу в організації, відповідність її діючим нормативним актам і визначитися, який програмний продукт запропонувати клієнту, скільки робочих місць необхідно автоматизувати, чи буде потрібно модернізація комп'ютерної техніки та мережі, скільки часу потрібно на розгортання системи і навчання користувачів.

Результат передпроектного експрес-обстеження - комерційна пропозиція.

Підготовчий етап. консалтинг

Це найважливіший етап роботи над проектом автоматизації документообігу, мета якого - забезпечити готовність до впровадження системи «1С: Документообіг» в методичної частини. Від того, наскільки повно і якісно проведена ця робота, залежить успішність реалізації проекту в цілому.

Наші фахівці не просто «фіксують» існуючий стан справ в організації, а допомагають замовнику оптимізувати діловодство, дають методичні рекомендації.

Є важливий момент, на який ми хотіли б звернути вашу увагу. Як завжди, в роботі над проектом беруть участь відповідальні особи з боку замовника. З боку клієнта проект найчастіше супроводжує IT-фахівець, але для нашої роботи потрібен, перш за все, співробітник, який відповідає за ведення документообігу компанії, знає бізнес-процеси.

Чим більше впорядковані в організації бізнес-процеси роботи з документами, тим менше часу займе цей етап. Як правило, консалтинг включає в себе:

актуалізацію і доопрацювання або, при необхідності, створення положення про документообіг
виявлення і докладний опис всіх бізнес-процесів, які планується автоматизувати
вироблення правил підготовки документів, уніфікацію їх видів і форм
визначення маршрутів руху документів
актуалізацію і доопрацювання номенклатури справ

Результат підготовчого етапу - план заходів, необхідних для запуску системи в дослідну, а потім в промислову експлуатацію.

Впровадження системи

Після завершення передпроектних робіт ми приступаємо до розгортання системи. Автоматизувати документообіг в організації рекомендується максимально повно. Програму необхідно встановити на робочих місцях всіх співробітників, які працюють з документами - тільки в цьому випадку організація отримає всі переваги, про які ми говорили вище.

Автоматизуємо роботу з договорами. Спочатку встановлюємо «1С: Документообіг» у фахівців, безпосередньо задіяних в процесі підготовки і узгодження договорів. Потім додаємо співробітників, що мають право візувати договір, а також відповідальних за ведення архіву
Автоматизуємо роботу з вхідною документацією. Реєстрацією вхідних займається секретар (діловод), далі документи надходять до виконавців - керівників відділів і відповідальним фахівцям. Можливо, у частині співробітників програма вже встановлена (вони працюють з договорами) - залишилося тільки підключити потрібний функціонал
Автоматизуємо роботу з внутрішньою документацією за тим же принципом: додаємо функціонал на вже існуючих робочих місцях і встановлюємо програму на комп'ютери фахівців, які працюють з цим видом документів, і так далі

Таким же чином автоматизується робота з вихідною документацією і будь-які процеси, що відбуваються в організації.

Як показала практика, цей метод оптимальний. Послідовне впровадження системи найбільш економічно, так як замовник купує ліцензії на робочі місця і не відразу, а поступово, в міру автоматизації процесів. Завдяки тому, що перехід на електронний документообіг в організації відбувається поступово, зводиться до мінімуму «опір» співробітників нововведень.

Підсумок - автоматизовані робочі місця всіх співробітників, що працюють з документами.

методична підтримка

Видання містить проекти нормативних документів, які необхідні для організації діловодства, в тому числі:

Положення про діловодство
Посадові інструкції співробітників служби документаційного забезпечення управління (6 документів)
Положення про роботу з документацією
Альбом уніфікованих форм документів (26 шаблонів документів і 8 бланків)

Багато розділів нормативних документів містять пояснення, в яких випадках потрібно використовувати той чи інший варіант процесу, а також що потрібно зробити на впровадженні, щоб процес заробив так, як він описаний в документі.

Ця книга допоможе вам як на етапі підготовки до впровадження системи «1С: Документообіг», так і в подальшому.

навчання користувачів

Навчання користувачів роботі з програмою «1С: Документообіг» на робочих місцях проводять наші фахівці. Навички роботи з системою користувачі набувають поступово, у міру автоматизації процесів і додавання функціоналу.

Супровід і підтримка

Після запуску системи в експлуатацію ми пропонуємо клієнту укласти договір комплексного обслуговування. Відповідно до договору, за організацією буде закріплений фахівець, в обов'язки якого входить:

Залежно від потреби замовника, в договір включається від 2 до 32 годин роботи фахівця щомісяця.

З питань автоматизації документообігу звертайтеся у фірму КАМИН:

тел. (4842) 27-97-22 (вн.1201,1202,1203)