Електронний обмін даними (edi)

Сфера використання

Типова схема оформлення торгових угод передбачає наступні дії:

На основі інформації з документів генеруються нові паперові документи і передаються в інші відомства.

Можна сформулювати основні негативні сторони такої схеми роботи:

Також застосування традиційних схем роботи з документами істотно обмежує (або робить практично неможливим) впровадження нових активно розвиваються бізнес-процесів і новітніх технологій, таких як VMI (Vendor Managed Inventory - запас, керований постачальником) і CPFR (Collaborative Planning, Forecasting Replenishment - спільне планування, прогнозування і поповнення), які дозволяють істотно збільшити оборот між партнерами і підвищити їх конкурентноздатність на ринку.

Де ж вихід?

Існує рішення, яке дозволяє подолати всі названі обмеження і надати нові можливості. Це система електронного обміну даними - EDI (Electronic Data Interchange).

Що це таке?

EDI - це технологія автоматизованого обміну електронними повідомленнями в стандартизованих форматах між бізнес-партнерами.

При цьому документи, що мають в первісному ( «людському») вигляді зручну і специфічну для кожної фірми форму, прозоро передаються між різними партнерами в стандартному «електронному» форматі (за допомогою конвертора (на вході) і деконвертора (на виході відповідно)).

У класичному вигляді EDI передбачає повністю автоматизоване взаємодія між інформаційними системами партнерів, виключаючи участь людини. Кожна сторона може виступати як відправник, так і одержувач повідомлень. Такий варіант інтеграції дає максимальний ефект при впровадженні даної технології.

На сучасному етапі розвитку технології EDI дозволяють не просто економити гроші, а й спростити і оптимізувати процеси управління і прийняття рішень, а в цілому оптимізувати і підвищити ефективність бізнесу.

Як влаштований EDI?

Базові принципи:

Практика електронної комерції, заснованої на системах EDI налічує вже понад 30 років і узагальнюється в стандартах виконання торгових операцій та подання структурованих ділових документів.

При розробці стандартів електронного документообігу було проаналізовано використання даних «паперових» документів, що застосовуються в економічній діяльності.

Було запропоновано виділити найбільш повторювані дані, і в них виділити відповідні поля даних. Надалі для їх заповнення була розроблена система таблиць - глобальні довідники даних і технологія їх синхронізації.

EDI базується на наступних основних стандартах:

  • UN / EDIFACT - United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport - «Правила ООН електронного обміну документами для держ. управління, торгівлі і транспорту »- основний глобальний надлишковий стандарт, що містить найбільш загальні довідники міжнародних кодів і форматів повідомлень, розширених для задоволення всіх можливих запитів користувачів.
  • (UN / CEFACT) - адаптований Центром ООН щодо спрощення процедур міжнародної торгівлі та електронного бізнесу (CEFACT) стандарт UN / EDIFACT
    GS1 EANCOM - підмножина EDIFACT для роздрібної торгівлі - розроблений міжнародною асоціацією GS1 і доповнений використанням ключових ідентифікаторів системи GS1.
  • GS1 XML - сучасний формат повідомлень, які використовуються при обміні даними в ланцюгах поставок в системі GS1.
  • Система GS1 - це міжнародна глобальна багатогалузева система стандартів, яка охоплює понад 100 країн.
  • Система GS1 є найбільш широко використовуваної міжнародною системою стандартів в ланцюгах поставок. В даний час понад мільйон компаній в світі використовують стандарти GS1. Національні асоціації GS1 забезпечують підтримку системи в своїх країнах і підтримку національних мов в системі GS1.

В основі архітектури системи GS1 лежать ключові ідентифікатори, основними з яких є:

  • GTIN (Global Trade Item Number) - глобальний номер торгової одиниці (предмета торгівлі) -унікальний ідентифікаційний номер торгової одиниці в системі GS1. Цей ідентифікатор представлений у вигляді символу штрихового коду на упаковці товару.
  • GLN (Global Location Number) - глобальний номер місця знаходження - унікальний номер в системі GS1 для ідентифікації учасників ланцюга постачання і їх матеріальних, функціональних або юридичних об'єктів (підрозділів) (філії / офіси / склади / рампи і т.д.). Використовується головним чином в EDI для ефективної ідентифікації всіх об'єктів, що стосуються поставок.
  • SSCC (Serial Shiping Container Code) - серійний код транспортної упаковки (СКТУ) - унікальний ідентифікатор логістичної (транспортної) одиниці. SSCC дуже зручний для маркування вантажів, що підлягають танспортіровке.

Ключові ідентифікатори системи GS1 є:

  • унікальними - спосіб формування номерів забезпечує унікальність кожного номера;
  • міжнародними - дані номери є унікальними у всьому світі;
  • багатогалузевими - не значимі характер номерів дозволяє послідовно ідентифікувати будь-який об'єкт, незалежно від виду підприємницької діяльності;
  • Проста структура номерів дозволяє автоматизувати обробку і передачу даних.

Навіщо потрібен GLN?

Номер GLN - це глобальний унікальний цифровий код. ідентифікує учасника в ланцюзі постачань (контрагента або його структурний підрозділ або об'єкт).

Присвоєння ідентифікаційних номерів GLN регулюється стандартами системи GS1 для того, щоб гарантувати унікальність кожного окремого номера у всьому світі. Для отримання GLN-номера підприємство повинно стати членом національної асоціації GS1 (в Україні такою організацією є GS1 Russia - ГС1 РУС.).

Ідентифікаційні номери GLN щодня широко використовуються більш ніж 200.000 компаній, що займаються різними видами підприємницької діяльності

Переваги ідентифікаційних номерів GLN

Використання ідентифікаційних номерів GLN забезпечує компаніям універсальний метод ідентифікації об'єкта як всередині, так і за межами компанії.

При повному дотриманні стандартів GS1 за номером GLN стає можливим витяг з глобального регістру учасників системи GS1 (GEPIR) таку інформацію:

Основні види повідомлень

Основними вважаються такі повідомлення EDI:

  • COMDIS - комерційна дискусія,
  • PRICAT - прайс-лист,
  • ORDER - замовлення,
  • ORDRRSP - підтвердження замовлення,
  • DESADV - повідомлення про відвантаження,
  • RECADV - повідомлення про приймання,
  • INVOICE - рахунок,
  • SLSRPT - звіт про продажі,
  • INVRPT - звіт про інвентаризацію.

технологія роботи

Технологія EDI передбачає використання єдиного способу ідентифікації товарів і контрагентів на базі стандартів GS1: ідентифікація товарних позицій ведеться з використанням кодів GTIN (штрихових кодів), ідентифікація контрагентів ведеться з використанням GLN-номерів. Присвоєння кодів GTIN і GLN номерів здійснює національна асоціація GS1 (в Україні - Асоціація Автоматичної Ідентифікації ЮНІСКАН / ГС1 РУС).

Спочатку повідомлення передавалися по спеціалізованим (приватним) мереж та каналів зв'язку, що могли дозволити собі лише великі компанії. Поява Інтернет і можливість використання його в якості носія EDI-повідомлень зробило революцію і EDI став доступний малому бізнесу і індивідуальних підприємців.

Типова ланцюжок взаємодії контрагентів при використанні EDI виражається наступною схемою:

  1. Покупець висилає постачальнику замовлення;
  2. Постачальник автоматично завантажує замовлення в свою облікову систему;
  3. Постачальник після коригування за реальними залишками на складі відсилає підтвердження замовлення і формує внутрішню накладну на відвантаження;
  4. Постачальник після відвантаження одним натисканням формує і відсилає покупцю повідомлення про відвантаження;
  5. Покупець після приймання щодо повідомлення про відвантаження автоматично формує і висилає постачальнику повідомлення про приймання;
  6. Постачальник на підставі повідомлення про приймання автоматично формує видаткову накладну;
  7. Постачальник вивантажує покупцеві електронний варіант видаткової накладної;
  8. Покупець завантажує в свій обліковий систему видаткову накладну постачальника.

При цьому всі повідомлення передаються максимально оперативно і з повідомленнями про гарантовану поставку.

В даний час доступні два варіанти підключення (інтеграції) до EDI:

  • Повна інтеграція облікової системи партнера з платформою провайдера. При цьому передбачається автоматична обробка вхідних і генерація вихідних повідомлень в обліковій системі підприємства. Для інтеграції необхідно розробляти і погоджувати формати експорту - імпорту інформації і технологію передачі повідомлення в систему провайдера. При такому варіанті можливо використовувати переваги EDI в повній мірі.
  • Другий варіант - часткова інтеграція - використання Web-EDI. Взаємодія з платформою EDI здійснюється через Web-браузер або спеціалізований Web-клієнт, без безпосередньої інтеграції з обліковою системою. Такий варіант роботи не веде до максимального підвищення ефективності, так як вимагає участі людини в прийомі і передачі документів (ручний перенесення даних з системи EDI в інформаційну систему і назад), однак, характеризується граничною економічністю впровадження і використання.

Гарантії достовірності та конфіденційності

Провайдер забезпечує достовірність, конфіденційність, оперативність і гарантованість передачі повідомлень.

Безпека і конфіденційність забезпечуються шифруванням повідомлень і використанням алгоритмів захисту інформації і протоколів і каналів передачі конфіденційної інформації (вміст EDI-повідомлень не є нікому, крім відправника та одержувача (навіть адміністраторам платформи)).

Достовірність - використанням технологій передачі повідомлень, що виключають можливість корекції документа в процесі передачі (перевірка контрольних сум повідомлень на кожній дільниці і т.д.).

Гарантованість доставки - механізмом сповіщень про місцезнаходження повідомлень і автоматичним сповіщенням відправника про отримання повідомлення.

Зручність і вигоди

Основні переваги технології:

  • пряме зниження накладних витрат по веденню документообігу (обсяг первинних паперових документів, трудовитрати персоналу,
  • кур'єрська служба, поштові витрати, оплата послуг електрозв'язку та ін.),
  • спрощення контролю операційної діяльності (рух товару),
  • спрощення взаємодії з контрагентами,
  • істотне збільшення швидкості обороту і зниження обсягів складських запасів,
  • підвищення рентабельності оборотного капіталу,
  • спрощення та збільшення ефективності впровадження засобів (терміналів збору даних) і технологій автоматизації обліку,
  • можливість впровадження нових технологій взаємодії учасників ланцюгів постачання - VMI і CPFR,
  • оптимізація та підвищення ефективності бізнесу.

Переваги з'являються за рахунок:

  • підвищення швидкості всього процесу оформлення, обробки та проходження документів (повністю автоматизований процес),
  • зниження числа помилок (винятком «людського» чинника) і зниження витрат на пошук і виправлення помилок,
  • використання технологій гарантованої доставки повідомлень,
  • використання єдиного способу ідентифікації товарів і контрагентів на базі стандартів GS1.

Використання довідників даних і ключових ідентифікаторів істотно знижує обсяг переданих повідомлень, що також підвищує ефективність технології.

Найбільш сприйнятливі області застосування:

  • Дистрибуція,
  • Рітейл,
  • Управління складами,
  • транспорт,
  • Банківська сфера та управління грошовими потоками
  • і т.д.

Практичні рекомендації по впровадженню

Щоб почати обмінюватися документами по EDI необхідно:

Для більш детального знайомства з технологією EDI і практикою її застосування запрошуємо відвідати наш семінар «Електронний обмін даними (EDI)»