Електронний документообіг закон, плюси, мінуси, документи

Вся діяльність будь-якої організації здійснюється через обмін документами на паперовому носії. Розширення інформаційного суспільства привели до появи електронних документів.

Така форма документів все більше застосовується серед управлінського персоналу різних організацій і інших структур. Великого поширення набули електронні державні послуги. взаємодія з Пенсійним фондом і податковою інспекцією.

Також і серед різних організацій став активно застосовуватися електронний документообіг.

Закони про електронний документообіг

Електронний обмін бухгалтерськими документами був узаконений кілька років тому.

Перед тим як почати підготовку звіту до Пенсійного фонду. необхідно обов'язково провести звірку прізвищ, імен та по батькові працівників компанії і їх індивідуальних страхових номерів.

Читайте також: Електронний документообіг

Первинні документи, оформлені в електронному вигляді, будуть підтверджені тільки після того, як на них буде проставлена кваліфікована електронний підпис.

Плюси електронного документообігу

Все що вносяться законодавством зміни у взаємодію між контрагентами, безсумнівно, мають ряд переваг.

Запровадження електронного документообігу призводить до скорочення часу для обміну документацією. Це відбувається за рахунок економії періоду на оформлення і доставку документів між організаціями як з однієї, так і з іншого боку.

Економиться час при обліку операцій, що проводяться в бухгалтерських регістрах, при контролі помилок, скорочення етапів обробки документів і формуванні звітності.

За рахунок використання електронних документів скорочуються витрати організації, пов'язані з оформленням та доставкою паперових документів. Знижуються витрати організації на поштові послуги, різний витратний матеріал, папір, обслуговування друкованої офісної техніки, на архівацію і зберігання паперових документів.

Виключається подвійна робота при втраті документів під час доставки до контрагента, друку кількох екземплярів за різноманітними запитами.

Мінуси електронного документообігу

Технологія документообігу. Обмін паперовими документами серед різних організацій і структур зрозумілий, звичний і сформований роками, електронний обмін документами з постачальниками існує короткий термін і може сприяти появі деяких питань і неясностей.

Технічна оснащеність організації. Перед введенням електронного документообігу в організації необхідно підготувати програмні продукти, техніку, які зможуть працювати з електронною документацією. Також навчити персонал для управління процесом документообігу та роботи з програмно-технічними засобами.

Читайте також: Захист електронного документообігу

ЕЦП. Електронний документообіг ввів нову сферу - управління сертифікатом електронного підпису. У зв'язку з тим, що термін дії сертифіката тільки один рік, необхідно відстежувати ці дати і оформляти новий.

Крім цього слід контролювати інформацію про сертифікати контрагентів, щоб уникнути проблем з контролюючими органами.

Зберігання електронних бухгалтерських документів теж нова сфера діяльності в організації, яка спричинить за собою розширення технічного персоналу для створення електронних архівів або резервного копіювання документів.

Документи в електронний документообіг

Організація має право створювати в електронному вигляді майже всі облікові документи.

Первинні документи, які складені в електронній формі та підписані електронним підписом. вважаються рівними за юридичною силою з паперовими документами, підписаними керівником особисто.

За запитами контролюючих органів організації зобов'язані надати паперові ксерокопії електронних документів.

Федеральна податкова служба затвердила певні електронні формати для рахунку-фактури, акту виконаних робіт та накладної ТОРГ-12. Вони вважаються рекомендаційними і відповідно, можуть не застосовуватися організаціями при документообіг.

Але, для того, щоб уникнути різних проблем з податковою інспекцією при постійному контролі й оподаткування, краще використовувати затверджений формат.

Інші облікові документи відправляються контрагентам електронною поштою. При узгодженні сторін їх можна підписати електронним підписом.

Організація електронного документообігу

Перед тим як почати обмін обліковими документами в електронному вигляді з контрагентами, в організації слід визначити, в якому порядку він буде проводитися.

Необхідно призначити відповідальних осіб, внести коригування в облікову політику і визначити правила, на підставі яких будуть створюватися, передаватися і зберігатися електронні документи.

Обов'язковою умовою електронного документообігу має бути укладення між організаціями угоди про обмін документами в електронній формі. Ця угода необхідно укласти в письмовій формі і встановити будь-який термін дії.

Також слід зв'язатися з оператором і обговорити умови, за якими буде реалізовуватися електронний обмін документами.

Читайте також: Електронний документ

Оформити угоду з оператором електронного документообігу та в будь-якому акредитованому засвідчувальному центрі отримати сертифікат електронного підпису. Електронний підпис представлена як певні символи, які згодом приєднуються до електронного документа.

Підприємець зобов'язаний грамотно складати свою річну звітність при УСН. а також робити це вчасно. У процесі складання звітності ретельно враховуються рух усіх матеріальних засобів за звітний період.

Первинні бухгалтерські документи (рахунок-фактура, акт виконаних робіт і товарна накладна), оформлені на папері і підписані керівником, з якими звикли працювати всі організації, поступово переведуться в електронний формат.

Весь документообіг між контрагентами відбувається за такою схемою:

Організація-продавець створює в своїй обліковій системі документ. Використовуючи криптографічне програмне забезпечення, підписує документ електронним підписом. Наступним кроком організація завантажує оформлений документ в систему оператора і відправляє контрагенту, який приймає його через спеціальне програмне забезпечення.
Потім покупець вводить отриманий електронний документ в свій обліковий програму, перевіряє на відповідність угоди, якщо все оформлено без помилок, то ставить свій електронний підпис і через оператора відправляє назад продавцеві. Якщо вчасно перевірки виявлені неточності або помилки, покупець відправляє продавцеві повідомлення про відмову із зазначенням причин.

Організація-продавець відображає електронний документ в своєму бухгалтерському обліку, як виставлений після отримання підтверджуючого сигналу від оператора електронного документообігу про прийняття файлу і сповіщення покупця про те, що документ отримано.

Згідно з нормативними актами, обмін обліковими документами між контрагентами, проводиться як в паперовій, так і електронній формі.

Документи, оформлені в електронній формі та підписані електронним підписом, мають рівний правовий силу, як і підписані керівником паперові документи.

Документообіг між організаціями проводиться через оператора, що дозволяє скоротити час на облік і обробку

Читайте також:

Електронно-цифровий підпис для торгів У сучасній економіці з розвитком IT-технологій і формуванням можливостей електронного документообігу підписання файлу графічним способом не представляється можливим. Підпис [...]
Електронний підпис для держпослуг Електронний документообіг стає нормою суспільних відносин. Дефіцит часу, швидкість інформаційного потоку вимагають введення стандартів, що відповідають цим вимогам [...]