Електронні документи як докази
Останнім часом все більше організацій переходять на електронні системи документообігу. І деякі хочуть повністю прибрати оформлення документів на паперовому носії з практики. Склавши документ, ми нерідко забуваємо про нього до перевірки, звітності або конфлікту, в якому цей документ використовується як доказ. Конфлікти в трудових відносинах найчастіше вирішуються в суді. І як же йде справа в цьому випадку з електронними документами?
Докази, отримані з порушенням закону, не мають юридичної сили і не можуть бути покладені в основу рішення суду.
Дуже важливі такі параметри, як належність та допустимість доказів.
- факт існування документа;
- факт відправлення та отримання документа в електронному вигляді;
- факт підписання документа уповноваженою особою.
Поняття "електронний документ", його юридична сила
Викликає складності і саме визначення електронного документа. Мабуть, можна вважати, що це - інформація, зафіксована в формі, що вимагає застосування комп'ютера або іншої машини для її обробки, і підпадає під юридичне визначення поняття "документ" відповідно до законодавства.
Проблема використання електронних документів в судовому процесі не так вже й нова, в перший раз вона була розглянута в 1979 р в Інструктивних вказівках Держарбітражу СРСР N І-1-4 "Про використання в якості доказів по арбітражним справах документів, підготовлених за допомогою електронно обчислювальної техніки". І з виданням першого ж регулює це питання нормативного акту, в його п. 1, виникла досі не вирішена проблема визначення оригіналу та копії електронного документа. Там сказано, що якщо для вирішення спору потрібно оригінал документа, то суду повинен бути представлений перший екземпляр. Таким чином, мова йшла про надання в суді комп'ютера, на якому файл створювався. Ця дивина відбувається через основний різниці між письмовими доказами і електронними. Тому багато фахівців і вважають, що необхідно окремо визначити порядок надання та оцінки електронних засобів доказування. У проекті закону про електронну торгівлю пропонується вважати, що всі екземпляри електронних документів, підписані встановленим законодавством способом, є оригіналами. У електронного документа не може бути електронної копії. Але це положення так і залишається проектом. На сьогоднішній день для дослідження в суді електронні документи повинні бути перетворені в письмову форму, тобто роздруковані.
Цитуючи закон: ст. ст. 59 "Належність доказів", 60 "Допустимість доказів", ст. 67 "Оцінка доказів" ГПК РФ
Отже, юридичну силу електронного документа надають:
- підтвердження повноважень творця;
- справжність і автентичність.
Обов'язкові реквізити електронного документа
Склад обов'язкових реквізитів встановлюється наступними нормативними актами:
- Постановами федеральних органів виконавчої влади і ГОСТами:
Для електронних документів діє ГОСТ 6.10.4-84 "Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення". Цей Стандарт встановлює вимоги до складу та змісту реквізитів, які надають електронному документу юридичної сили, а також встановлює порядок внесення до них змін.
Електронний документ повинен містити:
- підпис (код) особи, відповідальної за правильність виготовлення документа або затверджує документ;
- найменування організації - творця документа;
Можливе використання додаткових реквізитів, головне, щоб обов'язкові можна було однозначно ідентифікувати.
Справжність і автентичність
Які документи необхідно відразу оформляти на паперових носіях
Незалежно від того, чи встановлена на підприємстві система електронного документообігу, всі кадрові документи, за якими трудове законодавство, трудовий договір, колективний трудовий договір вимагають згоди працівника, треба зберігати на паперовому носії, з підписами уповноважених осіб і працівника. Бо якщо зберігати накази щодо кадрового складу в електронному вигляді, а окремо розписку працівника про ознайомлення в паперовому варіанті, то при виникненні конфлікту працівник може сказати, що був ознайомлений зовсім не з тим документом, який належним чином збережений в організації. І довести протилежне буде неможливо. Можна зробити однозначний висновок, що на даному етапі повний перехід на кадровий електронний документообіг неможливий.
Наведемо лист з проханням про допомогу, розміщене на кількох форумах в Інтернеті.
Не забудемо про дуже важливий момент: описані вище дії нотаріуса виробляються як забезпечення доказів до початку судового провадження.
Роботодавці часто дають по електронній пошті завдання, отримують їх виконаними в тому ж порядку. Якщо співробітник постійно порушує терміни, то у роботодавця може виникнути бажання зафіксувати це для винесення дисциплінарного стягнення. Найкраще ще в трудовому договорі або посадовій інструкції передбачити факт отримання завдань по електронній пошті, визначити, як підтверджується отримання листів.
Розголошення таємниць у електронному листуванні
Проблема передачі комерційної інформації на сторону по електронній пошті сьогодні сприймається як істотна більшістю роботодавців. Вони в терміновому порядку вживають заходів, не завжди законні.
Відомий також приклад, коли протягом одного дня був повністю розформований інформаційний департамент однієї інвестиційної компанії. Було перехоплено лист одного зі співробітників департаменту, в якому той передавав конкурентам комерційну інформацію про новий об'єкт і повідомляв ціну, за яку цю інформацію передав йому керівник департаменту.
Можна порекомендувати в паперовому варіанті листи послатися на раніше надіслані електронні та отримані в якості відповіді, причому послатися між іншим, не в якості основної теми листа.
Не забувайте, що не тільки вам може знадобитися привести електронну пошту як доказ, не варто легковажно ставитися до листування та зі свого боку, в тому числі з кандидатами на посаду, а не тільки з працівниками.