Експертна комісія - принципи визначення цінності документів

експертна комісія

документ цінність експертиза

В організаціях для проведення експертизи документів, створених та отриманих ззовні, а також для розгляду нормативно-методичних документів по роботі служб документаційного забезпечення управління (ДОП), посадових інструкцій в частині роботи з інформацією, табелів форм документів та інших питань, створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

У міністерствах і відомствах, інших організаціях, що мають підвідомчу мережу, створюються центральні експертні комісії (ЦЕК).

Центральна експертна комісія (експертна комісія) створюється наказом керівника організації з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб. До складу експертної комісії організації в обов'язковому порядку включається керівник архіву організації або особа, відповідальна за архів організації. До складу центральної експертної комісії доцільно включити представника архівної установи, для якого дана організація є джерелом комплектування.

Головою центральної експертної комісії (експертної комісії) призначається один з керівних працівників організації, що займається питаннями діловодства та архіву організації.

До основних завдань центральної експертної комісії (експертної комісії) можна віднести наступні:

організація і проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і в процесі формування справ;

організація і проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до передачі в архів організації;

організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на постійне зберігання в державний чи муніципальний архів.

Основними функціями центральної експертної комісії (експертної комісії) є:

організація щорічного відбору справ для зберігання і знищення;

розгляд і винесення на затвердження і погодження з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) архівної установи проектів номенклатур справ організації, описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, в тому числі по особовому складу, актів про виділення до знищення справ, що не підлягають зберігання;

участь в підготовці і розгляді проектів нормативних і методичних документів з питань роботи з документами в організації.

Центральна експертна комісія (експертна комісія) проводить засідання відповідно до плану роботи та у міру необхідності, рішення приймаються колегіально більшістю голосів. Засідання центральної експертної комісії (експертної комісії) протоколюються. Протоколи підписуються головою і секретарем комісії. Рішення центральної експертної комісії (експертної комісії) вступають в силу після затвердження керівником організації. Протоколи центральної експертної комісії (експертної комісії), що містять рішення про схвалення проектів типових і зразкових номенклатур справ, про зміну термінів зберігання документів, встановлених типовими і відомчими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також типовими і зразковими номенклатурами справ, затверджуються керівником організації тільки після їх розгляду ЕПК відповідної архівної установи.

Експертиза цінності матеріалів - це вибірка справ, призначених для зберігання в державному архіві, або встановлення термінів їх зберігання на підставі існуючих критеріїв. Завдання експертизи:

відбір документів, які мають наукове, політичне, культурне, господарське значення, для передачі їх на постійне зберігання до державного архіву;

вибірка матеріалів, що мають практичне значення, але не зберегли початкового стану наукової та історичної цінності, на тимчасове зберігання;

знищення документів, які втратили практичне значення і не представляють наукової цінності;

зміна або визначення термінів зберігання.

Матеріали оцінюються виходячи з принципів системності, цілісності та історизму. Основними показниками для цього є їхні зовнішні особливості, походження і значущість змісту.

Серед загальної маси справ, існуючої в організації, є як документи, що відображають діяльність установи, так і паперу, які грають лише допоміжну роль, потрібну для поточної роботи. Організаційно-розпорядча документація підприємства відноситься до першої групи. Матеріали, що втрачають своє значення через деякий період часу і мають, в основному, довідкове призначення (бухгалтерська, оперативна звітність), відносяться до другої групи.

Справжність і копийность документів

При здійсненні відбору справ на зберігання в архів перевага віддається подлинникам. Копії в обов'язковому порядку завіряються, вони повинні мати дату і номер. Для майбутнього використання дублікат необхідно своєчасно оформляти, особливо в разі постійного зберігання.

Юридичну силу мають тільки грамотно оформлені оригінали. Якщо він містить належні реквізити, то копії також мають юридичну силу. В окремих випадках використовується фізичний стан зразка. Якщо він має особливу цінність, але сильно пошкоджений, його реставрують. Примірник-копію реставрується документа приєднують до оригіналу.

При складанні номенклатури справ, проведенні перевірки правильності розподілу документів, підготовці до подальшого зберігання, виділення на знищення і при формуванні справ здійснюється експертиза цінності документів.

Для виконання і організації цієї процедури на підприємстві збирається експертна комісія, яка діє постійно. Центральні експертні комісії здійснюють свою діяльність на рівні центральних органів виконавчої влади. Їх призначення - вибірка документації на державне зберігання.

Експертна комісія формується на основі наказу керівництва установи та включає до п'яти співробітників, що володіють досвідом і знають склад, структуру і діловодство підприємства. Особа, відповідальна за архів, обов'язково входить в комісію.

Приватні організації приймають рішення про проведення експертизи цінності документації самостійно. Тим не менш, вони зобов'язані узгоджувати вживаються ними дії по знищенню документів з архівними органами.

Засідання експертної комісії скликаються не рідше двох разів на рік. Рішення приймаються більшістю голосів. Секретар комісії і голова мають право підпису протоколу.