Експертиза цінності документів - студопедія

Документи, що створюються в процесі діяльності установ, підприємств, містять інформацію, цінність якої різна.

З економічної точки зору зберігати всі документи недоцільно, тому що значна частина документів несе інформацію, що має разове значення. Тому експертиза цінності документів проводиться з метою відбору їх на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання.

Експертиза цінності документів проводиться в кілька етапів:

- складання номенклатури справ (приречення термінів зберігання);

- через два роки, коли документи вийшли з оперативної роботи, готують справи до тривалого зберігання або здачі в архів установи;

- уточнюється цінність документів при передачі їх на постійне зберігання з архіву установи в державний архів.

Експертиза цінності документів проводиться експертною комісією (ЕК), яка призначається наказом керівника підприємства і складається з найбільш кваліфікованих фахівців під головуванням одного з керівних працівників. До складу комісії в обов'язковому порядку включається працівник, відповідальний за організацію діловодства, завідувач архівом. У своїй роботі ЕК керується Положенням про архівний фонд РФ, які відповідають нормативним актам по ДОУ, наказами директора підприємства, інструкціями та вказівками.

Функції експертної комісії:

1. Проведення спільно з архівом щорічного відбору документів підприємства для подальшого зберігання та виділення до знищення, здійснення контролю за організацією роботи з документами в апараті підприємства.

2. Винесення пропозиції про схвалення і подання на затвердження описів справ постійного і довготривалого (понад 10 років) термінів зберігання, актів про виділення до знищення документів, терміни яких закінчилися.

3. Винесення на розгляд керівництва пропозиції про зміну термінів зберігання справ.

4. Підготовка і розгляд номенклатури справ.

У невеликих організаціях, що не здають свої документи на державне зберігання і самостійно вирішують питання зберігання і знищення справ за згодою вищих організацій, акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, складається і їх знищення проводиться тільки після складання річних розділів зведених описів справ з особового складом за відповідний період і їх затвердження керівником даної організації «Організація зобов'язана систематично описувати документи тимчасового зберігання (понад 10 років), забезпеч чувати їх збереження і облік. [8]

Питання для самоперевірки

1. З якою метою проводиться експертиза цінності документів?

2. Хто входить до складу експертної комісії?

3. Які функції експертної комісії?