Ефективна оргструктура за 10 кроків

Головна → Статті та рецензії Як розробити ефективну організаційну структуру компанії?

Для того, щоб розробити ефективну організаційну структуру слід визначити:

функції, які повинні виконуватися в компанії;
підрозділи, які потрібні компанії;
зв'язку між цими підрозділами;
підпорядкованість в компанії;
рівень деталізації організаційної структури.

Для цього необхідно здійснити такі дії:

1. Визначити головні функції компанії - функції I рівня

Необхідно записати головні функції (функції першого рівня), наприклад: виробництво продукції, продаж готової продукції або товарів, надання послуг, закупівля сировини, складування, доставка, митне оформлення, ведення управлінського обліку і т. Д.

Записуючи функції, слід весь час задавати собі питання «для чого ми це робимо?». Якщо на це питання немає ні у кого (!) Відповіді або відповідь на це питання не задовольняє керівника компанії, то ця функція або не повинна виконуватися, або це привід задуматися. Однак на першому рівні функцій таке трапляється рідко.

Записи зручно вести в табличній формі в файлі Excel.

2. Визначити подфункции - функції II рівня

Далі слід визначити подфункции для кожної головної функції, тобто відповісти на питання: «Які підзадачі треба вирішувати для того, щоб головне завдання було виконано?». Наприклад, функціями другого рівня до головної функції «закупівля сировини» можуть бути: пошук постачальників, укладання договорів з постачальниками, формування заявок на поставку і т. Д. Підфункції ще можна назвати посадовими обов'язками.

Продовжуємо ставити собі питання «для чого ми це робимо?». Кількість подфункций до головної функції не повинно бути занадто великим, але і не повинно бути занадто маленьким. Ідеальна кількість - 7 плюс-мінус 2. Якщо їх кількість значно більше, потрібно переглянути принцип угруповання.

3. Визначити функції III рівня

Якщо компанія велика, то слід визначити функції третього рівня, тобто подфункции для функцій другого рівня.

На цьому етапі питання «для чого ми це робимо?», «Чи дійсно нам це потрібно?», «Чи можна це робити по-іншому (наприклад, із залученням менш дорогого персоналу або з передачею функції на аутсорсинг)?» Особливо актуальні. Саме на цьому рівні в повсякденне життя компанії «вкрадається» робота, яка або нікому не потрібна (крім виконавців, які отримують за неї заробітну плату), або робиться неефективно, або обходиться компанії занадто дорого. Опрацьовуючи ці питання одночасно з наведенням ладу в організаційній структурі, можна побачити можливості скорочення витрат (!).

4. Визначити трудовитрати

Далі слід визначити обсяг трудовитрат на виконання цих функцій разом з Подфункция. Це необхідно зробити для того, щоб підготуватися до прийняття рішення про кількість співробітників в структурі. Підсумком має бути кількість людино-годин на місяць. Ми в нашій практиці відразу робимо робочі позначки про рівень кваліфікації, необхідної для виконання цих функцій, і про суть посади (наприклад, високий рівень кваліфікації, маркетолог).

5. Визначити підрозділи, необхідні для виконання функцій

На даному етапі потрібно встановити, які структурні ланки компанії повинні виконувати функції, які визначені раніше. Для великих і середніх компаній структурними ланками є підрозділи, для невеликих компаній - співробітники. Одночасно, в Excel-таблиці робиться проекція функцій на структурні ланки. На цьому етапі ми фактично робимо розподіл відповідальності і наділення повноваженнями. Зручно розмістити функції у вигляді стовпчиків, а структурні ланки - у вигляді рядків. На перетині пов'язаної зі структурною ланкою функції необхідно поставити хрестик. В кінці необхідно перевірити, щоб всі функції були закріплені за структурними ланками і навпаки. Спочатку це необхідно зробити для функцій першого і другого рівня. На цьому етапі не слід працювати з функціями третього рівня і з складовими частинами підрозділів.

6. Визначити якою повинна бути організаційна структура

На даному етапі потрібно прийняти дуже важливе рішення про те, кому підпорядковується кожне підрозділ і якими функціями і відповідальністю вони повинні бути наділені.

Для невеликої та середньої компанії з одним видом діяльності буде зручно, якщо всі великі підрозділи - підрозділи першого рівня - будуть підкорятися керівникові компанії. Цей тип структур називається лінійно-функціональним. У ньому підрозділи, які займаються безпосередньо виробничими функціями (виробничі ланки структури), не наділені повноваженнями займатися допоміжними функціями. Перевагою даного типу структури є централізація управління компанією - керівник компанії тримає все в своїх руках. Недоліком є утруднений рух інформації в компанії - співробітники різних підрозділів «говорять різними мовами».

Для великих і динамічно розвиваються компаній зручніше працювати з іншим типом організаційної структури - дивізіональних. В даному випадку виробничі ланки наділяються частиною допоміжних функцій або навіть всіма (фінанси, облік, персонал, планування і т. П.). Перевагою такого типу організаційної структури є те, що рівень відповідальності виробничих ланок за результат збільшується, а менеджери найвищого ешелону влади звільняються для вирішення стратегічних завдань. Недоліком цього типу структури є збільшення кількості керівників в компанії в цілому, збільшення ступеня впливу і влади керівників виробничих підрозділів і, як наслідок, неминуче протиріччя інтересів виробничих ланок і верхнього ешелону компанії (власників, менеджерів самого верхньої ланки).

Керівник компанії може регулювати ступінь наділення повноваженнями керівників виробничих підрозділів. Рекомендується не наділяти їх функціями, завдяки яким власник і керівник компанії контролює бізнес в цілому. Це такі функції, як: стратегічний менеджмент, фінанси, облік, безпеку.

7. Зробити проекцію функцій першого і другого рівня на організаційну структуру - функціонально-посадова розподіл

Необхідно доопрацювати таблицю з функціями і підрозділами - згрупувати її елементи відповідно до обраного типу організаційної структури. В результаті отримуємо функціонально-посадова розподіл до другого рівня функцій.

8. Визначити рівень деталізації структури, необхідний компанії

Рівень деталізації структури повинен бути мінімальним. Чим менше кількість рівнів, тим легше протікає інформація по компанії, тим менше бюрократії і тим менше витрати на персонал.

Для невеликої та середньої компанії ідеальна дворівнева організаційна структура. Це структура, в якій є два рівні управління - керівник компанії (можливо разом з його заступником і помічником) і підлеглі йому підрозділи (відділи або окремі співробітники).

Для великої компанії допустима трирівнева організаційна структура - керівник компанії, відділи, сектори. Це структура, в якій є три рівні управління - керівник компанії (можливо разом з його заступником і помічником), підлеглі йому відділи та їх сектори.

Для дуже великих компаній можна застосовувати чотирьохрівневу організаційну структуру. Це структура, в якій є чотири рівні управління - керівник компанії (можливо разом з його заступником і помічником), підлеглі йому департаменти або служби, з відділи, які, в свою чергу, складаються з секторів.

Приймаючи рішення про кількість рівнів в структурі, важливо пам'ятати про оптимальну кількість об'єктів управління. З одного боку, важливо не «роздути» штат управлінців. З іншого боку, не менш важливо організувати роботу керівників підрозділів так, щоб вони мали час для вирішення управлінських завдань, а не тільки поточних.

Кілька порад, на які можна орієнтуватися:

одному керівнику не повинно підкорятися дуже багато об'єктів управління (більше десяти);
одному керівнику не повинно підкорятися дуже мало об'єктів управління (три і менше);
ділити відділ на сектори має сенс тільки в тому випадку, коли однотипні функції всередині відділу можна розділити по якомусь ознакою і їх виконує велику кількість співробітників;
кількість співробітників в секторі повинно бути не менше п'яти;
кількість співробітників у відділі повинно бути не менше семи.

9. Закінчити розподіл функцій на організаційну структуру

На цьому етапі необхідно завершити розподіл функцій третього рівня на організаційну структуру і прийняти рішення про те, скільки співробітників повинно бути в структурі по всім підрозділам.

В результаті опрацювання четвертого питання ми отримуємо підсумковий результат - організаційну структуру компанії і функціонально-посадова розподіл.

10. Впровадити в життя нову організаційну структуру

Тепер слід перейти до активних дій. Необхідно визначити, ніж поточна організаційна структура компанії і функціонально-посадова розподіл відрізняються від тих, які розроблені, і які кроки необхідно зробити, щоб змінити ситуацію.

CEO "East West Change Management "

Наведення порядку в організаційній структурі

Порядок в компанії починається з порядку в її організаційній структурі і функціонально-посадовому розподілі. Робота над організаційною структурою компанії повинна привести до впорядкування і спрощення всього, що є в компанії, а не до посилення в ній бюрократії. Для цього організаційна структура повинна бути «живий»!. а не паперової, тобто завжди бути в актуальному стані.