Джерела комплектування - методика комплектування архівного фонду

джерела комплектування

Комплектування держархіву здійснюється відповідно до списків юридичних та фізичних осіб - джерел комплектування, які складаються в архіві на основі критеріїв джерел комплектування і затверджуються Росархивом.

Виділяються наступні групи джерел комплектування:

- Установи та організації, документи яких повністю передаються в держархів;

- Установи та організації, частково передають документи в держархів, оскільки вони або входять до складу документів особливо цінними;

- Установи та організації, від яких здійснюється груповий вибірковий прийом документів, що мають цінну або незвичайну інформацію, в сукупності відображає їх діяльність;

- Установи та організації, від яких здійснюється повідовой вибірковий прийом документів, що мають особливе значення як типових для даного виду установ та організацій.

У реальному архівній практиці створюються два списки джерел комплектування.

У перший список входять установи та організації, в діяльності яких створюються документи, що мають державне значення, що надходять в держархів в повному обсязі, а також установи та організації, в діяльності яких документи нерівнозначні, а тому надходять в держархів вибірково, як типові для них; крім того, установи та організації, які здають в держархів лише окремі, особливо значущі види документів, що характеризують їх діяльність. Всі ці установи і організації здають документи в держархів. Їх відомчі архіви контролюються держархівом.

Другий список складають установи та організації, які здають свої документи в держархів, але знаходяться під контролем держархівів як можливі джерела комплектування.

При прийомі документів в держархів можливе надходження їх повністю або вибірково. При повному надходженні документів установи та організації передають в архів всі свої архівні документи.

При вибірковому прийомі в архів надходять всі цінні документи від окремих організацій певного виду (груповий вибірковий прийом), або частину цінних документів з числа неповторюваних у фондах інших організацій від конкретної організації (видовий вибіркової прийом).

Документи до відомчого архіву передаються із структурних підрозділів через рік після їх завершення діловодством. У держархів справи з відомчих архівів надходять у міру закінчення їх терміну зберігання в відомчих архівах відповідно до Положення про архівний фонд Укаїни.

По-перше, після розпаду СРСР колишні союзні республіки, які стали незалежними державами, взяли власне архівне законодавство, в зв'язку з чим виникла проблема, пов'язана з претензіями колишніх союзних республік на матеріали, які вже надійшли на державне зберігання. Однак відповідно до основного наукового принципом архівознавства - «недробімості архівних фондів і комплексів фондів» - було прийнято нелегке рішення - не переміщати матеріали.

По-друге, зі зміною статусу архівних фондів (об'єкти федеральної власності і власності суб'єктів Федерації, муніципалітетів) уточнюється профіль комплектування архівів: архіви федерального рівня, архіви суб'єктів федерації, муніципальні архіви. Архівісти пропонують спосіб вирішення цієї проблеми на основі «принципу територіальності комплектування», тобто де народився (архівний фонд), там і пригодився (прийнятий на державне зберігання незалежно від форми власності і підпорядкування).

По-третє, у зв'язку з розпадом централізованої відомчої системи у всіх галузях управління переглядаються критерії визначення джерел комплектування. Так, наприклад, особливу увагу архівістів звернуто на критерій місця установи в галузевій системі, оскільки рівень підпорядкованості установ уже не відображає реального значення його діяльності. Зростання самостійності державних установ призводить до того, що все менше їх документації надходить на зберігання до фондів вищестоящих органів. У зв'язку з цим зростає число державних установ - самостійних джерел комплектування.

В умовах реформування економіки архівісти зіткнулися також з нагальною проблемою прийому на державне зберігання документів ліквідованих установ, які не мають правонаступників. Це створює для архівів «дев'ятий вал» позапланового прийому документів, внаслідок чого вони «тонуть», не встигаючи обробляти документи тимчасового і постійного зберігання. Особлива увага в даній ситуації слід звернути на документи з особового складу, термін зберігання яких 75 років, іноді вони можуть бути віддані на постійне зберігання.

-виявити недержавні структури, фонди яких відносяться до профілю комплектування даного архіву, і встановити, які з них є джерелами комплектування;

-встановити «договірні відносини» з представниками цих структур.

В результаті виявлення недержавних структур складаються списки потенційних джерел комплектування держархівів.

Списки джерел комплектування складаються на основі дещо видозміненій системи критеріїв, яка активно обговорюється в сучасному архівознавства.

Політичні організації в свою чергу по орієнтації поділяються на націонал-патріотичні, соціал-демократичні, ліберально-демократичні та ін.

У кожній з цих груп виділяються, в свою чергу, лідируючі організації, в документах яких найбільш повно повинна відбитися історія того чи іншого суспільно-політичного спрямування. Далі, при безпосередньому вивченні архіву організації вступає в силу критерій історії фонду, тобто наявність в архіві організації документів, найбільш повно відображають найважливіші події суспільно-політичного життя країни і регіону, а також діяльність самої партії і її лідерів і різних рухів, структуру регіональних відділень руху.