Документообіг на підприємстві (2)

1. Поняття документообігу

2. Загальна структура документаційного забезпечення управління

3. Класифікація документів

4. Автоматизація документообігу

Список використаної літератури

Документи - це основні інформаційні ресурси підприємства, робота з якими вимагає правильної організації. Документи забезпечують інформаційну підтримку прийняття управлінських рішень на всіх рівнях і супроводжують ведення всіх бізнес-процесів. Стосовно до бухгалтерського обліку можна сказати, що документ - це закодоване певним чином і зафіксоване на спеціальному носії інформаційне повідомлення (свідоцтво), яке засвідчує, що факт господарського життя або існує, або вчинено, або повинен бути здійснений

Документація - це спосіб оформлення господарських операцій за допомогою документів в момент їх здійснення.

Документообіг - це безперервний процес руху документів, об'єктивно відображає діяльність підприємства і дозволяє оперативно керувати ним. Тривалий пошук потрібного документа, втрати, дублюючі документи, затримки з відправкою і одержанням, помилки персоналу можуть сильно загальмувати, а то і паралізувати роботу підприємства, особливо якщо оноімеет в своєму складі територіально віддалені підрозділи - організувати наскрізний документообіг, а значить і централізоване оперативне управління в даному випадку вкрай важко.

Ефективний документообіг є обов'язковою складовою ефективного управління підприємством. Документообіг виключно важливий для правильної організації фінансового та управлінського обліку, його не можна розглядати у відриві від специфічних бізнес-процесів конкретного підприємства. Ось чому дана тема є дуже важливою для вивчення. У контрольній роботі ми розглянемо поняття документообігу, реєстр використовуваних на підприємстві документів, схему їх руху, підходи, що дозволяють оптимізувати документообіг, виключити дублюючі один одного документи і операції, прискорити роботу над документами.

1. Поняття документообігу

Документообіг - рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього руху. Головне правило документообігу - оперативне рух документів по найбільш перспективному шляху з мінімальними витратами часу і праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, положення про службу ДОП, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції з діловодства, схеми документопотоков, шляхи проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин-потоків. Вони здійснюють прямий і зворотній зв'язок в управлінні. Вони розрізняються по напрямку і по відношенню до управлінського об'єкту.

-горизонтальні - пов'язують організації одного рівня

-вертикальні - низхідні, висхідні - пов'язують організації різних рівнів (висхідні - вхідні, що надходять у вищестоящі організації від підлеглих організацій.Нісходящіе - направляються вищестоящими органами влади підрядним організаціям).

По відношенню до управлінського об'єкту документообіг утворюють потоки вхідних (що надходять з інших організацій), що виходять (відправляються в інші організації) і внутрішніх (що створені і діють в межах організації) документів.

Основними завданнями, що стоять перед бухгалтерською службою будь-якої організації, є:

формування повної і достовірної інформації про господарські процеси і фінансові результати діяльності організації, необхідної для оперативного управління, а також для її використання інвесторами, кредиторами, податковими і фінансовими органами, банками та іншими зацікавленими особами;

забезпечення контролю за наявністю і рухом майна, використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів відповідно до затверджених норм, нормативами і кошторисами;

своєчасне попередження негативних явищ у фінансово - господарської діяльності, виявлення і мобілізація внутрішньогосподарських резервів.

Виконання цих завдань безпосередньо залежить від повноти і своєчасності відображення на рахунках бухгалтерського обліку господарських операцій, здійснюваних організацією в процесі своєї діяльності, що, в свою чергу, є наслідком документального оформлення здійснених операцій. Від правильності його виконання залежить достовірність облікової інформації, що подається бухгалтерією організації її користувачам.

При розрахунку обсягу документообігу враховуються тільки оригінали документів або їх завірені копії.

2. Загальна структура документаційного забезпечення управління

Управління будь-яким підприємством - це інформаційний процес, в якому інформація приймається, обробляється, виробляється рішення, рішення доводиться до виконавців, дії яких контролюються.

Схема документаційного забезпечення управління

Документообіг є головною організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблему технології документаційних процесів, тому займає місце вузлового ланки будь-якої системи делопроізводства.Процесс організації роботи з документами, включаючи їх створення, реєстрацію, контроль, просування, систематизацію та зберігання, називають діловодством.

Будь-який документ, доставлений в організацію, повинен бути зареєстрований і оброблений. Обробка вхідних документів повинна включати реєстрацію в журналі. Після розгляду керівником і реєстрації документи передаються виконавцям. Документ знаходиться у виконавця до остаточного вирішення питання. Після виконання документ повинен бути підшиті до справи. Справа - це сукупність документів, що відносяться до певного питання (папка або картотека, всередині якої документи розташовані в певному порядку.

Після закінчення встановленого терміну справи передаються на зберігання в архів.

Документообіг - це рух документів від моменту їх створення до моменту закінчення роботи з ними.

Документообіг на підприємстві

Організація документообігу має багато спільного з організацією механічного конвеєра. Свого часу введення конвеєрного складання поряд з типізацією продукції і стандартизацією деталей привело до значного зростання продуктивності праці, зниження вартості процесу виробництва і поклало початок масового виробництва. Правда, при цьому ритм, що задається конвеєром, привів до збільшення інтенсивності праці і нервового напруження працівників.

Організація документообігу заснована на тих же принципах, що і механічний конвеєр: рух документів повинно мати мінімальні повернення на попередні ступені, документи повинні направлятися виконавцям відповідно до їх обов'язками, щоб уникнути дублювання операцій.

Розрізняють зовнішній і внутрішній контури документообігу .Внешній контур починається з вхідних (зовнішніх) документів, які надходять на підприємство ззовні. Це можуть бути розпорядження вищих органів, накази, постанови, листи від партнерів і замовників і т.п. Отримані документи реєструються секретарями і потім надходять на виконання.

Якщо документ створюється в самій організації, то виникає внутрішній контур проходження документа (ініціація - виконання - узгодження - затвердження - реєстрація). Саме на внутрішньому контурі проходження документа часто виникає його версійність (тобто документ існує в різних версіях). Наприклад, на етапі узгодження, коли з'являються зауваження від різних осіб. Важливим завданням діловодства є відстеження, накопичення і управління версіями документів, а також контроль за зміною документа.

Кожен документ в процесі руху повинен проходити через три операції: реєстрація, контроль, напрямок в справу. Щоб уникнути плутанини з документами кожна операція повинна виконуватися один раз.

3. Класифікація документів

Існує цілий ряд варіантів класифікації документів.

За походженням - Службові, особисті

За терміновості - Термінові, нетермінові

За гласності - Секретні, Цілком таємно, для службового користування, несекретні

За формою - Типові, індивідуальні

За термінами зберігання - Тимчасового зберігання, довготривалого, постійного

За характером інформаційних зв'язків Вхідні, вихідні та внутрішні

За типом носіїв - Паперові, електронні

Особливо слід виділити клас управлінських документів, до яких відносяться:

· Організаційні документи (статут підприємства, штатний розклад, посадові інструкції співробітників);

· Розпорядчі (розпорядження, накази, рішення);

· Документи з особового складу (трудові книжки, контракти з співробітниками, особисті справи співробітників).

5. Автоматизація документообігу

У процесі автоматизації документообігу можна умовно виділити чотири стадії (рис. 5): паперовий документообіг, паперовий документообіг з використанням автономних ПК, змішаний і безпаперовий документообіг.

Мал. 5. Еволюція форм документообігу

Паперовий документообіг означає, що всі етапи документ проходить в паперовій формі. Ще півтора десятка років тому даний вид документообігу був домінуючим. Для реєстрації паперових документів використовувалися великі журнали або листи великого формату, в які вписувалися новозареєстровані документи. Після закінчення певного терміну журнали і листи здавалися в архів.

Коли з'явилися комп'ютери, вони замінили журнали і листи, поклавши початок паперового документообігу з використанням автономних ПК.

Паперовий документообіг з використанням автономних ПК означає, що ПК використовується для підготовки і реєстрації документів. Власне, на даному етапі і виникає поняття електронного документа, тобто такого документа, який зберігається виключно в комп'ютері, або, як кажуть, "на машинних носіях". Однак переваги електронного документа при відсутності локальної мережі можуть бути реалізовані лише в незначній мірі. Передача, погодження та затвердження документів на цій стадії здійснюється в паперовому вигляді.

Змішаний документообіг передбачає, що комп'ютери, об'єднані в локальну мережу, служать для підготовки, передачі та зберігання документів, однак юридичну силу документ має тільки в паперовому вигляді. Погодження та затвердження фінансових та юридичних документів здійснюється в паперовому вигляді. Підготовка проекту документа ведеться в електронному вигляді, потім документ надходить секретарю, який реєструє його, роздруковує і передає керівнику на затвердження. Керівник вносить правку і віддає документ виконавцю на доопрацювання. Після того як документ затверджений, він розсилається по локальній мережі всім виконавцям.

Безпаперовий документообіг означає, що всі операції з документами виробляються в електронному вигляді.

Документація - це спосіб оформлення господарських операцій за допомогою документів в момент їх совершенія.Документірованіе господарських операцій є однією з відмінних рис бухгалтерського обліку, так як дозволяє здійснювати суцільне спостереження за господарськими процессамі.Основаніем для відображення інформації про здійснені господарські операції в регістрах бухгалтерського обліку є первинні документи. Первинні документи фіксують факт здійснення господарської операції.

Під документообігом слід розуміти створення або отримання від інших організацій первинних документів, їх прийняття до обліку, обробку та передачу в архів.Документооборот на підприємстві регламентується графіком. Графік документообігу становить головний бухгалтер і підписує керівник.

Список використаної літератури