Документи підтверджують трудову діяльність, кадрове діловодство

Працівник пише заяву

Особиста справа на руки працівникові при звільненні не видається, а передається в архів. Ось чому працівник, керуючись ст. 62 ТК РФ, має право звернутися до свого роботодавця з письмовою заявою видати йому копії документів, пов'язаних з роботою (копії наказу про прийом на роботу, наказів про переведення на іншу роботу, наказу про звільнення з роботи; виписки з трудової книжки; довідки про заробітну плату , про нараховані та фактично сплачені страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування, про період роботи у даного роботодавця та інше). Зверніть увагу: роботодавець не має права відкладати заяву працівника "в довгий ящик", а зобов'язаний вручити працівнику цікавлять його документи не пізніше трьох робочих днів з дня подачі цієї заяви. Причому документи надаються працівникові безоплатно. Тобто роботодавець не має права стягувати з працівника плату за виготовлення копій і т.д.

Готуємо копії документів

З точки зору діловодства (п. 29 ГОСТ Р 51141-98) копія документа - документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили.

Завірена копія документа - копія документа, на якій відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їй юридичну силу.

При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту "Підпис" проставляють від межі лівого поля заверительную напис: "Правильно"; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату запевнення, наприклад:

пану Степанову А.Г.

від секретаря відділу фінансового контролю

1. Наказ (розпорядження) про зарахування мене на роботу.

2. Наказ (розпорядження) про звільнення.

Також прошу оформити мені довідку про доходи за формою N 2-ПДФО і видати довідку з місця роботи із зазначенням дати прийому на роботу (з посиланням на номер і дату наказу про прийом на роботу), дати звільнення (з посиланням на номер і дату наказу про звільнення з роботи), а також займаної посади і розміру заробітної плати.

Секретар Іванова М.І.

Зразок наказу можна завантажити тут.

Зверніть увагу на те, що ГОСТ з діловодства не зобов'язує проставляти в правому верхньому куті документа штамп "копія" або робити цей запис від руки. Доцільно копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.

Тепер наша ксерокопія прирівняна до оригіналу.

Виписка - це документ, що відтворює частину інформації справжнього документа (п. 140 ГОСТ Р 51141-98). Зробити виписку з документа технічно складніше, ніж завірити копію. Зокрема, на відміну від копії новий документ буде називатися інакше, наприклад: "Витяг з наказу N ______ від ___________".

По суті, це буде вже самостійний документ. Причому виписується тільки та інформація, яка необхідна. Ось чому виписку можливо зробити далеко не з кожного документа, а тільки з того, що має структуровану форму (наприклад, має кілька пунктів або частин). Тим часом накази про прийом на роботу, про переведення на іншу роботу і про звільнення мають уніфіковану форму, причому інформація розміщується в табличному вигляді. І це значно ускладнює виготовлення з них виписок.

Довідки про заробітну плату, про нараховані та фактично сплачені страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування готує бухгалтерія, так як ця служба має в своєму розпорядженні необхідною інформацією. Причому, наприклад, довідка про доходи повинна мати встановлену форму, яка затверджується наказами Федеральної податкової служби. Згідно п. 3 ст. 230 Податкового кодексу РФ, податкові агенти (роботодавці) видають фізичним особам за їх заявами довідки про отримані фізичними особами доходи та утримані суми податку. З цієї причини бухгалтерія підприємства не має права відмовити видати працівникові довідку про доходи за формою N 2-ПДФО.

Документи підтверджують трудову діяльність працівник має право запросити в будь-який час. Наприклад, копію наказу про прийом на роботу співробітник може зажадати безпосередньо після оформлення прийому на роботу, щоб упевнитися, що прийом на роботу дійсно відбувся (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Завірені належним чином копії документів, пов'язаних з роботою, працівник має право запросити і при звільненні (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Закон не зобов'язує роботодавця вести облік виданих документів про трудову діяльність. Тому нікого не повинен здивувати той факт, що у роботодавця відсутня журнал обліку виданих довідок і т.п.

Згідно п. 23 зазначених Правил, документи, що видаються в цілях підтвердження періодів роботи (служби, діяльності), що включаються до страхового стажу, повинні містити номер та дату видачі, прізвище, ім'я, по батькові застрахованої особи, якій видається документ, число, місяць і рік його народження, місце роботи, період роботи, професію (посаду), підстави їх видачі (накази, особові рахунки та інші документи). Документи, видані роботодавцями застрахованій особі при звільненні з роботи, можуть прийматися на підтвердження страхового стажу і в тому випадку, якщо вони не містять підстави для їх видачі.