Документи для відрядження 2019 - співробітника, що підтверджують проживання, на особистому транспорті,
Оформлення поїздки у відрядження вимагає особливої уваги і дотримання певних правил. Щороку змінюються умови, правила, за якими здійснюється облік, і порядок проведення розрахунків, що вимагає пильної уваги бухгалтерії організації.
Відрядження - це виїзд за межі офісу / підприємства згідно оформленим наказом керівника.
Вона може бути планова, спланована і позапланова, тривала і короткострокова.
Відрядження може бути оформлена як на одного співробітника, так і на групу працівників. За наказом керівника відряджені можуть направлятися в поїздку як поУкаіни, так і за кордон.
Законодавча база
Якщо неправильно оформити документацію, відрядження може бути визнана недійсною. Тому потрібно виконувати умови та правила, встановлені чинним законодавством Укаїни.
Нормативно-правових актів, склепінь та інших документів, що регулюють цей процес дуже багато. З них можна відзначити:
- Трудовий кодекс Укаїни (гл. 24). Тут зіставляються трудові відносини і сама командировочная поїздка.
- Податковий кодекс Укаїни, в якому регламентується порядок оподаткування відрядних.
Крім того, в даній сфері діють також різні постанови Уряду України (наприклад, за номером 729, 749 і т.д.).
Співробітникам, які направляються у відрядження, потрібно розуміти, що отримання гарантій і компенсацій, обумовлених в Трудовому кодексі, можливо лише при наявності трудового договору.
У статті 11 ТК Україна говориться, що ті працівники, які уклали договір ЦПХ, також не мають право претендувати на певні виплати, передбачені правовими актами.
Підставою для відправки співробітника у відрядження є наказ керівника з обов'язковим зазначенням мети поїздки та її періоду.
порядок оформлення
Найпершим оформляється наказ про відрядження. У ньому вказується мета і місце поїздки.
Після наказу особі, що видається дорожній лист, але тільки в тому випадку, якщо в поїздці буде використовуватися особистий чи службовий транспорт. У цьому ж випадку оформляється і службова записка.
В кінці відрядження мається на увазі складання авансового звіту. який буде підтвердженням всіх витрат в службовій поїздці.
Документи для відрядження
Чинне законодавство передбачає певні правила оформлення відрядження. При цьому необхідно оформлення певних документів.
Перед поїздкою
Перед відправкою співробітника у відрядження, в обов'язковому порядку, керівнику направляється службова записка з проханням відправити у поїздку того чи іншого працівника.
У ній повинна бути вказана:
- мета поїздки;
- обгрунтована причина, по якій у відрядження відправляється саме цей співробітник;
- термін відрядження.
Як оформляється журнал обліку місцевих відряджень? Дивіться тут.
Наказ складається і підписується керівником за уніфікованою формою, згідно з чинним законодавством.
Однак, якщо на підприємстві затверджена інша форма наказу, то можна скористатися їй.
Підставою для оформлення наказу є службова записка. Наказ передається особі, що для ознайомлення і підтвердження, за допомогою особистого підпису.
Зразок наказу на відрядження співробітника тут.
Маршрутний лист
Маршрутний лист видається працівникові в разі його поїздки на особистому або корпоративному транспорті. Така поїздка можлива лише з письмового дозволу керівника.
В даному документі прописуються:
зразок заповнення маршрутного листа тут.
Службова записка
У разі, коли немає документів за видатками та витратами, службова записка є доказом відрядження.
У ній проставляється час і дата після прибуття і від'їзду в пункті призначення.
Командировочне посвідчення
Посвідчення про відрядження видається тільки в тому випадку, якщо співробітник направлений в країни СНД.
Бланк посвідчення про відрядження тут,
зразок заповнення посвідчення про відрядження тут.
На особистому транспорті
Якщо співробітник бажає вирушити у відрядження на особистому автомобілі, то йому слід спочатку отримати письмовий дозвіл керівника. Тільки після цього він може скористатися у відрядженні власним автомобілем.
При цьому складається службова записка із зазначенням марки та державного номера автомобіля.
місцева відрядження
Термін «місцева відрядження» використовується в поїздках при виконанні доручення керівника в тому ж населеному пункті, де знаходиться офіс співробітника. Однак, відрядженням така поїздка по суті не є.
За працівником, в такому випадку, зберігається його робоче місце і заробітна плата. А ось витрати ніяк не відшкодовуються, так як вони просто відсутні.
За кордон
При відправці співробітника у відрядження за кордон. всі дії ідентичні при відрядженні на терріторііУкаіни. В цьому випадку відрядження повинна бути внесена в табель.
При цьому складається доповідь, який повинен пояснити причину напрямки в таке відрядження саме даного працівника. Потім видається наказ з описом мети поїздки та періоду.
Якщо співробітник відправляється в країни СНД, то йому видається посвідчення про відрядження.
Перед поїздкою працівникові виплачується аванс, а також проводиться розрахунок майбутніх витрат.
Документи після поїздки
Після відрядження, працівник зобов'язаний відзвітувати про проведені витрати, а також про виконання службового доручення.
Авансовий звіт
Даний звіт є документом, що оформляється після прибуття співробітника з відрядження. У ньому він звітує про всі витрати та витрати.
В авансовому звіті в обов'язковому порядку зазначаються:
- сума виданого авансу перед поїздкою;
- дані відрядженого співробітника (ПІБ та посада);
- витрати в поїздці, підтверджені чеками і квитанціями;
- залишок від виданої грошової суми;
- опис документів, що додаються, квитанцій і чеків.
зразок заповнення авансового звіту тут.
Підтверджують витрати на проїзд та проживання
Документами, які підтверджують проживання відрядженого співробітника, є квитанції про оплату номера в готелі / готелі.
При оренді житла, що в деяких випадках буде досить економічним способом проживання, надається договір оренди, з прописаною сумою.
При витратах на харчування додаються відповідні чеки.
Відшкодування фінансових витрат
Кожен відряджений за наявності трудових відносин має можливість відшкодування фінансових витрат в службовій поїздці, яке виплачує роботодавець.
оплата добових
Для відряджених співробітників, що виконують службове завдання на терріторііУкаіни, передбачена оплата 700 рублів на добу.
А для працівників, які перебувають у відрядженні за кордоном, такий норматив буде дорівнює 2,5 тисячі рублів.
Добові виплати не обкладаються ПДФО. Якщо ж, добові виплачуються понад зазначених нормативів, то доведеться сплатити страхові внески.
Які наслідки відмови від відрядження? Інформація тут.
Як оформляється відрядження за кордон? Подробиці в цій статті.
Оплата робочого часу
Оплата робочого часу проводиться, виходячи з локального документа, складеного всередині організації. Наприклад, вона може бути розрахована з розрахунку середньомісячної оплати праці.