Документальне оформлення заохочення співробітника

Під заохоченням за працю розуміються публічне визнання трудових заслуг, надання пошани окремому працівнику або групі працівників, які виражаються в формі застосування визначених чинним цивільним законодавством заходів заохочення, пільг і переваг.

Колективним договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку організації можуть бути передбачені й інші види заохочень, наприклад привласнення почесних звань ( "кращий бухгалтер", "кращий слюсар", "заслужений працівник організації") та ін. Федеральними законами в окремих галузях економіки затверджені статути і положення про дисципліну (митна служба, морський транспорт, рибопромислового флоту, залізничний транспорт і т.п.), які також містять положення про заходи заохочення (нагородження відомчими нагрудними знаками, при воение почесних звань, занесення в книгу пошани і ін.). За особливі трудові заслуги перед суспільством і державою працівники можуть бути представлені до державних нагород. Слід враховувати, що премії, включені в систему оплати праці або виплачувані на регулярній основі, заохоченням не є.

Документальне оформлення заохочення працівників регламентується локальними нормативними актами організації (колективним договором, правилами внутрішнього трудового розпорядку, положеннями про заохочення, про преміювання, про почесну грамоту, про дошці пошани і ін.). У таких актах встановлюються види заохочення, статус і підстави для застосування кожного з них. У будь-якому випадку застосовуються два основних документи - подання до заохочення і наказ про заохочення.

Подання (замість нього іноді використовують доповідну або службову записку) є документом-підставою для видання наказу. Крім того, підставами в цьому випадку можуть служити доповідні записки керівника структурного підрозділу, акти, рішення профспілкових органів, ради трудового колективу.

Необхідність візування уявлень, склад посадових осіб і послідовність узгодження залежать від прийнятого в організації порядку руху кадрової документації. Наприклад, бухгалтерія підтверджує наявність необхідних коштів, заступник керівника організації, що курирує структурний підрозділ, виносить згоду з заходом заохочення. Віза кадрової служби може бути необхідна для підтвердження відомостей про працівника. Послідовність візування повинна бути встановлена ​​в інструкції з діловодства, при відсутності якої документи передають від молодших посадових осіб старшим. Наприклад, послідовність може бути такий: служба кадрів, керівник структурного підрозділу, в підпорядкуванні якого знаходиться працівник, бухгалтерія, заступник керівника організації, що займається роботою даного структурного підрозділу.

Кадрова служба передає подання керівнику організації для отримання його резолюції, в якій необхідно відобразити згоду із запропонованою заходом заохочення, виконавця і термін виконання. Резолюція повинна містити підпис і дату.
На підставі позитивної резолюції кадрова служба готує проект наказу про заохочення, текст якого оформляється в уніфікованій формі N Т-11 (про заохочення кількох працівників - у формі N Т-11а). Приклад цього документа представлений в додатку 2. Змістовна частина включає такі відомості: прізвище, ім'я та по батькові співробітника, його табельний номер, посада (професія), структурний підрозділ. Далі викладається мотив заохочення, наприклад нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань, виконання особливо важливих завдань, ювілей і т.д. Наказ повинен містити зазначення виду заохочення (подяка, цінний подарунок, почесна грамота, премія і ін.).

Проект наказу прийнято візувати в тих випадках, коли не проводилося узгодження уявлення. Якщо на уявленні є необхідні позначки, то візувати ще й наказ недоцільно - він відразу передається на підпис керівнику організації.

Згідно п. 10 Правил підставою для запису про нагородження, зробленому роботодавцем, в трудовій книжці є відповідний наказ (розпорядження) роботодавця не пізніше тижневого терміну. При цьому вона повинна точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Приклад такого запису наведено в додатку 4.
Кількість примірників наказу залежить від прийнятого в організації порядку формування справ, але як мінімум їх повинно бути два. Перший примірник залишається на зберіганні в службі кадрів, в справі з наказами, а копія передається в бухгалтерію для нарахування на особовий рахунок працівника відповідних грошових коштів. Якщо в організації ведуться особисті справи співробітників, то в них повинні міститися оригінали уявлень і завірені копії наказів. Якщо накази про заохочення зазвичай оголошують колективу, необхідно зробити ще одну копію документа - для ознайомлення.