документ заяву

Андрєєва Валентина Іванівна
Професор кафедри трудового права української академії правосуддя

Використовуючи основні ознаки, дамо визначення заяви стосовно до трудових відносин: заяву - це особисте прохання працівника, спрямована на реалізацію його трудових прав. У тих випадках, коли особисте прохання працівника вбирається в письмову форму, і створюється даний документ - заяву.

Традиційне питання працівників кадрової служби: чи повинен працівник писати заяву в тій чи іншій ситуації або досить усного звернення до роботодавця?

Відповісти на нього не так просто, як може здатися на перший погляд. Тільки в ТК РФ, що не го--животворящою вже про інших федеральних законах та інших нормативних правових актах, що містять норми трудового права, існує кілька позначень для ситуацій, в яких працівник повинен або може звернутися до роботодавця з певною проханням.

Очевидно, що письмова форма звернення працівника до роботодавця обов'язкове тоді, коли роботодавець повинен здійснювати будь-які дії тільки «за письмовою заявою» або «на письмове прохання» працівника.

Наприклад, за письмовою заявою працівника роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня подачі цієї заяви видати працівникові копії документів, пов'язаних з роботою (ст. 62 ТК РФ).

Також не викликає сумнівів, що письмова заява не потрібна в тих випадках, коли мова не йде про волевиявлення працівника.

Наприклад, прийом на роботу оформляється наказом роботодавця, виданим на основі укладеного працівником і роботодавцем трудового договору. Очевидно, що заява про прийом на роботу - це зайвий документ, так як питання про прийом на роботу повинен вирішуватися не на прохання працівника, а за угодою сторін.

У подібних ситуаціях письмове оформлення волевиявлення працівника не є порушенням трудового законодавства. Однак воно небажано, тому що створюються зайві документи, що ускладнюють процедури оформлення.

Зверніть увагу!
Заява про прийом на роботу - зайвий документ, його подача законом не передбачена.

У ТК Україна вказується, що багато питань повинні вирішуватися «за згодою сторін» або «за згодою працівника». У цих ситуаціях, як правило, створюються не заяви, а інші документи - полягають письмові угоди; працівникові направляються письмові пропозиції та ін. Необхідно враховувати, що просити про що-небудь і давати свою згоду - це різні процеси, які не можуть оформлятися одним і тим же документом.

Наприклад, працівник може звернутися до роботодавця з проханням про переведення його на іншу постійну роботу, написавши відповідну заяву. У разі ж, коли ініціатором такого перекладу виступає роботодавець, особистого прохання працівника немає, немає і заяви, але є, наприклад, віза працівника на отриманому пропозиції про переведення, в якій він висловлює свою згоду на переклад.

Основні труднощі викликають зазначені в ТК Україна ситуації, коли роботодавець може або повинен зробити будь-які дії «за заявою», «на прохання» або «за бажанням» працівника.

Співробітниця нашої компанії - бухгалтер Н. ось уже кілька років за сумісництвом працює бухгалтером в іншій організації. Ми про це знаємо, і ніяких проблем ніколи не виникало. Нещодавно вона зайшла до нас у відділ кадрів і попросила внести їй в трудову книжку запис про роботу за сумісництвом, представивши копію наказу про прийом на роботу в ту організацію. Чи повинна вона це прохання викласти в заяві або достатньо усного звернення? Кодекс говорить, що такий запис вноситься «за бажанням» працівника. А чи має воно бути формалізована?

У великих організаціях з великим документообігом, як правило, всі прохання працівника оформляються письмово. Це полегшує роботу канцелярії і відділу кадрів, та й працівник завжди впевнений, що його заява зареєстрована і на прохання дадуть по суті. Однак в невеликих організаціях, де будь-який працівник завжди може дійти згоди з роботодавцем, наприклад, побувавши на прийомі у керівника організації, потреби в письмових заявах по кожному питанню, звичайно ж, немає (якщо тільки Кодексом не передбачена обов'язкова письмова форма звернення працівника).

Бажано, щоб випадки обов'язкового оформлення письмової заяви були зафіксовані роботодавцем на локальному рівні, наприклад в Інструкції з діловодства.

Крім працівника, до роботодавця з відповідними заявами можуть звернутися:

Наша порада
Зафіксуйте випадки обов'язкового оформлення письмової заяви працівника в локальному акті. Це зніме багато питань і допоможе уникнути конфліктних ситуацій в подальшому

Перш за все, слід зазначити, що заява - це документ, який со¬ставляется працівником у вільній формі.

Основна частина заяви - це текст, що містить особисте прохання заявника (працівника або іншої особи з перерахованих вище). Текст може бути написаний заявником від руки або повністю набраний на комп'ютері.

Заява містить такі реквізити:

Увага, помилка!
Неправомірно вимагати, щоб працівник переписав заяву, якщо воно складено «не по формі» або при його написанні працівником допущені граматичні та орфографічні помилки.

Необхідно пам'ятати, що заяву недійсне без особистого підпису заявника. Тому на питання, чи можете ви звільнити працівника, отримавши заяву про звільнення у вигляді телеграми, слід відповісти негативно. У телеграмі немає підпису, а заяву без особистого підпису заявника недійсне.

Розташування реквізитів на заяві різне, в залежності від того, чи є заявник працівником організації чи ні.

Для заяв, складених особами, які не є працівниками організації, розташування реквізитів зазвичай наступне:

Працівники, як правило, складають заяву на бланку з наступним розташуванням реквізитів:

Заяви, що надходять від громадян, які не є працівниками організації, реєструються в день надходження. Зазвичай для їх реєстрації використовують журнал, призначений для реєстрації вхідної документації. Форма журналу розробляється роботодавцем.

При реєстрації вхідному документу присвоюється реєстраційний номер, а на заяві в правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа проставляється відмітка про надходження документа в організацію - за допомогою спеціального реєстраційного штампа або від руки.

У реєстраційний штамп входять: найменування організації - одержувача документа, місце для дати надходження і місце для реєстраційного номера. При відсутності такого штампа від руки пишуться реєстраційний номер і дата надходження документа.

Зазвичай для реєстрації заяв використовують журнал, призначений для реєстрації внутрішніх документів. Це може бути окрема реєстраційна форма, призначена для обліку тільки заяв працівників. При реєстрації документу присвоюється реєстраційний номер, який проставляється на заяві поруч з датою, проставленою працівником.

Після реєстрації заяву передається керівнику організації або іншому уповноваженому представнику роботодавця для вирішення питання по суті. Керівник організації проставляє на заяві резолюцію, що містить прийняте ним рішення.

У резолюції фіксується рішення, прийняте по суті заявленої працівником прохання. Причому трудове законодавство виділяє ситуації, в яких роботодавець зобов'язаний задовольнити прохання працівника, і окремо - ситуації, в яких те чи інше питання має вирішуватися за згодою сторін трудового договору.

Якщо керівник організації або іншій повноважний представник роботодавця не повинен задовольнити прохання працівника і не згоден її виконати, то це і слід відобразити в резолюції, а не підміняти волевиявлення працівника своїм рішенням.

Правильне рішення
Якщо працівником не дотримано термін попередження про звільнення, а роботодавець не згоден припинити трудові відносини в термін, зазначений працівником, то керівник організації повинен проставити резолюцію:

У резолюції називається працівник, відповідальний за виконання доручення. Після того як до нього надійшла заява, він повинен оформити відповідні кадрові документи в термін, зазначений в резолюції.

Виконані документи, в т.ч. заяви, оформляються для подальшого зберігання. На заяві в лівому нижньому куті проставляється відмітка про виконання і направлення до справи.

Випадки звернення працівника до роботодавця з особистим проханням, передбачені ТК РФ

Формулювання, яке використало в ТК РФ, для позначення особистого волевиявлення працівника

Випадки звернення працівника до роботодавця з особистим проханням, передбачені ТК РФ

Використання відпустки без збереження заробітної плати, тривалість якого визначається за угодою між працівником і роботодавцем

Використання відпустки без збереження заробітної плати певної тривалості

• учасниками Великої Вітчизняної війни;
• працюючими пенсіонерами по старості (за віком);
• батьками і дружинами військовослужбовців, які загинули або померли внаслідок поранення, контузії або каліцтва, отриманих при виконанні обов'язків військової служби, або внаслідок захворювання, пов'язаного з проходженням військової служби;
• працюючими інвалідами;
• працівниками у випадках народження дитини, реєстрації шлюбу, смерті близьких родичів;
• в інших випадках, передбачених ТК РФ, іншими федеральними законами або колективним договором

Отримання заробітної плати в негрошовій формі, що не суперечить законодавству і міжнародним договорам, відповідно до колективного договору або трудовим договором

Письмова заява працівника (особи, що надходить на роботу)

Заміна видачі за встановленими нормами молока або інших рівноцінних харчових продуктів компенсаційною виплатою у відповідному розмірі

Продовження терміну дії строкового трудового договору до закінчення вагітності

Використання чотирьох додаткових оплачуваних вихідних днів на місяць особами, які здійснюють догляд за дітьми-інвалідами

Використання одного додаткового вихідного дня в місяць без збереження заробітної плати жінками, які працюють в сільській місцевості

Приєднання до щорічної оплачуваної відпустки (або використання окремо повністю або частинами) додаткової відпустки без збереження заробітної плати, встановленого колективним договором особам, які здійснюють догляд за дітьми

Використання додаткового вихідного дня без збереження заробітної плати одним з батьків, які працюють в районах Крайньої Півночі або прирівняних до них місцевостях, які мають дитину у віці до 16 років

Безкоштовне перерахування роботодавцем на рахунок профспілкової організації членських профспілкових внесків із заробітної плати працівників, які є членами профспілкової організації

Використання оплачуваної відпустки до закінчення шести місяців безперервної роботи