документ повідомлення
Нерідко у співробітників відділу кадрів виникає необхідність надати інформацію як працівникам компанії, так і третім особам. Причому в більшості випадків бажано мати можливість підтвердити, що обов'язок по наданню інформації виконана. Допомогти в цьому може документ - повідомлення. Незважаючи на те, що його створення трудовим законодавством не передбачено, кадровикам цей документ добре знайомий. Давайте розглянемо, в яких ситуаціях доцільно створювати повідомлення і які основні правила його оформлення.
Що таке повідомлення, закон прямо не пояснює. Тим часом в окремих випадках представнику роботодавця пропонується направити повідомлення про що-небудь певним особам або отримати таке повідомлення.
КОЛИ СТВОРЮЄМО ПОВІДОМЛЕННЯ?
Основне питання, яке виникає у працівників кадрової служби: в яких ситуаціях необхідно письмово повідомляти працівників або інших осіб, а коли досить їх інформувати усно?
Повідомити - то ж, що сповістити. Сповістити - повідомити кому-небудь, довести що-небудь до чийого-небудь відомості. Повідомлення - документ, яким повідомляють про що-небудь.
Словник української мови С. І. Ожегова
Повідомлення - документ, лист з повідомленням про що-небудь.
Тлумачний словник української мови під ред. Д. Н. Ушакова
Повідомлення - письмове або усне повідомлення, повідомлення про що-небудь; документ, яким повідомляють про будь-що.
Великий бухгалтерський словник
Повідомлення - офіційна інформація, повідомлення, спрямоване однією фізичною або юридичною особою іншій особі.
Визначимо основні випадки, коли працівники кадрової служби оформляють повідомлення.
Зверніть увагу: окремі норми Кодексу прямо наказують повідомляти працівника про що-небудь «під розпис». Очевидно, що в цих випадках, а також коли ТК Україна передбачає «письмове повідомлення», «письмове повідомлення», «письмове повідомлення» і «письмове попередження», оформлення відповідного документа обов'язково. В інших випадках посилання на письмову форму повідомлень немає, але на практиці працівники кадрової служби вважають за краще інформувати працівників або інших осіб письмово, щоб у роботодавця було документальне підтвердження виконання його обов'язків.
Випадок другий. Обов'язки роботодавця направляти певну інформацію до органів державної влади або в органи місцевого самоврядування передбачені федеральними законами. Основні випадки, в яких від роботодавця потрібно письмово повідомити про що-небудь відповідні організації, наведені в таблиці 2.
Випадок третій. Повідомлення можуть направлятися працівникам і в тих випадках, коли протягом трудових відносин виникають ситуації, які вирішуються «за згодою працівника» або «за згодою сторін» трудового договору.
У статті «Документ: заяву» ми відзначали, що в подібних випадках працівникові не потрібно оформляти заяву, оскільки мова не йде про прохання працівника на вчинення роботодавцем будь-яких дій. Сторонами трудових відносин має бути зафіксовано згоду працівника на що-небудь або угода сторін, і це може бути зроблено в такий спосіб.
У більшості випадків Трудовий кодекс України вимагає, щоб згода працівника було виражено в письмовій формі
1. Необхідно повідомити працівника про можливість або про необхідність здійснення певних дій, як правило, спрямованих на зміну умов, визначених сторонами трудового договору;
2. Отримати згоду працівника на таку зміну (або зафіксувати відмову працівника).
Бажано, щоб випадки створення і правила оформлення повідомлень, які направляються працівникам та іншим особам, були зафіксовані роботодавцем на локальному рівні, наприклад в Інструкції по кадровому діловодству (додаток 1).
ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ ПОВІДОМЛЕНЬ
Повідомлення, що оформляються працівниками кадрової служби, можна розділити на дві групи.
Повідомлення, що направляються юридичним особам і громадянам, які не працюють в організації
Такі повідомлення оформляються на бланку листа. Правила оформлення службових листів ми розглянули в попередньому номері «Довідника кадровика». тому не будемо на них зупинятися.
Змістовна частина листа найчастіше представлена зв'язковим текстом, а при необхідності має форму таблиці. Для службових листів можливо поєднання текстових і табличних форм викладу змісту (додаток 2).
Повідомлення, що направляються працівникам організації
Для оформлення таких повідомлень роботодавцем може бути розроблений бланк повідомлення, який містить реквізити: найменування організації і назва структурного підрозділу.
Найменування організації вказується в бланку листа в суворій відповідності з найменуванням, закріпленим в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою. При наявності скороченого найменування організації спочатку вказується повне найменування, а потім, нижче або за ним, скорочене (у дужках).
Найменування виду документа вказується на всіх службових документах, крім листів. Найменування виду документа пишеться після найменування організації прописними буквами, наприклад: ПОВІДОМЛЕННЯ.
У бланку повідомлення позначаються місця розташування зміннихреквізитів: дата документа і його реєстраційний номер.
Як правило, реквізити бланка повідомлення мають кутове розташування.
Реєстраційний номер - це цифрове або буквене позначення, що привласнюється кожному виходить (що відправляється), внутрішнього і входить (надійшов) документу при його реєстрації. Реєстрація документів ведеться відповідно до прийнятої в організації системою індексації, основу якої становить порядковий номер документа. Залежно від виду документа до порядковому номеру можуть додаватися й інші складові частини. Наприклад, при реєстрації повідомлень може застосовуватися буквено-цифрова індексація: 111-у.
Текст повідомлення містить інформацію про трудові відносини, яку необхідно надати працівникові у визначених законом випадках. Особливості змісту деяких повідомлень, оформлюваних працівниками кадрової служби, представлені в таблиці 4.
Повідомлення має бути підписано керівником організації або іншим уповноваженим на це особою. До складу реквізиту «Підпис» входять: найменування посади особи, яка підписала повідомлення, особистий підпис і його розшифрування.
Повідомлення реєструються в день підписання. Реєстраційні форми розробляються роботодавцем. Для реєстрації повідомлень зазвичай використовують:
1. Журнал, призначений для реєстрації вихідних документів (для повідомлень, оформлених на бланку листа і направляються в інші організації і фізичним особам).
У візі ознайомлення працівник може також відобразити своє рішення по суті інформації, викладеної в повідомленні. Таке оформлення письмової згоди працівника (додаток 4) або його відмови (додаток 6) значно спрощує різні кадрові процедури, оскільки не вимагає оформлення додаткових документів.
Виконані документи, в т. Ч. Повідомлення, оформляються для подальшого зберігання. Завірена копія повідомлення, відправленого поштою, підшивається в справу (додаток 10). Якщо повідомлення було складено в двох примірниках, в справу підшивається примірник роботодавця (з відміткою працівника про отримання ним свого примірника).
