Дізнайтеся, як оформити представницькі витрати, академія бухгалтера

Типових форм по оформленню таких витрат не існує. Тому компанії повинні самостійно розробити і затвердити порядок твори представницьких витрат, і якими формами документів їх оформляти.

Документи для оформлення витрат на представницькі цілі можна розділити на дві групи - внутрішні і зовнішні. Внутрішні підтверджуючі документи це:

• - накази на проведення офіційного заходу і здійснення витрат на нього;
• - програма офіційного заходу;
• - кошторис витрат;
• - звіт про проведення заходу;
• - акт про списання представницьких витрат;
• - документи, що підтверджують придбання будь-яких товарів для заходу і оплату послуг організацій, що допомагають провести захід;
• - договори з цими організаціями на надання послуг.

Звіт про проведення заходу в представницьких цілях складається після проведення зустрічі і містить вже конкретні вироблені витрати, а так само в ньому повинна бути вказана мета проведеного заходу, пов'язана з діяльністю підприємства.

Якщо гроші на представницькі витрати видаються під звіт працівникові, то виправдувальним документом буде авансовий звіт, складений після проведення заходу. На зворотному боці в обов'язковому порядку зазначаються всі чеки ККТ. Необхідно простежити, щоб всі касові чеки, додані до авансового звіту, збігалися не тільки за сумами, а й за змістом з товарно-супровідними документами. Датою визнання для цілей оподаткування представницьких витрат буде вважатися день затвердження авансового звіту керівником (подп. 5 п. 7 ст. 272 ​​НК РФ).

Запрошуючи професіоналів для буфетного обслуговування, необхідні будуть документи, що підтверджують надання послуг підприємства громадського харчування:

• - договір;
• - акт надання послуг;
• - рахунок-замовлення форми №ОП-20 при оплаті готівкою або №ОП-22 при оплаті в безготівковій формі;
• - меню з печаткою обслуговуючої організації.

В такому випадку так само необхідно простежити, щоб відомості, зазначені в договорі, акті і меню збігалися за кількістю учасників прийому, дає і місця проведення, сумам витрат.

При здійсненні транспортного обслуговування учасників офіційного прийому має значення ким воно було організовано. Якщо силами організатора заходу, то підтвердженням служитимуть документи про придбання ПММ та дорожні листи із зазначенням маршруту слідування. При оплаті ПММ підзвітною особою необхідно скласти авансовий звіт з додатком до нього чеків на оплату. При оплаті за безготівковим розрахунком виправдувальними документами будуть рахунки, рахунки-фактури і платіжні документи підприємства.

При здійсненні перевезення гостей транспортними організаціями, необхідно укласти договір на надання транспортних послуг із зазначенням маршруту і кілометражу перевезень. До договору потрібно додати копію ліцензії на надання транспортних послуг. Так само перевізник повинен виставити рахунки на оплату, рахунки-фактури, видати копії подорожніх листів із зазначенням подробиць поїздок, які повинні збігатися з даними договору.

Беручи іноземних партнерів, організація може скористатися послугами професійного перекладача. В такому випадку оформляється договір, до якого додається копія ліцензії, що дозволяє надавати послуги з перекладу, підписується акт про надання послуги, з зазначенням особистих даних перекладача. Дані в цих документах так само повинні збігатися з даними організатора заходу - дата, час і місце проведення, найменування організацій.

І, звичайно, загальна вимога до питання, як оформити представницькі витрати, необхідно дотримуватися у всіх виправдувальних документах - відомості, зазначені в підтверджуючих первинних документах повинні бути однаковими у всіх паперах, що відносяться до конкретного заходу.