Де повинні зберігатися трудові книжки працівників, питання передплатників, журнал «кадрове справа»

Де повинні зберігатися трудові книжки працівників?

Нормативні акти, що регламентують дану сферу роботи, не містять чітких вказівок щодо оснащення місця, де зберігається трудова книжка працівника. Тобто законодавством не встановлено вимог про зберігання трудових книжок, наприклад, в сейфі або металевій шафі. Також не встановлено вимог до приміщення, де знаходяться трудові книжки, наприклад, вимога про гратах на вікнах і металевих дверей.

Пунктом 45 Правил відповідальність за організацію роботи зі зберігання трудових книжок і вкладишів до них покладається на роботодавця. Отже, щоб уникнути втрату або пошкодження трудових книжок організація зобов'язана вжити відповідних заходів. Так, на свій розсуд організація має право використовувати для зберігання трудових книжок працівників сейфи, металеві шафи або спеціально обладнані приміщення.

Подробиці в матеріалах Системи Кадри:

Як враховувати і зберігати трудові книжки

Іван Шкловец. заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості

Як організації зберігати трудові книжки

Трудові книжки зберігайте в організації як документи суворої звітності і найкраще в неспаленому сейфі. Якщо такої можливості немає - то в шафі, яка замикається на ключ. Бланки видавайте особи, відповідальної за ведення трудових книжок за його заявкою, складеної в довільній формі.

Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші, з додатком прибуткового ордера. Звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші, складають у довільній формі.

Популярні питання

Приклад видачі під звіт бланків трудових книжок і оформлення звіту про наявність бланків і про суми, отримані за оформленниетрудовие книжки і вкладиші

• бланк трудової книжки;
• вкладиш до трудової книжки.

Питання з практики: хто в організації повинен відповідати за облік, ведення та храненіетрудових книжок

При зміні відповідального за роботу з трудовими книжками передавайте трудові книжки за актом прийому-передачі справ. При цьому в акті вкажіть не просто кількість книжок, а перерахуйте їх фактичний склад (прізвища власників і реквізити). Акт необхідно завірити двома підписами - з одного боку вкажіть посаду і прізвище прийняв документи, з іншого боку - здав. При виявленні фактів відсутності деяких трудових книжок складіть акт, в якому вкажіть причини їх відсутності.

З повагою і побажанням комфортної роботи, Тетяна Козлова,

експерт Системи Кадри

Петиція від всіх кадровіковУкаіни

У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.