Чому проектні групи частіше ефективніше звичайних співробітників журнал управління персоналом

Чому створюються проектні групи? У чому вони ефективніше простих відділів?

- Створення проектних груп характерно для тих компаній, які знаходяться в стадії змін. Проектної діяльності стає багато, і тоді має сенс виділяти це в окремі структурні підрозділи, залучати додатковий персонал.

Існує і ряд інших причин. Або це абсолютно нова для компанії діяльність, і її неможливо здійснити без допомоги зовнішніх фахівців.

Або це функціональна завдання, до якої залучаються співробітники з різних структур і підрозділів. Або це проект, який має обмежений термін і конкретний результат.

Вирішити всі ці завдання в рамках існуючих відділів зазвичай складніше, ніж в рамках проектної групи. Оскільки у відділах завжди є поточна операційна діяльність, проект є для них побічним продуктом і здійснюється недостатньо якісно.

Але ж проекти для компанії - це прорив, інновація, крок вперед в плані розвитку, збагачення, зміни поточних бізнес-процесів. Тому, коли виникають такі завдання, компанія починає думати про те, що необхідно створення проектної групи.

Як створюються проектні групи? За якими критеріями відбувається підбір персоналу?

- Якщо проектів мало або вони короткострокові - співробітника, який би з ними впорався, починають шукати всередині компанії. Плюс в тому, що він вже знаходиться в структурі - для роботи в проекті йому необхідно ознайомитися з основами управління проектами, що можна зробити, лише прочитавши додаткову літературу.

Основна якість, якою повинен володіти співробітник, залучений в проектну діяльність, - це націленість на результат. Для проектів хороші ті, хто бачить мету, завжди має кілька варіантів вирішення проблемних ситуацій, а ще краще, якщо вони можуть ці проблеми заздалегідь передбачити. Причому не тільки свої, але і проблеми інших залучених в проект співробітників, оскільки ризики існують завжди, у будь-якого проекту.

Взагалі, успішність будь-якої компанії на 90% залежить від людей. Так, наявність бюджету, ресурсів - це добре, вони полегшують життя. Але часто кращі результати досягаються там, де в першу чергу є відмінна команда. Люди знаходять варіанти для того, щоб з мінімальними витратами досягти бажаного результату. Тому правильно підібрані співробітники можуть не тільки виконати проект в строк, але і зробити його несподівано дешевше, ніж було закладено.

Учасники проектної групи: свої або чужі?

- Іноді проектна діяльність має таку тенденцію: зовні красиво, а всередину краще не заглядати. Проектна група, яка працює не на себе, в деяких ситуаціях схильна піти шляхом найменшого опору. Вони можуть виявити проблему, яку потрібно вирішити під час проекту, прикинути необхідність додаткових витрат, продовження термінів і махнути на цю проблему рукою. Саме тому внутрішні проектні команди набагато успішніше, ніж сторонні. Оскільки надходять із боку люди не залучені в діяльність компанії, вони контрактники, їх завдання - зробити роботу і отримати гонорар, вони можуть не знати чогось, що для компанії очевидно. Наприклад, наша компанія повинна була відкрити виділений підрозділ маркетингу і продажів, причому в умовах обмежених термінів на реалізацію проекту. Я не могла привернути з боку людей, які будуть організовувати бізнес-процеси, тому що зовнішня команда довгий час витратила б на те, щоб вникнути в суть бізнесу і його особливості. В результаті даний проект робили внутрішні співробітники компанії, і він виявився успішним. І за термінами, і за витратами він відповідав нашим очікуванням.

Хто повинен очолювати проектну групу?

- Кращі керівники проектів - ті, для кого проектна діяльність є основною, вони несуть повну відповідальність за результат, не відволікаючись на оперативну діяльність. Однак не завжди компанія може зробити проект окремим напрямком і не завжди бачить в цьому сенс. А тому часто проекти очолюють керівники структурних підрозділів додатково до своєї оперативної роботи. Це, як правило, ускладнює хід проекту, тому що, по-перше, у них є свої цілі і завдання в структурному підрозділі; по-друге, як управлінці вони можуть недостатньо добре розбиратися в суті проекту; витратах, для них може виявитися складним створювати план проекту, відслідковувати його критичні шляху, оцінювати ефективність на кожній стадії з точки зору витрат бюджету і часу. Якщо у компанії всього один проект, то виділяти під це окрему команду, залучати людини з ринку або зсередини, наділяти його повноваженнями проектного менеджера, допомагати освоювати складну культуру управління проектами - досить затратно як за часом, так і матеріально.

Тільки на створення цієї групи із залученням зовнішнього ресурсу може піти часу більше, ніж при реалізації проекту в рамках звичайних структурних підрозділів.

Добре, якщо у компанії є лідер, який може взяти на себе роль керівника проекту. Ним може стати, наприклад, виконавчий або операційний директор. Маючи високий ранг, він в змозі контролювати хід робіт цього проекту і забезпечувати його виконання в рамках функціональних підрозділів. Взагалі, статус співробітника (і формальний і неформальний), який є керівником проектної групи, має велике значення.

Оскільки вУкаіни вся діяльність будується на комунікаціях і особистісних стосунках. Це такий український менталітет: для нас сказане слово частіше має більше значення, ніж те, що написано в посадовій інструкції або регламенті.

Часто проекти здійснюються за рамками робочого дня, що вимагає від співробітників додаткових витрат часу, зусиль. Саме тому завдання будь-якого керівника проекту полягає в тому, щоб залучити учасників. Чи не змусити, а саме залучити, щоб вони відчували значимість і важливість цієї діяльності, розуміли, для чого вона робиться в компанії. Керівник повинен розуміти і відчувати, яка мотивація необхідна для кожної конкретної людини, з яким він працює. Для одних співробітників важлива мотивація досягнення, для інших - це гроші, для третіх - інтерес до завдань, і всі ці мотиви можна задовольнити в проектній діяльності.

Наскільки в цих випадках важливий бренд компанії?

- Бренд впливає тоді, коли людина влаштовується в компанію. А далі важливо, наскільки бренд компанії відповідає тому, що співробітник побачить всередині.

Наскільки охоче працює за ідею співробітник, якого залучили на тимчасовий проект?

- Все залежить від корпоративної культури компанії. Люди дійсно можуть приходити на роботу тому, що їм там цікаво. Зарплата і зручне територіальне розташування офісу у них на другому місці. У таких компаніях люди працюють, тому що розуміють: вони можуть бути частиною чогось, що активно росте і розвивається. Тому проектна діяльність може існувати на голому ентузіазмі. Однак краще, коли люди усвідомлюють, що у них є конкретна мета і за результатами виконання цього проекту (з дотриманням бюджету і термінів) вони отримають додаткову мотивацію.

У цьому випадку людина розуміє, за що він переробляє, для чого прикладає додаткові зусилля. Заохочення у вигляді подяки не менш важливо, і, мені здається, недооцінювати це не можна.

Чому деякі проектні групи не такі успішні?

- Причин може бути дуже багато. Треба розуміти, що це спочатку був за проект, наскільки його завдання були реалізовані, наскільки цікавий він був для компанії. Можна прекрасний проект задумати і з ентузіазмом відстежувати, що відбувається, а потім втратити до нього інтерес - в цьому випадку проект можна вважати померлим. Добре, якщо менеджер доведе його до кінця просто в силу своєї зацікавленості, але це все одно буде вже не той проект.

Проектна група може бути сформована марно, оскільки всі завдання можна було виконати як поточні, в рамках структурних підрозділів.

З яким би розумом ми не підбирали людей - ніхто не застрахований від помилок. Співробітник, який потрапив в невластиву для нього середовище, може проявити себе абсолютно іншим чином. Навіть якщо його взяли в проект з відділу, де він був успішний. Оскільки проектна діяльність влаштована інакше і вимагає багатьох додаткових навичок. Якщо конкретна людина не справляється, то причина може бути в тому, що він знаходиться не на своєму місці. Один невірно підібраний чоловік може розвалити всю проектну команду.

В ході виконання проекту може виявитися, що його виконання вимагає від компанії значних змін, до яких вона не готова. В цьому випадку неможливий і успіх проектної групи.

Крім того, помилки можуть виникнути при плануванні бюджету, при розробці концепції, визначенні термінів, неправильної постановки завдання працівникам.

Чи існують для учасників проектної групи якісь покарання?

- Якщо працівники зірвали терміни, перевищили бюджет, не виконали умови - покарання можуть бути виражені в різній формі. Наприклад, відсутність позитивного зворотного зв'язку від колег і керівництва є досить потужним стимулом для людей, які зацікавлені в своїй діяльності. Крім цього, працівникові можуть сказати про те, що він неуспешен. Розуміння того, що твоєю роботою незадоволені, в достатній мірі карає тих, хто орієнтований на досягнення результату.

Яка доля учасників проекту після його закінчення?

- Якщо проектна діяльність в компанії є постійною, то для людей це прекрасний шанс вертикального просування, залучення в наступні проекти, отримання можливості функціонального розвитку. Буває і так, що проект короткостроковий, і після нього людина повертається до поточної діяльності. І тут можливі варіанти.

1. Співробітникові подобається його основна робота, і він спокійно до неї повернувся, задоволений придбаним додатковим досвідом.

2. Після проектного драйву деяким співробітникам стає несподівано нудно на поточній роботі. Вони починають шукати цей драйв на стороні, бажаючи піти туди, де цей ритм проекту буде нормою. Найчастіше цими співробітниками виявляються кращі люди компанії. Вони відчувають, що здатні на набагато більше.

Якщо керівництво в даний момент не може запропонувати їм нічого більш цікавого, то ймовірність їх відходу стає вище.

Від чого залежить успішність проектної групи?

- Успішність залежить від інтересу компанії до конкретного проекту і людей, які залучені в цей проект. Якщо ці два фактори в порядку, то всі інші перешкоди можна подолати.

* Аріна Бондаренко, директор по персоналу по Східній Європі компанії FleetCor.

Розмовляла Ольга Абакумова, [email protected]