Чого навчають секретарів і кадровиків робота - двічі два

Правильно скласти документи, оформити рішення керівника, вести архів - все це обов'язки секретарів-референтів. Сьогодні цих фахівців називають делопроизводителями. Де в Благовєщенську можна навчитися всім премудростям такої роботи?

Здавалося б, що складного: складай документи в архів по порядочку, складай накази, став на них печатки. І чого кадровики і секретарі так пишаються. В даний час бути просто секретарем вже недостатньо. Спеціаліст з такими знаннями зазвичай поєднує у своїй роботі досвід кадровика. Насправді, щоб в організації не було проблем з органами трудінспекціі і іншими контролюючими структурами, всі документи повинні бути не просто грамотно надруковані. Все повинно відповідати законодавству - і реквізити документів, і друку, і підписи повинні стояти на своїх місцях. Документи повинні складатися бездоганно.

У Благовєщенську секретарів або кадровиків з вищою освітою діловода ви, мабуть, не зустрінете, але ось курси закінчити в нашому місті цілком можливо.

- Починають навчатися діловодства учні з машинопису, - розповідає викладач курсів «Діловодство» навчального центру «Освіта та кар'єра» Тетяна Іванова. - Це називається «сліпий» метод письма. Спочатку вивчають стандартні програми комп'ютера - Word, Eхсel, потім переходять до професійного блоку занять.

Дуже важливо вивчити лінгвістичні особливості службового документа. Він повинен складатися за певними стандартами і відповідати своїй структурі. Мова документа повинен бути офіційно-діловим, не можна використовувати розмовну мову.

На заняттях учні опановують секретами офіційно-ділового мовлення, які потім зможуть застосувати в роботі з кандидатами і персоналом. Знайомлячись з сучасними вимогами щодо ведення документації, майбутні кадровики дізнаються про архівознавство, вивчають етику і психологію ділового спілкування, включаючи імідж секретаря.

Такі питання, як адаптація працівника до роботи, мотивація його до праці, оцінка праці дівчатам пропонують вивчати самостійно в рамках додаткових занять вдома.

Практикуються учениці зазвичай на своїй роботі, а ті, хто ще ніде не працює, напрацьовують досвід безпосередньо на курсах діловодства.

Секретар - професія жіноча

На курси приходять в основному дівчата. Іноді ті, хто працює секретарями, отримують знання кадрового діловодства, щоб використовувати ці навички у своїй роботі. Знання ці вітаються навіть серед бухгалтерів і юристів.

- Я працюю бухгалтером, а кадровика в компанії немає, - розповідає учениця курсів Ірина Шершова. - Я виконую роботу бухгалтерії, а також працюю з кадровою документацією. Я вирішила для розширення знань піти на курси. Хочу вміти правильно оформляти всю документацію, тому що питань, пов'язаних з нею, виникає багато. Особливо мене цікавлять суміщення посад і звільнення співробітника з роботи, за якими правилами оформляти такі документи.

Буває, що займатися приходять дівчата, які вже працюють у відділах кадрів, але через нестачу навичок доводиться вчитися кадровому справі.

Додаткову професію приходять отримувати навіть школярки, а також студенти, які підробляють в деканатах.

Підвищення кваліфікації

Діловодство застосовується скрізь, де працюють люди і видаються накази. Якщо в документах безлад - це проблеми для керівництва організації або компанії. Безлад в паперах, помилки, описки призводять до штрафів і адміністративної відповідальності роботодавця. Тому на сьогоднішній день професія секретаря, кадровика та інших фахівців вимагає досить серйозної підготовки.

- Курс діловодства затребуваний в будь-якій сфері діяльності - говорить менеджер з додаткової освіти МАП Олена Кашина. - Тому він включений в програму навчання як економічних, так і юридичних спеціальностей нашого вузу. З цього навчального року пропонується ще як курс додатково професійної освіти «Секретар-діловод», розрахований на широке коло користувачів.

На курсах «Секретар-діловод» буде вивчатися законодавче та нормативно-методичне регулювання діловодства в РФ. Це дуже важливе питання, тому що діловодство передбачає знання законодавства і вміння застосувати знання в цій галузі в роботі. Знаючи документування організаційно-розпорядчої діяльності, працівник зможе правильно користуватися статутом і різними правилами установи, в якому працює.

В курсі навчання також є і розгляд питання, пов'язаного з інформаційно-довідковими матеріалами організації. Слухачі курсу навчаться працювати з додатковими документами: довідками, докладним, пояснювальними записками.

На заняттях можна навчитися працювати з протоколами і правильно їх складати. Також в плані - вивчення програми 1С: Діловодство.

Курси професійної додаткової освіти розраховані на слухачів, які вперше отримують знання в області діловодства.