Чи потрібен бухгалтерський облік трудових книжок

Чи обов'язковий бухгалтерський облік трудових книжок на підприємстві?

Придбання роботодавцем бланків трудових книжок, як і будь-яка інша господарська операція, підлягає відображенню в бухгалтерському обліку. Списання трудових книжок також підлягає обліку. Таким чином, ведення бухгалтерського обліку трудових кніжек- обов'язкова процедура для організацій. Якщо ж роботодавець - ІП, він буде вести облік трудкніжек тільки в частині дотримання вимог щодо їх заповнення і зберігання.

Як якогось об'єкта враховувати трудову книжку?

Питання це законодавчо не врегульовано і залишається досі спірним. На наш погляд, вірний наступний підхід:

• Трудова книжка приймається до обліку як бланк суворої звітності (БСЗ), оскільки вона законодавчо визнається такою в період між моментом її придбання у постачальника і моментом оформлення на співробітника (п. 42 Правил).
• З моменту оформлення бланка на співробітника об'єктом обліку стає заборгованість працівника за оформлену на нього трудкніжку. Згодом в обліку відображається операція з погашення заборгованості (або факт її віднесення до витрат).

• трудкніжкі слід приймати до обліку з виділенням ПДВ (тобто як ТМЦ);
• при стягненні компенсації виникає позареалізаційні доходи, а при нездійсненні компенсації - безоплатна реалізація.

Інакше кажучи, в рамках запропонованої Мінфіном схеми передбачається ведення обліку трудкніжек із застосуванням рахунку 41.

• трудові книжки закуповуються роботодавцем не з метою реалізації співробітникам;
• надання трудкніжкі працівників - не послуга.

З урахуванням суперечливих позицій чиновників підприємству необхідно оцінити самостійно всі можливі ризики і вибрати оптимальну схему обліку, яку необхідно закріпити в обліковій політиці. Однак наша думка: трудова книжка не є товаром, і зараз ми розповімо чому.

Доводи на користь того, що трудова книжка не товар

Трудкніжку не слід вважати товаром, оскільки:

Є і ще один нюанс: стягування компенсації передбачено тільки Правилами, в той час як ТК Україна - вищий за правової ієрархії законодавчий акт - про неї не згадує і не ставить перед роботодавцем такого обов'язку.

Які проводки застосовувати при покупці-списання трудкніжкі в «1С» і інших програмах?

Факт придбання трудкніжкі в рамках схеми, яку ми пропонуємо, відбивається в бухрегістрах проводкою Дт 76 Кт 51 (в сумі, що відповідає закупівельній ціні бланків).

Далі книжки до внесення в них першого запису ставляться на позабалансовий облік як БСО - проводкою Дт 006.

При оформленні примірника трудової книжки на працівника в регістрах відбивається факт списання бланка - Кт 006. Одночасно відображається заборгованість працівника перед роботодавцем: Дт 73 Кт 76 (в сумі, яка відповідає закупівельній ціні бланка).

При компенсировании вартості книжки працівником фіксується утримання суми з його зарплати: Дт 70 Кт 73 (або Дт 50 Кт 73, якщо компенсація пройшла через касу).

Якщо співробітник відмовився компенсувати вартість трудкніжкі (а у нього, як ми вже знаємо, є на це право), в регістрах відображається виникнення іншого витрати: Дт 91 Кт 73.

Які журнали обліку трудкніжек повинні використовуватися?

• Обліку чистих бланків і вкладишів - тобто прибутково-видаткової книги, в якій зазначаються відомості про постачальників БСО. За її ведення, як правило, відповідає бухгалтерія.

• Обліку заповнених трудових книжок і вкладишів. Ведення цього документа зазвичай в компетенції кадрової служби.

Обидва зазначених журналу повинні бути (п. 41 Правил):

• пронумеровані;
• прошнуровані (тобто прошиті);
• завірені підписом директора;
• скріплені за допомогою сургучною друку або пломби.

Форми обох документів введені вищезгаданою постановою 69.

• обліку бланків в архіві організації - 5 років;
• обліку трудкніжек і вкладишів - 75 років.

При цьому прошивка і опломбування зазначених документів має ряд нюансів.

Технічні нюанси: як прошити журнал обліку трудових книжок

Отже, Мінфін радить:

Однак це ще не все - необхідно виконати законодавчо встановлене правило по опечатування або опломбування журналів.

Застосування пломби і сургучною друку

Такий пристрій має:

• мати ознаки ідентифікації;
• захищати журнал від несанкціонованих змін в його структурі;
• забезпечувати захист пломби від навмисного порушення її цілісності.

У числі найбільш зручних пломб, які передбачені зазначеним ГОСТ, - плівкові. В їх структурі є ділянки, на яких можна фіксувати дату опломбування документа.

Роботодавцю також слід видати локальний НПА, який регламентує:

• порядок застосування пломбуючих пристроїв;
• порядок обліку пломб (наприклад, в окремому журналі);
• дії працівників при виявленні порушення цілісності пломб.

Що ж стосується застосування сургучною друку, то воно може виглядати менш привабливим порівняно з пломбами, оскільки:

• сургуч може розсипатися згодом (у той час як розглядаються журнали мають тривалий термін зберігання);
• сургуч перед застосуванням потрібно розігрівати за допомогою потенційно вогненебезпечних пристроїв, і їх використання в офісі роботодавця може бути небажаним.

Але якщо опечатування сургучем все ж вибрано, на рівні локального ж НПА слід закріпити:

Порушення в обліку трудових книжок: відповідальність

Порушення в обліку трудових книжок, які призводять до несвоєчасного постачання співробітників трудкніжкамі, можуть бути приводом для застосування до роботодавця наступних санкцій, передбачених п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• штрафу в 1000-5000 рублів для роботодавців в статусі ІП та посадових осіб;
• штрафу в 30 000-50 000 рублів для роботодавців в статусі юросіб.

Порушення порядку бухобліку трудкніжек може привести до штрафу в розмірі 5000-10 000 рублів, що накладається на посадову особу (п. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

В обох випадках повторні порушення призводять до суттєвого посилення санкцій.

У разі якщо трудкніжкі будуть загублені з архіву підприємства при особистому потуранні роботодавця, то до керівника фірми можуть бути застосовані санкції, передбачені ст. 325 КК РФ: штраф в розмірі до 200 000 рублів, виправні роботи, позбавлення волі.

Дізнатися більше про порядок несення підприємством відповідальності за порушення в порядку обліку і зберігання трудкніжек ви можете в статті «Яка відповідальність за незастосування або втрату БСО?».

Бухгалтерський облік трудових кніжек- обов'язкова процедура для організацій. Вибір рахунків для його ведення - питання дуже спірне і неоднозначно потрактований чиновниками. Ми пропонуємо застосовувати схему, при якій трудкніжкі приймаються до обліку в якості БСО.