Чи можна зберігати копію паспорта працівника в особовій справі, питання передплатників, журнал «кадрове справа»

Всі необхідні відомості про працівників повинні бути вказані в Т-2, трудових договорах з ними.

В організації персональні дані співробітників містяться в їх особових картках. Всі персональні дані співробітника можна отримати тільки від нього самого. Якщо персональні відомості можливо отримати тільки від третіх осіб, то спочатку повідомте про це співробітника і отримаєте від нього письмову згоду. При цьому повідомте співробітнику про цілі, передбачуваних джерелах і способи отримання персональних даних. Крім того, сповістіть його про характер підлягають отриманню персональних даних і про наслідки відмови працівника дати згоду на їх отримання. Такий порядок передбачений в пункті 3 частини 1 статті 86 Трудового кодексу РФ.

Організація не має права збирати персональні дані, що не мають прямого відношення до трудової діяльності співробітника.

У ситуації, що розглядається всі дані на працівників у Вас є в трудових договорах, особовій картці. Цього цілком достатньо.

З приводу копії паспорта - її краще не зберігати в відділі кадрів. Наша позиція підтверджується судовою практикою з даного питання.

В особистих справах працівників товариства зберігалися документи, що містять персональні дані, що перевищують обсяг персональних даних працівників, встановлений пунктом 2 статті 86 Трудового кодексу РФ. До незаконно оброблюваних персональних даних працівників відносяться копії сторінок паспорта, копії сторінок військового квитка.

Суспільству було видано припис із зазначенням терміну усунення виявленого порушення. Не погодившись з приписом, суспільство, звернулося в Арбітражний суд Ростовської області.

Позиція Арбітражного суду Ростовської області

На думку суду, збираючи і зберігаючи в документах з кадрового обліку копії сторінок паспортів працівника, суспільство перевищило обсяг оброблюваних персональних даних працівника.

Позиція П'ятнадцятого арбітражного апеляційного суду (див. У дод. Матеріалах)

На думку суду, використання фотозображення працівника для його ідентифікації є обробкою біометричних персональних даних. Така обробка допускається тільки з письмової згоди суб'єкта персональних даних. Письмова згода на обробку біометричних персональних даних суспільство у працівників, що перевіряється філії не отримувало.

Збираючи і зберігаючи в документах з кадрового обліку копії сторінок паспортів працівника, суспільство перевищило обсяг оброблюваних персональних даних працівника. Суспільство не надало судам першої та апеляційної інстанцій правових підстав для збору і подальшої обробки копій сторінок паспорта працівників і фотографій працівників.

Арбітражний суд залишив без зміни рішення Арбітражного суду Ростовської області, а апеляційну скаргу без задоволення.

Таким чином, у Вашому випадку потрібно отримувати 1 загальна згода на обробку персональних даних:

ЗГОДУ НА ОБРОБКУ персональних даних

Популярні питання

Справжнє згоду на обробку персональних даних діє з моменту подання
безстроково і може бути відкликана мною при поданні роботодавця (мається оператору)
заяви в простій письмовій формі відповідно до вимог законодавства Укаїни.

На закінчення відзначимо, що порядок зберігання документів визначається роботодавцем. Тобто всі документи на співробітника (навіть якщо вони потрібні бухгалтерії з метою, наприклад, надання вирахувань) можна зберігати в 1 місці (в відділі кадрів, в особистих справах).

І зовсім немає ніякої необхідності зберігати копії паспортів, військових квитків звільнених співробітників.

Подробиці в матеріалах Системи Кадри:

П'ЯТНАДЦЯТИЙ АРБІТРАЖНИЙ АПЕЛЯЦІЙНИЙ СУД

П'ятнадцятий арбітражний апеляційний суд в складі:

головуючого судді Оглядовий М.М.

суддів М.В. Соловйової, С.С. Філімонової

при секретарі судового засідання секретарем судового засідання Ковальової В.Ю.

від заявника: представника по довіреності Литвинової А.П. (Довіреність від 24.04.13 N 349/13 / д, терміном на 1 рік);

від зацікавленої особи: начальника відділу Романова А.Г. (Довіреність від 04.02.14 N 15-Д, терміном до 31.12.14);

за заявою товариства з обмеженою відповідальністю "МЕТРО Кеш енд Кері"

до зацікавленій особі Управлінню федеральної служби з нагляду в сфері зв'язку, інформаційних технологій і масових комунікацій по Ростовській області

про оскарження розпорядження,

прийняте в складі судді Бондарчук О.В.

товариство з обмеженою відповідальністю "МЕТРО Кеш енд Кері" (далі - товариство) звернулося в Арбітражний суд Ростовської області з заявою до Управління Федеральної служби з нагляду в сфері зв'язку, інформаційних технологій і масових комунікацій по ростовської області (далі - управління) про визнання недійсним розпорядження N П-61-0031 від 05.04.13 про усунення виявлених порушень.

Рішенням суду від 14.11.13 суспільству в задоволенні заявлених вимог відмовлено. Судовий акт мотивований тим, що доказів того, що припис є незаконним і порушує права і законні інтереси суспільства в сфері підприємницької та іншої економічної діяльності товариством не представлено.

Не погодившись з прийнятим судовим актом, товариство подало в П'ятнадцятий арбітражний апеляційний суд апеляційну скаргу, в якій просить рішення суду першої інстанції у справі скасувати. Скаргу мотивовано тим, що в матеріалах справи відсутні докази того, що фотографії та копії паспортів були отримані саме при укладенні трудового договору; фотографії та копії паспортів були саме затребувані роботодавцем.

Управління у відгуку на апеляційну скаргу просить рішення суду першої інстанції залишити без зміни, посилаючись на його законність і обгрунтованість.

Законність і обгрунтованість прийнятого судом першої інстанції рішення перевіряється П'ятнадцятим арбітражним апеляційним судом відповідно до гл. 34 АПК РФ.

Представник товариства в судовому засіданні підтримав викладені в апеляційній скарзі доводи, наполягав на скасуванні рішення суду першої інстанції.

Представник управління заперечував проти скасування рішення суду першої інстанції, пославшись на його законність і обгрунтованість.

Дослідивши наявні в матеріалах справи докази, оцінивши доводи апеляційної скарги, вивчивши відгук на апеляційну скаргу, вислухавши представників суспільства і управління, суд апеляційної інстанції дійшов висновку про те, що рішення арбітражного суду першої інстанції не підлягає скасуванню з наступних підстав.

В особистих справах працівників товариства зберігаються документи, що містять персональні дані, що перевищують встановлений пунктом 2 статті 86 ТК Україна обсяг оброблюваних персональних даних працівників, визначений Конституцією Укаїни, Трудовим кодексом Укаїни і іншими федеральними законами.

До незаконно оброблюваних персональних даних працівників відносяться копії сторінок паспорта, фотографії працівників.

Не погодившись з винесеним приписом товариство звернулося до арбітражного суду.

Повторно вивчивши матеріали справи, суд апеляційної інстанції дійшов висновку про те, що оспорюване суспільством припис є законним і обґрунтованим з огляду на таке.

При цьому основним документом є Трудовий кодекс Укаїни.

Згідно ст. 86 ТК РФ, з метою забезпечення прав і свобод людини і громадянина роботодавець і його представники при обробці персональних даних працівника зобов'язані дотримуватися такі загальні вимоги: при визначенні обсягу і змісту, оброблюваних персональних даних працівника роботодавець повинен керуватися Конституцією Укаїни, цим Кодексом та іншими федеральними законами .

До них відносяться: паспорт або інший документ, що засвідчує особу; трудова книжка, за винятком випадків, коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва;

страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;

документи військового обліку - для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу;

документ про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань -при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки;

довідка про наявність (відсутність) судимості і (або) факту кримінального переслідування або про припинення кримінального переслідування за реабілітуючими підставами, видану в порядку та за формою, що встановлюються центральним органом виконавчої влади, що здійснює функції з вироблення і реалізації державної політики та нормативно-правового регулювання в сфері внутрішніх справ, - при вступі на роботу, пов'язану з діяльністю, до здійснення якої відповідно до Кодексу, іншим федеральним законом не допускаються особи , Що мають або мали судимість, що піддаються або піддавалися кримінальному переслідуванню.

Статтею 65 ТК Україна передбачено, що забороняється вимагати від особи, що надходить на роботу, документи крім передбачених цим Кодексом, іншими федеральними законами, указами Президента Укаїни і постановами Уряду Укаїни.

Трудовий Кодекс Укаїни передбачає наступні документи, які повинен вести роботодавець:

У Постанові зазначено, що уніфіковані форми первинної облікової документації, повинні застосовуватися організаціями незалежно від форми власності.

Довід суспільства про те, що воно використовує фотографії, прикріплені скріпками до карток Т-2 для ідентифікації працівників судом апеляційної інстанції відхиляється, оскільки така ідентифікація повинна проводитися за документами, що посвідчують особу.

Крім того, використання фотозображення працівника для його ідентифікації відповідно до ч. 1 ст. 11 Федерального закону "Про персональні дані" є обробкою біометричних персональних даних. Така обробка допускається тільки з письмової згоди суб'єкта персональних даних. Письмова згода на обробку біометричних персональних даних суспільство у працівників, що перевіряється філії не отримувало.

Збираючи і зберігаючи в документах з кадрового обліку копії сторінок паспортів працівника, суспільство перевищило обсяг оброблюваних персональних даних працівника, встановлений Конституцією Укаїни, Трудовим Кодексом Укаїни і іншими федеральними законами.

Суспільство не надало судам першої та апеляційної інстанцій правових підстав, зазначених у Конституції Укаїни, Трудовому кодексі Укаїни та інших федеральних законах, для збору і подальшої обробки копій сторінок паспорта працівників і фотографій працівників.

Як було зазначено вище, вимога про визнання недійсним ненормативного правового акта може бути задоволено судом лише в разі одночасної наявності двох умов: невідповідність оспорюваного акта закону і порушення ним прав і законних інтересів заявника.

Суспільство перевищує встановлений пунктом 2 статті 86 ТК Україна обсяг оброблюваних персональних даних працівників, визначений Конституцією Укаїни, Трудовим кодексом Укаїни і іншими федеральними законами, здійснюючи обробку персональних даних працівників: копії сторінок паспорта, фотографії працівників.

Доказів того, що припис є незаконним і порушує права і законні інтереси суспільства в сфері підприємницької та іншої економічної діяльності товариством не представлено.

Крім того, судом першої інстанції встановлено, що у встановлений термін суспільство виконало розпорядження від 05.04.13 N П-61-0031 і надало управлінню документи, що підтверджують знищення фотографій працівників і копій сторінок паспортів працівників.

З огляду на, що оспорюване розпорядження відповідає вимогам законодавства Укаїни, крім того, суспільством не надано належних доказів, які б підтверджували факт порушення оспорюваним приписом його прав і інтересів в сфері підприємницької чи іншої економічної діяльності; не представлено достатньо доказів, що термін, зазначений у приписі, недостатній для його належного виконання, суд першої інстанції обґрунтовано відмовив товариству в задоволенні заявлених вимог.

При таких обставинах, у суду апеляційної інстанції відсутні підстави для задоволення апеляційної скарги товариства та скасування рішення суду першої інстанції.

Постанова може бути оскаржена в порядку, визначеному главою 35 Арбітражного процесуального Кодексу Укаїни, в Федеральний арбітражний суд Північно-Кавказького округу.

З повагою і побажанням комфортної роботи, Світлана Горшнева,

експерт Системи Кадри