Автоматизована система «централізованої підготовки та оформлення перевізних документів» (ас
Система Етра заснована на принципах використання електронного документообігу при взаємодії з користувачами послуг залізничного транспорту для організації перевезень вантажів.
Ключовою особливістю даної системи є наявність клієнтської частини, встановленої безпосередньо на робочих місцях клієнтів і партнерів залізничного транспорту, - АРМа ППД ( «Підготовка перевізних документів»), що дозволяє організувати електронний обмін даними.
Система Етра є результатом рєїнженірінга таких систем, як АРМ ТВК, АСУ залізницею, ЄК ІОДВ, інформаційні системи в ГВЦ і ЦФТО.
Організація обміну інформацією з клієнтами регламентується спеціальними договорами, де прописується склад інформації та відповідальність сторін, а також права на доступ до системи з боку клієнта. Поділ функцій і включення клієнта в процес оформлення документів виключає витрати часу на виконання працівниками залізниці невластивих їм функцій.
Структура і технологія системи Етра дозволяє виключити масу помилок, що виникають при зніманні інформації з паперових документів, тому що використовує принцип первинності електронного документа перед паперовим, раз і назавжди виключає проблему стикування результатів відправлення і прибуття.
Система Етра вперше використовує інформацію з заявки на перевезення при оформленні перевізних документів, що дозволяє зменшити обсяг ручної роботи при заповненні електронної накладної. Зв'язок перевізних документів із заявкою на перевезення вантажів дає можливість автоматизувати ведення облікової картки по цій заявці і забезпечити перехід до автоматизації підрозділів, які займаються контролем виконання заявок.
Ще один принцип даної системи - розрахунок провізної плати та тарифікація однією програмою в одному місці. Даний принцип дозволяє не проводити повторний контроль розрахунків відправлення і прибуття. Інформація, введена після прибуття (при раскредітованіе перевізних документів) є доповненням до тієї інформації, яка була введена при відправленні вантажу і отримана під час перевезення. Единственность бази даних дозволяє всім користувачам системи отримувати однакову інформацію (на станції, у клієнта, в ДЦФТО, в фінансово-економічній службі).
Система Етра взаємодіє з Системою фінансових розрахунків (ЄК АСУФР). Між системами існує угода про поділ зон відповідальності за функціями, зокрема: функції ЕК АСУФР - відкриття та ведення особового рахунку клієнтам, експедиторам; функції Етра - використання присвоєних кодів особових рахунків, отримання і використання сальдо особового рахунку та дебетование особового рахунку. Реалізовано взаємодія системи Етра з системами управління перевізним процесом - це АСОУП і Система лінійного району АСУ станцій. На перехідному періоді система Етра взаємодіє з тими системами, на зміну яким вона приходить - це ЄК ІОДВ, АКС ФТО.
Мета створення системи Етра - це повна електронізація документообігу, що супроводжує процес організації перевезення вантажів.
Основне призначення Автоматизованої системи "Централізованої підготовки та оформлення перевізних документів" (АС Етра)
Експлуатація системи Етра, перш за все, повинна вирішити питання підвищення якості, забезпечення повноти підготовки перевізних документів і розрахунків за перевезення у всіх видах сполучень за рахунок єдності вимог і надання можливості попереднього оформлення необхідної документації безпосередньо з робочого місця відправника вантажу. Одночасно знижуються витрати по перевірці та внесення змін до розрахунки будь перевезення, щодо недопущення помилок і налагодження взаємодії з платниками, клієнтами залізничного транспорту.
Електронний обмін даними з подальшим застосуванням електронного цифрового підпису дозволяє організувати більш оперативне, з повним інформаційним супроводом процесу перевезень, взаємодія вантажовідправників і залізниць на всіх етапах: від замовлення перевезення до видачі вантажу одержувачу.
АС Етра дозволяє:
- забезпечити захищене підключення інформаційного ресурсу клієнта з використанням загальнодоступних мереж зв'язку (в тому числі Інтернет) або через відомчу мережу передачі даних;
- розрахувати оцінний і (або) точний тариф;
- оцінити поточний стан розрахунків із залізницею;
- сформувати електронну заявку на перевезення вантажів і отримати результати узгодження. Узгодити заявку власником шляхів незагального користування;
- оформити транспортну накладну в електронному вигляді;
- отримати інформацію про прибулих, поданих, прибраних і відправлених вагонах;
- оформити отримання вантажу, що прибув;
- узгодити облікову картку за результатами виконання заявки на перевезення вантажів;
- отримувати виписки з особового рахунку і рахунок фактур;
- організувати обмін даними з діючими автоматизованими системами в організації;
- організувати доступ для отримання і використання необхідних актуальних електронних довідників, необхідних при контролі і формуванні електронної інформації (заявки, перевізні документи і інше): про станції, вантажах та вагонах, про одержувачам, портах і країнах, про оголошені конвенціях тощо;
Функції Автоматизованої системи «Централізованої підготовки та оформлення перевізних документів» (АС Етра)
Можливості, що надаються системою Етра клієнту, дозволяють мінімізувати паперовий документообіг, час і терміни оформлення перевезень:
· Подача заявки на перевезення;
· Отримання результату узгодження заявки;
· Оформлення накладної на основі заявки;
· Оформлення результатів навантаження;
· Отримання в електронному вигляді квитанції про приймання вантажу до перевезення;
· Отримання інформації про нештатні ситуації.
Для товарних касирів це дає можливість позбутися від ручного введення інформації за перевізними документами, використовуючи дані заявки та дані накладної, оформленої клієнтом. Товарним касиром реалізуються функцій різних перевірок:
· Відповідність інформації за заявкою;
· Наявність грошей на рахунку клієнта;
· Наявність конвенційних заборон і обмежень по даній перевезення.
Товарний касир на станції призначення виконує мінімум роботи по оформленню перевізних документів після прибуття:
· Додавання відомостей з перевезення, які виникли під час перевезення;
· Остаточний розрахунок за перевезення.
Система Етра надає працівникам ДЦФТО можливість отримання інформації про виконання заявок (в обсязі облікових карток) для контролю виконання замовлень.
Система Етра забезпечує ЦФТО можливість отримання повної інформації по всіх видах діяльності системи:
· Станом розрахунків (скільки грошей отримано за перевезення);
· Про порушення в процесі роботи.
Система Етра надає суміжним системам наступну інформацію:
· Результати розрахунків з перевезень (АСОУП, ЄК ІОДВ, ЄК АСУФР).
Також зберігається можливість забезпечити експедиторів інформацією і організовувати розрахунки з ними.
У систему Етра потрапляє вся інформація щодо імпортних і транзитних перевезень з моменту перетину кордону, що дозволяє взяти під контроль ці перевезення та організувати необхідну роботу з експедиторськими організаціями:
· Розрахувати гроші на майбутні перевезення, прийняті з-за кордону;
· Перевірити платоспроможність експедиторів.
Переваги та недоліки Автоматизованої системи «Централізованої підготовки та оформлення перевізних документів» (АС Етра)
Переваги: Вантажовідправник отримує можливість, по-перше, автоматизувати необхідні форми звітності та обліку власної продукції, скоротити час на підготовку документації, а також в реальному режимі часу отримувати інформацію про обсяги, номенклатурі занурених вантажів, нарахованих платежах і зборах, що використовується рухомому складі. Агент ФТО звільняється від непродуктивного ручної праці по введенню інформації за рахунок передачі; уважніше перевіряти правильність оформлення перевізних документів, що дуже актуально при нерівномірному пред'явленні великих обсягів до навантаження; скорочується час, що витрачається на оформлення документа.
Недоліки. У разі виявлення помилки або неточності переданої інформації час, що витрачається на оформлення перевізного документа, збільшується, так як всі поля, навіть поля відповідальності працівників залізниці, не доступні для коригування при первісної передачі. Щоб виправити або додати інформацію необхідно повністю оформити документ з штучно допущеною помилкою (наприклад, неправильно вказати дату фактичного навантаження), і тільки після цього поля стають доступними для проведення коригування.
В результаті організація електронного обміну дозволяє вирішити питання підвищення якості обслуговування клієнтів, повноти підготовки перевізних документів за рахунок єдності вимог. Крім того виключаються витрати за рахунок однократності введення інформації і многократности її використання.
Принципи взаємодії АСУ Вантажовідправника з АС Етра
З метою переходу на використання електронного документообігу при взаємодії зі споживачами послуг залізничного транспорту ВАТ «РЖД» успішно впроваджують автоматизовану систему централізованої підготовки та оформлення перевізних документів - Етра. Ця система дає ряд переваг як для працівників залізниці, так і вантажовідправників при оформленні перевезень. Будь-вантажовідправник має можливість підключитися до системи Етра і скористатися перевагами даної системи.
Якщо вантажовідправник (далі ГО) має власну систему оформлення та обліку перевізних документів (далі АСУ ГО), то виникає необхідність синхронізації процесів передачі та оформлення перевізних документів. В основному така синхронізація реалізована вантажовідправником у вигляді обробки документів на паперових носіях, наприклад передача накладної на станцію навантаження, а далі внесення інформації про платежі та збори з квитанції в власну АСУ для внутрішньої звітності. Коли обсяг перевезень збільшується, ця робота перетворюється на рутину, забирає багато часу, веде до збільшення витрат (транспорт, витратні матеріали та ін.). Також не виключається людський фактор: при обробці великої кількості паперових документів будь-якої, навіть найдосвідченіший працівник, може зробити помилку, яку потім складно відстежити і вчасно усунути.
Вимоги, необхідні для реалізації електронної взаємодії АСУ ГО з системою Етра:
· Наявність власної АСУ, що має необхідні інтерфейси доступу;
· Наявність підключення до системи Етра.
На даний момент реалізовано таку взаємодію на прикладі великого вантажовідправника, що використовує корпоративну систему Бос Корпорація та Етра. На малюнку 10.42.1 приведена схема інформаційних потоків цієї реалізації.
Малюнок 10.42.1 - Схема інформаційних потоків
Опис інформаційних потоків за схемою:
1. Користувачі АСУ ГО формують план відвантажень на наступний місяць до встановленого залізницею терміну (в залежності від виду сполучення) і повідомляють про готовність адміністратору Шлюзу.
2. Адміністратор Шлюзу виконує передачу заявок на перевезення вантажів в Етра натисненням однієї кнопки, при цьому заявки формуються в ЕТРАНе в стані «Заготівля».
3. На екранних формах АСУ ГО відображається успішність передачі даних плану відвантажень в якості заявок в Етра, відповідно до прив'язкою рядків плану зі сформованими (або не сформованими) заявками. Якщо при передачі виникали помилки, то на формі будуть присутні їх опису. При цьому користувачам АСУ ГО відповідальним за формування плану відвантажень пропонується внести виправлення у відповідності з описом помилки. Після усунення помилок, користувачі АСУ ГО інформують про це адміністратора Шлюзу і знову виконуються дії 2-3 по циклу до максимального усунення всіх помилок.
4. Якщо якісь помилки так і не вдалося усунути, співробітник ГО відповідальний за узгодження заявок на перевезення, вводить непередані дані в Етра через АРМ ППД і переводить їх в стан «На погодженні». Потім той же співробітник візуально перевіряє заявки в стані «Заготівля», передані в Етра допомогою Шлюзу, і переводить їх в стан «На погодженні». Далі, заявки проходять узгодження в ДЦФТО і ЦФТО.
6. На підставі узгодженого і затвердженого плану відвантажень користувачі АСУ ГО, відповідальні за оформлення і обробку залізничних накладних, у міру здійснення перевезень виробляють формування накладних в АСУ ГО за добу до передбачуваної відвантаження. Після створення накладної користувач перевіряє візуально всі реквізити автоматично створеної накладної та виробляє передачу в Етра натисненням однієї кнопки. Передача здійснюється за допомогою Шлюзу, який обробляє запити на передачу накладних з АСУ ГО. При цьому в ЕТРАНе на основі переданих даних формується накладна на перевезення в стані «На візуванні».
8. На екранній формі АСУ ГО відображається стан, яке має накладна в ЕТРАНе, синхронно зі зміною стану.
9. На екранній формі АСУ ГО відображається результат візування накладної співробітниками залізничної станції.
10. Якщо накладна переходить в стан «завізувати», співробітник, який відповідає за оформлення залізничних накладних в ЕТРАНе, за допомогою АРМ ППД вводить в цю накладну відомості про завантаження і переводить в стан «Завантажено».
11. Співробітник залізничної станції виробляє остаточне оформлення перевезення і переводить накладну в стан «Вантаж прийнятий до перевезення».
12. Шлюз передає в АСУ ГО дані з накладної, що цікавлять ГО: номер вагона, реальна вага вантажу, провізні платежі і збори, дата відправлення і ін.
Електронний цифровий підпис в Автоматизованої системи «Централізованої підготовки та оформлення перевізних документів» (АС Етра)
Послуга «Електронний Цифровий Підпис» включає в себе випуск, обслуговування сертифікатів ключів підпису для забезпечення юридичної значимості в системах електронного документообігу корпоративного і міжгалузевого рівня, а також надання в режимі реального часу інформації про актуальний статус сертифікатів. Для демонстрації цієї послуги була організована видача сертифікатів ключів підпису транспортним організаціям в тестове використання на безоплатній основі (терміном на три місяці).
Єдина інформаційна технологія надання - споживання транспортних послуг, виставлення рахунків і їх оплати, що здійснює облік, контроль і розрахунки в режимі реального часу, може бути реалізована об'єднанням автоматизованої системи централізованої підготовки та оформлення перевізних документів Етра, АСУ фінансами і ресурсами і інших забезпечуючих систем і підсистем . Таким чином, введення в систему Етра технології ЕЦП на базі послуг, що надаються інфраструктурою засвідчувальних центрів «Компанії Транстелеком» для забезпечення юридичної значимості електронного документообігу, закладе основу створення і формування єдиної транспортної лічильно-фінансової системи залізничного транспорту з дотриманням необхідних вимог інформаційної безпеки.
1. Перерахуйте основні завдання ЕК АСУФР?
2. Назвіть основні етапи розробки системи?
3. Призначення ЕК АСУФР?
4. Принципи побудови ЄК АСУФР?
5. Функції системи ЕК АСУФР?
6. Система ЕК АСУФР / Ц - мережевий рівень управління, перерахуйте її функції?
7. Система ЕК АСУФР / Д - дорожньо-лінійний рівень управління, перерахуйте її функції?
8. Поясніть інформаційну взаємодію між рівнями ЄК АСУФР?
9. У чому полягає принцип відкритості системи ЕК АСУФР?
10. Назвіть фактори розвитку ЄК АСУФР?
11. Назвіть цілі розвитку ЄК АСУФР?
12. Обґрунтуйте необхідність створення ІАС КУП?
13. Призначення системи ІАС КУП?
14. Функції системи ІАС КУП?
15. Назвіть основне призначення системи Етра?
16. Перерахуйте функції системи Етра?
17. Назвіть особливості функціонування системи АС Етра?
18. Перерахуйте можливості системи Етра?
19. Назвіть переваги і недоліки АС Етра?