Автоматизація діловодства 2

Автоматизація діловодства

Спочатку деякі терміни, щоб надалі не плутати про що йде мова.

Документована інформація (документ) - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. [1]

Діловодство - це специфічний напрямок діяльності, який займається складанням, оформленням документів, їх обробкою і зберіганням. [2]

Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення називається документообігом. [3]

Вся документація організації ділиться на три документопотока:
  • вхідні (надходять) документи;
  • вихідні (відправляються) документи;
  • входять, з якими виконавець не встиг ознайомитися;
  • в pa6оте, які чекають його дій;
  • на контролі, за якими він чекає дій від інших виконавців.
  • У технологічному ланцюжку обробки і руху документів можна виділити етапи:
  • прийом і первинна обробка документів;
  • попередній розгляд і розподіл документів;
  • контроль за виконанням;
  • виконання документів і відправка.

    • Принципи автоматизації діловодства

    З точки зору системи автоматизації діловодства, документ, як правило, розпадається на тіло документа - файл (файли), вся змістовна робота з яким зазвичай ведеться поза рамками системи діловодства, і реєстраційну картку, яка містить усі реквізити документа, з якої власне і йде робота. Файлів може і не існувати, документ може залишатися в паперовій формі.

    Автоматизовані системи діловодства діляться на два класи. До перших відносяться системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук і їх вилучення з метою передачі в додатки, які вміють з ними працювати. До другого класу відносяться системи управління електронним документообігом (Суед, DMS (Document Management System)). На них покладено функції управління документами на шляху проходження від одного користувача - посадової особи до іншої з можливістю контролю за їх переміщенням з фіксацією всіх змін та супроводжуючих резолюцій. У готових системах одного класу можуть зустрічатися функції іншого класу.

    В даний час основна концепція автоматизації документообігу базується на принципах управління бізнес-процесами (потоками робіт, WorkFlow), в ході виконання яких створюються і рухаються документи. Іншими словами, це організація і управління процесами створення документів на основі послідовної обробки різними користувачами інших раніше існуючих документів. Але для функціонування систем класу WorkFlow, діловодних процесів організації повинні бути строго структуровані і формалізовані, що зустрічається далеко не завжди. Тому система повинна мати функцію, що дозволяє організувати і спланувати виконання робіт з документами, як по заздалегідь визначеним маршрутним технологічними схемами, так і з наданням виконавцям певної свободи в ухваленні рішення на своєму рівні.

    З найважливіших характеристик Суед фахівці зазвичай виділяють наступні:
  • програмна платформа (система, що забезпечує зберігання і пошук документів, а також система обміну повідомленнями. В даний час використовується архітектура "клієнт / сервер");
  • підтримка розподіленої обробки інформації;
  • можливості масштабування (набір підтримуваних платформ; максимальне число користувачів; число рівнів вкладеності структур);
  • відкритість архітектури і можливість інтеграції з іншими додатками;
  • типи документів, з якими працює система (формати документів; підтримка роботи зі складеними документами і декількома версіями документа; зв'язку документів (один документ може бути відповіддю на інший або може бути породжений при виконанні попереднього документа); спільне використання електронних і звичайних (паперових) документів );
  • колективна робота групи виконавців над одним (або декількома) документами;
  • можливість роботи з "вільної" схемою (без жорсткої фіксації маршрутів);
  • засоби для визначення маршрутних схем проходження документів;
  • можливості контролю за проходженням документів;
  • спосіб оповіщення посадових осіб;
  • особливості налаштування продукту для потреб конкретного замовника (наприклад, реєстраційна картка повинна містити всі необхідні реквізити); наявність локалізованого (русифікованого) інтерфейсу;
  • засоби регламентації доступу і криптозахисту;
  • засоби оповіщення про порушення в регламенті проходження документів;
  • орієнтація на традиційну українську концепцію документообігу.

    • Системи управління електронними архівами характеризуються такими функціями:

    Система повинна забезпечувати введення, обробку, зберігання, реєстрацію документів, отриманих від множинних джерел: по мережі, з дисків, модемів і сканерів.

    Централізоване сховище даних дозволяє вирішити цілий ряд проблем:
  • можливість оперативного отримання цілісної і несуперечливої ​​інформації;
  • організація збору, зберігання та актуалізації розрізненої інформації;
  • висока надійність і керованість системи, швидкий і підконтрольний доступ користувачів до інформації;
  • економію коштів за рахунок зосередження обслуговуючого персоналу в одному місці;
  • можливість централізованого розвитку обчислювальних засобів.

    • Атрибутивний та контекстного пошуку.

    Функції систем автоматизації діловодства.

    робота через Інтернет

    В системі реалізується Web- сервер діловодства, що забезпечує доступ до даних про документи і самим документом з будь-якого локального або віддаленого комп'ютера через мережу Internet (Intranet). Користувачеві надається можливість для формування запиту на пошук документа або групи документів, зареєстрованих в системі.

    пошук документа за реквізитами

    відповідність вимогам діючих діловодних стандартів.

    Система повинна відповідати існуючої діловодної практиці, підтримувати повний життєвий цикл документа в організації: від його первинної реєстрації до списання в справу. Система повинна пройти державну сертифікацію на відповідність ДСТУ з діловодства.

    Створення систем діловодства для організацій, які мають особливі вимоги щодо захисту інформації, проводяться з урахуванням вимог Гостехкомиссии і ФАПСИ. Необхідно забезпечити сумісність системи з будь-якими спеціальними засобами захисту інформації, в тому числі сертифікованими, що дозволить узгодити її використання з уже діючих стандартів безпеки.

    Каталог рефератів: в тексті?
    У роботі не дістає будь-яких картинок?
    Документ відформатований некоректно?
    Ви можете завантажити правильно отформатированную роботу
    завантажити реферат