Асортиментна специфікація до договору, порятунок довгострокових контрактів

У компаніях, що спеціалізуються на продажах-практика визначення остаточного асортименту вже після підписання основного договору, стандартний робочий момент.

Як правильно оформити угоду, якщо контракт укладений на довгостроковий період, а партії товару змінюються з кожною поставкою?

У разі, коли на етапі укладення контракту партнери не узгодили асортимент товару, передбачена можливість прописати в договорі регламент його підбору.

Тобто потрібно перерахувати, в якому порядку і якими документами буде визначена номенклатура продукції на момент її відвантаження.

Один з таких документів - це специфікація до договору поставки. яка представляє собою його невід'ємну частину також асортимент можна вказати в додаткових угодах, в заявках і замовленнях або товарних накладних і рахунок-фактурах, що обов'язково вказується в контракті.

Інформація цієї статті буде корисна приватним підприємцям і співробітникам організацій, що працюють над оформленням угод.

Детально розберемося в формах, навчимося правильно заповнювати документ, і наведемо зразок договору специфікації.

Для чого потрібен цей документ ми вже розібрали, тепер розберемо його структуру. Словник політехнічних термінів привів формулювання: специфікація - табличний бланк, який вказує склад виробу, що містить позначення основних компонентів, їх назву і кількість.

До специфікації не пред'являються жорсткі вимоги і відповідно немає потреби в подобі єдиним зразком.

Форма специфікації до договору поставки довільна і діє з моменту підписання. Найчастіше це таблиця з необхідною кількістю рядків.

Нижче перерахований перелік можливих, але необов'язкових пунктів документа і залежать вони від його різновиду.

• Дане доповнення до договору повинно мати найменування, порядковий номер і дату.
• Час останньої коригування із зазначенням відповідальної особи.
• Фірмова марка або логотип компанії правовласника.
• У специфікації, зібраної з декількох листів, вказується кількість сторінок і структура документа.
• Приводиться розшифровка абревіатури, перераховуються використовувані терміни і позначення.
• Матеріальні умови угоди.
• Технічні графіки, креслення і малюнки.
• Вимоги по техніці безпеки.
• Вказуються умови по сертифікації продукції.
• Норма контроль з критеріями перевірки або зразками.
• Відповідальна особа в роботі над специфікацією.
• Терміни доставки.
• Умови відмови від товару або перегляд характеристик.
• Умови оплати, якщо такі потрібні і не прописані в договорі поставки.

Після двостороннього підписання-бланк уточнення набуває статут повноцінного юридичного документа, рівнозначного основним договором.

Судова практика довела: форма специфікації до договору купівлі / продажу та поставки, з проставленими підписами уповноважених осіб і штампами покупця, доводить факт відвантаження товару.

різновиди специфікацій

Найбільш поширені види специфікацій:

1. Вантажно-розвантажувальні роботи - супровідний документ на поставлену партію товару. При наявності окремих вантажних місць, оформляється помісне перерахування.
2. Додаток договору - основна складова документа поставки.
3. Додаток до рахунку - невід'ємна частина розрахункового документа.

Оформляється бланк на момент поставки і розфасовки товару для планованої транспортування і є первинним обліковим документом для бухгалтерії.

Перелік товарів вказується в окремих графах із зазначенням маси брутто, в тому випадку коли товар відпускається в тарі, її маса прописується на зворотному боці бланка.

Увага! Для зручності роботи з специфікацій, рекомендується організаціям постачальникам розробити свій бланк-шаблон і прописати це в обліковій політиці компанії.

Заповнюємо документи правильно

Договір поставки повинен обов'язково посилатися на специфікацію. Одного програми зразка недостатньо обов'язково вкажіть, що це основний документ для даного контракту.

Зразок договору специфікації друкується на окремій сторінці, його необхідно підписати сторонами до реалізації.

Без узгодження ви ризикуєте придбати товар, який не відповідає необхідним характеристикам, що неминуче призведе до судових позовів і зайвим фінансовим витратам.

Відсутність навіть однієї з розписів сторін, що уклали угоду, послужить причиною для невиконання даної специфікації. Тільки двостороннє підписання документа надає йому юридичну силу.

Договір і лист специфікації друкуються в декількох примірниках, за загальною кількістю партнерів по операції.

Головна вимога щодо заповнення: неодмінно в шапці повинні бути вказані-дата підписання, порядковий номер із зазначенням до якого договору є додатком.

У великих холдингах з однієї і тієї ж компанією можуть бути оформлені різні договору, уважно перепишете номер і дату укладення основного контракту.

Заповнюючи специфікацію, перевіряйте чи правильні реквізити сторін-назва постачальника і покупця, вказуються вони спочатку і в кінці договору і обов'язково повинні відповідати основному документу.

Повторимося, що наявність на специфікації розписів і штампа організації, а також зазначення дати - обов'язкові.

При порушенні переліку специфікації при реалізації товару спричинить штрафні санкції за невиконання договірних умов.

Укладання довгострокових контрактів на поставку з розбивкою на періоди з перевіреними постачальниками гарантує якість продукції, заповнений стокнот до договору стане асортиментним переліком в кожному випадку окремо.

Завчасно пропишіть в основному документі умови і дату поставки і оплати, на вимогу і місця розвантаження.

Пам'ятайте правильне оформлення документації вбереже підприємство від маси проблем з безліччю перевіряючих інстанцій.