Asana в деталях, і як її використовувати
Що таке асана
Асана - не просто список завдань, а ціла система дрібних інструментів які допоможуть замінити майже будь-який додаток з управління завданнями, взаємовідносинами з клієнтами, проектами і багато іншого. Відразу скажу що існує тільки англійська версія.
Чуйність додатки настільки висока, що іноді здається що це не веб - а локально встановлена програма. Майже всім можна керувати за допомогою лише клавіатуру.
Відразу в бій
Ось так виглядає мій робочий стіл (це при ширині монітора 1280, при більш менших розмірах - сайт адаптується по-різному):
Якщо це виглядає масивно або складно, то це лише перше враження. Давайте розберемо все по поличках.
Як вона влаштована
Першими в ієрархії стоять робочі столи (workspaces). Вони зручні для поділу доступу по групах (один робочий стіл для роботи, інший для сім'ї і т. Д.). До одного робочого столу можуть мати доступ безкоштовно до 30 користувачів, далі платно. Є два типи робочих столів - стандартний і власні проекти. У цій статті будуть розглядатися тільки стандартні робочі столи. Кому цікаво про власні проекти - можна почитати на блозі.
Тут видно відразу все робочі столи і проекти, але щоб сфокусуватися краще перейти на робочий стіл в якому ми хочемо працювати. Робиться це натисканням на заголовок проекту.
Користувачів можна додавати як до всього робочого столу (будуть доступні всі проекти), так і тільки давати доступ до одного проекту.
При виборі одного проекту, тега або користувача - у вікні завдань будуть показані тільки ті що відповідають вибору.
У моїх завдань знаходяться всі завдання які призначені даному користувачеві.
Тепер подивимося на всі завдання проекту:
Статус завдань, призначеного користувача і заголовок можна змінювати прямо зі списку. Так само щоб створити заголовок досить просто додати до кінця імені двокрапка.
Завершення завдання поміщаються в верх списку, а щоб вони звідти зникли - їх можна архівувати (наприклад до кінця дня коли робиться огляд виконаного за день):
Також тут доступні базові функції:
З цікавих функцій тут є:
Де можна дізнатися більше або побачити приклади роботи
Приклад використання для невеликої веб студії
Ми команда з 5-ти осіб які роблять сайти на рейках (Ruby on Rails):
- Менеджер Проекту / Таск Менеджер / відносини з клієнтами
- Дизайнер / UI / UX
- Фронт-енд дев / UI / UX
- Бек-енд дев / Моделі / База даних
- Бек-енд дев / Контролери / хелперів / Тести
Для кожного сайту ми створюємо проект. Всі завдання розділені заголовками пріоритетів які відповідають сторінках сайту (див картинку вище з завданнями). Черговість завдань в списку для нас не важлива, для цього ми використовуємо теги. Ось список пріоритетів виконання завдань в залежності від тега (по убутному):
Також є тег документація який присвоюється до інформативним завданням. Їх виконувати не потрібно. Ще багато інформації зберігається в заголовках пріоритетів для кожної сторінки.
Для подзадач ми використовуємо текстовий список де перед кожним елементом стоять порожні квадратні дужки, а в кінці кожного елемента ім'я того хто повинен буде виконати це завдання. Під подзадача має відступ в два пробілу від батьківської підзадачі.
Майже всі завдання проходять наступний цикл життя:
Але звичайно не всі завдання проходять гладко, в різних ситуаціях потрібні різні дії:
Те ж саме тільки в картинках
Ось цим займається Такс Менеджер
А ось цим все (включаючи Таск Менеджера)
Чому ми не використовуємо вбудовані підзадачі
результати
В кінці кожного дня можна проаналізувати статистичні дані .:
- Кількості закритих завдань за день
- Кількості залишилися призначених завдань для кожного члена команди
Ось так вже працюємо близько місяця, за цей час:
- Продуктивність зросла відчутно
- Час витрачається на reddit, reader і інші не відносяться до роботи сайти впало в середньому з 2-х годин на людину до 30 хв (RescueTime)
- Більше ніхто не скаржиться що йому нема чого робити
- Менше багів і менше забутих для виконання речей
- Більш реалістичний розрахунок термінів