Терміни та порядок видачі трудової книжки працівнику

Трудова книжка є в нашій країні головним документом громадянина, який дозволяє отримати відомості про його трудовий стаж.

Документ має затверджену єдину форму і заводиться на початку професійної діяльності громадянина.

Правила видачі, оформлення і повернення трудових книжок регламентуються положеннями Трудового Кодексу РФ.

По ряду причин може знадобитися повторна видача нової книжки або дубліката документа. Затримка видачі може статися як з вини роботодавця, так і з вини співробітника.

Загальна інформація

Що потрібно для отримання трудової на руки?

Трудова книжка - це документ, який підтверджує факт професійної діяльності працівника. У трудовій книжці відображається інформація про місця роботи, займаних посадах, стаж громадянина. Документ оформляється на бланку уніфікованої форми.

Трудовим Кодексом регламентуються процедури видачі, обліку, зберігання і повернення трудових книжок. У зв'язку з особливою важливістю даних документів кадрові служби підприємств повинні приділяти особливу увагу організації роботи з трудовими книжками співробітників.

Існує три способи отримання документа:

Видача трудової книжки роботодавцем при першому влаштуванні на роботу. Громадянин, у якого відсутній досвід роботи, отримує документ при оформленні трудового договору на своїй першій роботі. Даний спосіб первинного отримання документа є основним. Невірне заповнення документа або використання недійсного бланка може привести до виникнення у громадянина проблем при подальшому пред'явленні документа на нових місцях роботи.

Видача документа випускникам ВНЗ. Даний спосіб зустрічається досить рідко, оскільки навчальні заклади по ТК Україна не зобов'язані видавати випускникам трудові книжки. Подібна процедура є добровільною. При наявності у випускника ВНЗ готової трудової книжки при працевлаштуванні йому слід сповістити про це роботодавця.

Купівля чистої трудової книжки. При бажанні громадянин може купити стандартний бланк. Подібний варіант часто використовують ті, у кого стара трудова книжка має небажані записи (наприклад, про звільнення за статтею). Згідно із законом роботодавець не повинен використовувати подібну трудову і застосовувати власні бланки, закуплені у ліцензованих постачальників. Самостійне заповнення і підробка даних може привести до небажаних наслідків, включаючи адміністративну відповідальність.

Зразок заяви на видачу копії трудової книжки.

новий документ

Необхідність оформлення нової книжки виникає при працевлаштуванні людини без даного документа, який може бути відсутнім з наступних причин:

1. Первинне працевлаштування.
2. Втрата минулого документа.
3. Псування минулого документа.

При прийомі на роботу громадянина, який не має досвіду роботи, роботодавець зобов'язаний протягом тижня оформити для нього трудову. Дана процедура не представляє складності для працівників кадрової служби підприємства, оскільки детально прописана в законодавстві.

Складнощі можуть виникнути при необхідності видачі нової трудової книжки працівника, який вже її мав, але вона була загублена або зіпсована. При бажанні співробітник має право звернутися до минулого роботодавцю з метою отримання дубліката, з яким він потім приходить за новим місцем роботи.

Але часто виникає ситуація, коли співробітник з різних причин не бажає або не може отримати дублікат.

У подібному випадку за законом роботодавець повинен отримати від нового співробітника письмову заяву. в якому працівник просить видати новий документ, вказуючи причину відсутності старої трудової книжки (втрата, псування).

Наявність заяви, підписаної особисто співробітником, буде доказом видачі нового документа з ініціативи самого працівника.

В цьому випадку подальші претензії працівника при знаходженні їм старої трудової і бажання об'єднати дані про минулому і поточному трудовий стаж в одному документі можуть бути відображені роботодавцем шляхом пред'явлення працівнику його власної заяви. Згідно із законом видача за подібним заявою нової трудової книжки автоматично анулює стару книжку.

Ніяких наслідків для працівника володіння декількома трудовими не несе, оскільки при розрахунку пенсії всі дані будуть підсумовуватися. В даному випадку роботодавцю досить видати співробітникові копію його заяви, яку можна буде пред'явити в майбутньому для обгрунтування наявності декількох трудових книжок.

Видача дубліката можлива в двох випадках:

1. Внесення помилкових записів.
2. Втрата документа.

Згідно із законом кадровики можуть виправити помилки, допущені при заповненні книжки співробітника. Для цього достатньо визнати помилкові відомості недійсними.

Але працівник може при бажанні вимагати заміни документа з помилковими записами. Для цього він пише заяву з проханням про заміну документа. що містить в собі визнані недійсними записи.

Вартість нового бланка працівник не оплачує. Всі відомості зі старої трудової книжки повинні бути досконально перенесені в новий документ з урахуванням виправлення недійсних записів в старому документі.

У разі втрати документа після звільнення зі старого місця роботи і до пристрою на нове місце працівник має можливість направити попереднього роботодавця заяву з проханням про видачу дубліката втраченого документа.

Колишній роботодавець протягом 15 днів зобов'язаний задовольнити дане прохання.

Дублікат повинен відповідати втраченого документу, ніяких доповнень і виправлень не допускається.

При отриманні дубліката через втрату документа працівник особисто оплачує новий бланк.

В обох випадках необхідно отримати підтвердження про отримання співробітником дубліката, завірене його підписом. Зробити подібну запис можна безпосередньо на заяві з проханням про видачу дубліката (внизу, на зворотному боці).

При видачі дубліката замість документа з помилковими записами громадянину надається не тільки дублікат, але і стара трудова книжка. Даний момент, також, фіксується в письмовій формі і підтверджується підписом працівника.

Зразок заповнення заяви на видачу дубліката трудової.

терміни оформлення

Трудова книжка повинна видаватися безпосередньо в день звільнення. При прийомі співробітника без досвіду трудової діяльності, кадрові працівники підприємства зобов'язані протягом тижня оформити для нього новий документ.

Видача дубліката документа повинна бути здійснена протягом 15 днів (після отримання заяви з цим проханням).

затримка видачі

Як забрати документ при звільненні? Трудова книжка може бути не видана в покладений термін з наступних причин:

Співробітник відмовляється від повернення документа (наприклад, через незгоду з вказаною в документі причиною звільнення).

Роботодавець навмисно не видає документ (наприклад, прагнучи примусити його до виконання залишилася роботи вже після оформлення звільнення).

Якщо видача документа затягується через відсутність співробітника або його небажання отримувати документ на руки, то роботодавцю необхідно відправити письмове повідомлення. В даному листі слід викласти прохання до співробітника про явку в організацію для отримання своєї трудової книжки, або попросити його згоди на отримання документа поштою.

Працівник може звернутися з письмовим запитом на отримання трудової.

За запитом документ повинен бути виданий протягом трьох робочих днів.

Якщо трудова не видається вчасно з вини організації, роботодавець може понести матеріальну відповідальність.

При наявності доказів того, що співробітник через відсутність документа не зміг влаштуватися на іншу роботу або був звільнений з помилковою статті, роботодавець за законом зобов'язаний відшкодувати працівникові втрачений заробіток за минулий після звільнення період.

випуск наказу

Видача трудової книжки стає можлива після припинення трудового договору. Підстава для його розірвання - відповідний наказ (або розпорядження) керівника організації. Співробітник зобов'язаний поставити підпис в розписці про ознайомлення з внесенням записів до трудової.

Складання акта про відмову

Якщо співробітник відмовляється поставити свій підпис, виникає необхідність складання відповідного акту. В акті вказується, що при свідках працівник кадрової служби запропонував звільняється співробітнику поставити підпис і пояснив необхідність цієї дії, зазначеного в законі, але отримав відмову.

В акті вказується дата і ставляться підписи співробітника кадрів і свідків (наприклад, менеджера з персоналу і керівника організації).

Зразок акта про відмову працівника отримати трудову книжку.

Порядок отримання в іншому місті

Якщо співробітник знаходиться в іншому місці, роботодавець повинен відправити йому повідомлення і викласти в ньому прохання про явку за місцем видачі трудової.

При неможливості особистої явки роботодавець повинен в листі попросити згоди працівника на відправку трудової поштою.

Таким чином, трудова книжка - це документ, що підтверджує професійну діяльність працівника. Трудовим Кодексом регламентуються процедури видачі, обліку, і повернення документа. По ряду причин у громадянина може виникнути необхідність в повторному отриманні нової трудової, або дубліката старого документа.

Трудова книжка може не видаватися працівникові в день звільнення з його вини, або з вини роботодавця.

Якщо співробітник відмовляється при звільненні отримувати книжку на руки, виникає необхідність складання відповідного акту.

При неможливості особистої явки роботодавець повинен відправити співробітнику повідомлення з пропозицією отримання документа поштою.

Зразок повідомлення про необхідність отримання трудової книжки або дачі згоди на її відправку поштою.

Чи не знайшли відповіді на своє питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:

+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)

Це швидко і безкоштовно!