16 Рад тайм-менеджменту
Г ОВОР, що тим, хто володіє здатністю ефективно розпоряджатися часом, вдається заощадити півжиття.
У цьому можна переконатися самостійно років через 20-30, але вже сьогодні ці навички можуть допомогти кожному:
- працювати над проектами швидше без шкоди для якості;
- виконувати завдання без напруги;
- бути більш продуктивними;
- залишати час для себе і радіти життю, і нарешті ...
- встигати все.
Саме так вдається досягти особистої ефективності всім успішним людям, які дуже продуктивні.
Сьогодні кожен може навчитися оптимально використовувати свій час. Для цього слід взяти на озброєння кілька простих правил.
1. Робота в певні години
Якщо деякий час поспостерігати за своїм організмом, кожна людина зможе визначити власні біоритми, в тому числі і годинник, на які припадає пік активності. Саме в цей час можна працювати з максимальною ефективністю. Таким чином вдасться встигнути багато за невеликий проміжок часу.
2. Розстановка пріоритетів
Щоб не витрачати більшу частину часу на незначні завдання, важливо розмежувати намічені справи за ступенем важливості. Критерії можуть бути різними: від терміновості проекту до фінансової мотивації.
3. Фільтрація інформації
4. Поштова скринька, соцмережі і сайти повинні допомагати, а не «пожирати» час
5. Рутинну роботу краще автоматизувати
У кожного веб - працівника існують дії, які виконуються щодня. Відвідування одних і тих же сторінок, поштових сервісів та ін. Зручно, коли ці завдання виконуються автоматично. Наприклад, можна не закривати сторінки в кінці дня, щоб браузер відновлював попередню сесію.
Щоб постійно бути в курсі стану своєї пошти, можна встановити програму, яка буде видавати повідомлення про надходження нових листів.
6. Концентрація на одному завданню
Чим більше справ виконується одночасно, тим нижче ККД. Не слід переходити до нової задачі до того, як буде завершена попередня.
7. Корисний досвід професіоналів
У кожній сфері діяльності напевно знайдуться фахівці, які знають деякі прийоми, що допомагають їм полегшити працю, керувати часом. Їх поради можуть допомогти багаторазово збільшити свої результати.
8. Свій офіс
Робота вдома часто пов'язана із зайвими можливостями відволіктися, особливо, якщо вдома знаходиться хтось із родичів. Якщо зняти офіс, продуктивність онлайн-працівника може збільшитися стократ. Окреме робоче місце допоможе сконцентруватися на справі і не відволікатися.
9. Планування
Правило 10/90 говорить: 10% часу, витраченого на планування до початку реалізації завдання, заощадить 90% протягом її дозволу. Планувати необхідно від більшого до меншого, переходити від довгострокових планів до короткострокових.
Складне завдання краще розділити на дрібні підзадачі, за принципом дерева рішень, основне завдання - стовбур дерева, а підзадачі - його гілки. «Розгалужену» можна займатися до тих пір, поки реалізація плану не стане простою і прозорою.
10. Жаба на сніданок
Брайан Трейсі, один з найуспішніших бізнес-консультантів, називає «жабою» найнеприємніше і важливу справу, яку потрібно виконати протягом дня. Відкладаючи його, формується надлишок емоційного напруження і пов'язані з цим небажані наслідки. Слід почати день саме з цієї справи - ви отримаєте позитивний заряд на цілий день.
11. Слово «ні» економить час
Важливо навчитися відмовляти і говорити «ні» завданням (і людям), які не входять до числа обраних.
12. Чистий стіл
Ефективні бізнесмени працюють за прибраним столом. Кошик для сміття - один з найбільш дієвих інструментів по управлінню часом.
13. Принцип рівноваги
Необхідно контролювати, щоб у житті все було в рівновазі. Це справедливо і для балансу між робочим і особистим часом. Навіть якщо працювати до знемоги, все одно не вийде обдурити організм, і якщо не зупинитися самостійно, він зробить це примусово. А це не входить в плани ефективного управління часом!
14. Правильні інструменти
Слід критично оцінити і по можливості вдосконалити свій арсенал. Можливо, низька швидкість Інтернету або роботи ноутбука - це одні із чинників неефективного використання свого часу.
Для роботи з завданнями є відмінні зручні сервіси. Так, для створення особистих to-do списків підійдуть системи Remember the milk, Wunderlist.com, Todoist і інші, які можна підібрати на свій розсуд зі списку. А для командної роботи над завданнями можна і потрібно використовувати звичайно ж Worksection, Basecamp, Trello, Teamlab, або підібрати щось своє серед схожих систем.
15. Розмірений темп
Працюючи, не варто аж надто поспішати, в іншому випадку ефект від роботи буде протилежний очікуваному: більшість помилок допускається через поспіх, і в результаті або робота завершується пізніше терміну, або вона повертається на доопрацювання.
16. Візьміть вихідний
Уміння знайти час для вихідного дуже важливо для ефективного управління часом. Відпочинок дозволяє відновити всі ресурси організму - втомлений працівник навряд чи зможе все встигнути. Тому, коли ви відпочиваєте, ви також займаєтеся тайм-менеджментом!