10 Золотих правил планування свого часу, онлайн-журнал - територія Інфобізнес

Великий привіт всім Новомосковсктелям онлайн-журналу! Давно в голові крутилася ідея написати статтю, пов'язану з тайм-менеджментом і виписати наіболеееффектівние способи планування робочого часу. А тут днями один з Новомосковсктелей нагадав про це і я вирішив сьогодні поділитися з вами своїми міркуваннями з цього приводу.

Упевнений, що кожен з вас дуже багато раз помічав за собою: на кшталт весь день працюєш як проклятий, неймовірно зайнятий чимось, але до кінця дня, замислюючись над тим, що сьогодні встиг зробити, з великим подивом розумієш - істотного результату немає.

Як зазвичай проходить день у середньостатистичного Украінаніна? Прокинувся, поїв (якщо вже є, що їсти). Поїхав на роботу з думками: "Сьогодні важливий день. Сьогодні все потрібно встигнути! Приїхав, сів за робочий стіл і дивишся намонітор: Так-с, з чого б краще почати .... Треба б пошту перевірити ..., ну і в контакт шляхом зайти на хвилинку ... Минуло години дві. Згадав, що працювати треба. Тільки почав працювати, як раптом мужики покликали покурити, пішов з ними, непомітно півгодини пройшло за розмовою. А тут і обід вже скоро, на фіга напружуватися, адже після обіду купа часу, все встигнеш. Після обіду раптово начальник відправив на зустріч з партнерами. Приїжджаєш під вечір в офіс, розумієш, що ні чорта не встиг, затримується на роботі, щоб все доробити. Раптово згадуєш, що сьогодні день народження у якого-небудь близької людини, дзвониш йому, поздоровляєш, і кажеш, що не прийдеш, тому що дуже багато роботи. Приїжджаєш додому з роботи, ти не в гуморі, втомлений як собака, береш пару пляшок пивка, щоб настрій поправити. З дітьми немає бажання грати, з дружиною (чоловіком) теж зараз не найкращий момент провести час. Включив телик і незабаром вирубався в кріслі, навіть не допивши своє пиво. І так день за днем ​​...

Сподіваюся, що ви проводите свій день з більшою користю. Проте, дуже багато людей так і проживають кожен свій день. Природно, те, що я привів в приклад - це мізерна частина того, що відбувається з людьми насправді. Є купа і інших побічних дій. А все через те, що людина живе сьогоднішнім днем ​​і проводить його так, як складуться обставини. Звідси продуктивність, що в робочому плані, що в сімейному близька до нуля. На щастя, вихід є. Збільшити свою продуктивність допоможе щоденне планування свого дня.

Щоденне планування свого часу є невід'ємною частиною будь-якого успішного людини. Адже коли людина завжди знає, чого він хоче і що потрібно робити в певний момент часу, він встигає зробити набагато більше, ніж той, хто проводить свій день "як вийде".

Наведу десять основних правил, дотримуючись яких можна скласти свойраспорядок робочого дня максимально ефективно. Звичайно ж це не панацея, і кожен може редагувати свій щоденник у відповідності зі своїми силами, об'ємом роботи, швидкістю виконання завдань, режимом сну, відпочинку і т.д.

1. Намагайтеся дотримуватися принципу 70/30.
Планувати абсолютно все свій час недоцільно, тому що в цьому випадку ваші дії стовідсотково будуть розходитися з вашим розкладом. Та й повне "ув'язнення" свого часу в щоденник призведе до того, що ви будете перебувати в дуже жорстких рамках і постійно відчувати себе якимось роботом, у якого все життя щохвилини розписана.

Оптимальним рішенням є планування 70% свого часу. Погодьтеся, деякі події важко передбачити, і практично кожен день відбувається якийсь "ефект несподіванки", тому завжди потрібно залишати частину часу вільним. Або, як варіант, в кожному часовому проміжку робіть певний запас.

2. Складайте план на наступний день сьогодні ввечері.
Планувати наступний день в кінці сьогоднішнього дня похвально, але щоб нічого не забути, обов'язково всі свої справи записуйте. Розмежуйте справи за ступенем важливості, розділивши записну книжку на два стовпці. У першому запишіть те, що потрібно зробити невідкладно. У другому - що менш важливо і в разі форс-мажору може бути перенесено на інший день.

Завдання і справи, з якими ви впоралися, одні за іншими викреслюйте. Це буде служити для вас додатковим стимулом і додавати нових сил для вирішення залишається зробити. Чим менше завдань у вас буде залишатися, тим більше впевненості в тому, що з ними впораєтеся, ви отримаєте.

В кінці кожного дня в самому низу можна додати напис типу: "Ура! Я це зробив "," Я молодець! Але це тільки початок! "," Я все встиг! Я крутий! Але ще багато справ попереду! ". Цей напис також буде з самого ранку стимулювати вас домагатися поставлених завдань і в той же час не розслаблятися.

3. Намагайтеся виконати більшу частину запланованого до обіду.
Коли ви в середині дня усвідомлюєте, що найважливіше на сьогодні зроблено і вже позаду, набагато простіше виконувати залишилися справи. Скористайтеся обідньою перервою, щоб вирішити свої особисті справи (зателефонувати родичам, відповісти на пропущені дзвінки, обговорити питання з банком по кредиту, сплатити рахунки і т.д.). На вечір залиште мінімум (переговори з забудовником, похід в салон, покупка продуктів, тренування в спортзалі).

4. У кожен робочий час вносите хвилини відпочинку.
Обов'язкове правило для всіх. Чим частіше ви будете відпочивати, тим продуктивніше буде ваша діяльність. Кожен для себе вибирає найбільш зручну для себе схему, але особливо добре працюють дві схеми: 50 хвилин роботи / 10 хвилин відпочинку або 45 хвилин роботи / 15 хвилин відпочинку.

Під час відпочинку зовсім не обов'язково палити бамбук і плювати в стелю, лежачи на дивані. Адже цей час можна провести з користю. Зробіть розминку: відіжміться, підтягніться, постійте на голові (якщо дозволяє місце), зробіть зарядку для шиї і очей. Наведіть робоче місце в порядок, зробіть прибирання в будинку або офісі, почитайте книгу, прогуляйтеся на свіжому повітрі, зробіть заплановані дзвінки, допоможіть в чомусь колегам (сім'ї, якщо робота вдома) і т.д.

5. Намагайтеся створювати реалістичне планування.
Не варто завалювати себе таким обсягом робіт, з яким ви не впораєтеся. Не впадайте в крайність надмірного планування (типу вам будь-які гори по плечу) і плануйте лише такий обсяг завдань, з яким Ви реально можете впоратися.

Прошу не плутати планування з цілями. Цілі у вас можуть бути надґрандіозну, вони, в принципі, такими і повинні бути. Але для того щоб домогтися цих цілей в найкоротші терміни, має бути реалістичне грамотне планування поставлених завдань. Це абсолютно не означає, що ви повинні працювати кожен день до втрати пульсу, щоб якомога швидше досягти мети. Краще робити одну справу невеликими порціями стабільно кожен день, ніж це ж справа робити від початку до кінця дня хаотично і наспіх. Тоді і ви не будете виснаженими, і досягнення цілей буде проходити планомірно.

Крім цього, в кінці кожного дня додавайте графу "План виконаний на ____%" і вписуйте туди процентне співвідношення ваших виконаних завдань на сьогодні. Це послужить для вас додатковою стимуляцією, а також дасть можливість порівнювати результати і надалі робити відповідні коригування при плануванні свого часу.

Намагайтеся щодня хоч не набагато, але перевиконати план. Тобто намагайтеся додатково закривати ті завдання, які в плані не були вказані. Природно, за їх рішення слід братися лише після того, як всі заплановані завдання вже будуть виконані. Погодьтеся, приємно ж спостерігати свою понад-продуктивність, дивлячись на цифри 105%, 110%, 115% в кінці кожного робочого дня.

6. Великі завдання виконуйте невеликими частинами.
Цю тактику ще називають тактикою "нарізування салямі". Ще Ейнштейн помітив, чтобольшінству людей подобається рубати дрова, тому що при цьому за дією відразу слід результат. Поділіть свої цілі і проекти на невеликі порції і виконуйте їх протягом досить тривалого часу, кожен день відводячи на цю роботу приблизно по дві години. Після досягнення першої проміжної мети виявляться і певні результати, які будуть стимулювати виконання решти завдань.

• ви не маєте можливості заздалегідь передбачити термін виконання свого курсу
• кожен день ви не знаєте, з чого саме вам продовжити роботу над курсом
• у вас немає почуття задоволення від виконаної роботи, поки ви не закінчите роботу над своїм курсом повністю

Якщо ж створення курсу поділити на безліч дрібних порцій і закривати їх поступово, то всіх перерахованих мінусів можна легко уникнути.

Ті завдання, виконання яких у вас викликає, м'яко кажучи, невдоволення, або в яких ви некомпетентні, сміливо делегуйте іншим фахівцям. яким виконувати подібні завдання по кайфу. Ви заощадите багато часу, а планована робота буде виконана більш професійно.

7. Побудьте в тиші деякий час.
Часто буває, що телевізор у сусідній кімнаті, радіо, яке працює цілодобово безперервно, чиїсь голоси, що проходять повз вас люди, споруджуваний будинок на сусідній вулиці в результаті так дратують, що просто неможливо нормально сконцентруватися на виконанні важливих справ. Замість вирішення конкретних завдань в голові крутяться колготки за 574 рубля, які сьогодні купила ваша співробітниця, або останній супер-мега-хіт Джастіна Бібера, який грає зараз по радіо.

Для виконання надзвичайно важливих завдань необхідно мати можливість працювати спокійно, без будь-яких перешкод ззовні. Саме в цьому випадку ви зможете, максимально зосередившись, домогтися найвищої продуктивності праці і результативності.

8. Прибирайте предмети на місце, як тільки закінчите ними користуватися.
Це істотно заощадить вам час в майбутньому, а також допоможе уникнути безладу. Не дарма кажуть: "Якщо хочеш дізнатися про своє майбутнє партнері, подивися на його робочий стіл. Який порядок на його столі - такий порядок і в його справах ".

Раджу вам взагалі викинути всі свої старі і непотрібні речі, позбудьтеся від зайвого мотлоху, щоб на столі лежало тільки найнеобхідніше для роботи.

Тримайте речі в чітко визначених місцях. Наприклад, всі документи складіть в окрему папку або коробку, квитанції і чеки також тримайте сколеними в певному місці, ручки і олівці в найбільш зручному для використання місці. Благо, зараз можна без праці придбати спеціальні набори, бокси, футляри для вирішення цієї проблеми.

Зробіть це і відчуєте неймовірний ефект!

9. Позбавтеся від непотрібних вам речей.
Всі запаси старих речей, залишені на випадок "а раптом знадобиться", не принесуть вам нічого, крім зайвого пилу і безладу. Крім цього, вважається, що речі, відправлені нами «в утиль» на антресоль, в валізи, під диван, в комору, на кухонний гарнітур, несуть в собі негативну енергетику.

Це, як ви зрозуміли, стосується не тільки робочого столу, але і робочого і домашнього простору в цілому. Тому безжально позбудьтеся від цих "дуже потрібних речей, які вам шкода викинути". Зберіть все добро у вантажівку, відвезіть на звалище і спаліть. Якщо вже реально шкода, то поставте всі поруч з під'їздом, які потребують швидко розберуть. Одяг і взуття можна розвезти по дитячих будинках і будинках престарілих. Вам будуть тільки вдячні.

10. Ведіть активний і здоровий спосіб життя.
Якщо ви ще не дуже дружите зі спортом, гімнастикою, водними процедурами, правильним харчуванням і т.д. то раджу що-небудь з цього внести в свій розпорядок дня. Даю стовідсоткову гарантію, що результати вас дуже порадують. Головне, щоб ви не Філонов і чітко слідували вашому спортивному графіку. Ви навіть самі не помітите, як швидко покращиться ваше здоров'я і загальний фізичний стан. Також ви без зусиль зможете позбутися від шкідливих звичок, якщо поставите перед собою мету і замість шкідливих звичок вбудувати хороші звички.

Слід пам'ятати, що кращий сон - це сон до півночі годин, тому що в цей період ваш організм відпочиває і набирається сил найкращим чином. Іншими словами, лягайте спати сьогодні, а не завтра.

В кінці приведу приклад свого розпорядку, щоб вам було з чим порівняти. Не можу сказати, що це ідеальний універсальний розпорядок дня для всіх, але особисто мене він повністю влаштовує. У порівнянні з найпершим моїм розпорядком в ньому не раз відбувалися коригування і на даний момент він виглядає наступним чином ...

ИДЕАЛЬНОЕ ПЛАНУВАННЯ СВОГО ДНЯ З МОЄЇ ТОЧКИ ЗОРУ

Невеликі пояснення до плану:

Ось і все, про що я хотів сьогодні вам розповісти. Якщо ви ще не ведете свій щоденник і не ставите перед собою мети - негайно почніть це робити і продовжуйте це робити постійно! Сподіваюся, перераховані вище 10 золотих правил допоможуть вам у плануванні свого часу і ви почнете встигати набагато більше.