Звіт про відрядження 2019 - зразок, приклад написання, авансовий, за кордон, добові, як
Співробітники більшості компаній періодично відправляються у відрядження. Керівники ставлять кожному фахівцю власне завдання для виконання.
Коли працівник повертається, він зобов'язаний повідомити про те, які завдання зумів виконати під час поїздки. Для цього оформляється звіт про відрядження. Документ повинен бути складений правильно.
Щоб заздалегідь знати всі особливості його заповнення, варто ознайомитися з актуальною інформацією по темі.
Загальні відомості
Цілі, для яких громадянин відправляється в поїздку, можуть істотно різнитися. Компанія може послати співробітника для:
- укладення договорів;
- участі в різних тренінгах і семінарах;
- проведення переговорів;
- придбання або реалізації товарно-матеріальних цінностей;
- участі в навчальних заходах;
- обслуговування віддаленого структурного підрозділу.
Незалежно від мети, які переслідував фахівець, після закінчення поїздки він зобов'язаний скласти і передати звіт про виконання поставлених завдань. Документ важливий для обох сторін трудових правовідносин.
На підставі звіту керівництво компанії вирішує, наскільки добре фахівець впорався з поставленими завданнями в процесі відрядженні.
Працівник же зможе позбавити себе від необгрунтованих претензій і тверджень, що результати поїздки незадовільні.
На підставі документа керівництво компанії може нагородити співробітника або застосувати до нього дисциплінарні санкції.
Формуванням звіту займається сам громадянин, який приїхав з відрядження.
На бланки документа в обов'язковому порядку проставляється підпис особи, яка прийняла звіт. Її наявність свідчитиме про те, що документ прийнятий до розгляду.
Законодавча база
Щоб розібратися з формою документа і з'ясувати основні нюанси його заповнення, варто звернутися до чинного законодавства. Воно передбачає тільки один вид звіту про відрядження - авансовий.
Ця норма визначена пунктом 26 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження.
Звіт про відрядження
Сьогодні існує кілька різновидів відрядних звітів. Щоб розібратися в їх особливостях, варто ознайомитися з кожною з них.
Згідно з правилами, скласти звіт про службове відрядження необхідно протягом 3 днів з моменту повернення.
Якщо необхідно заповнити авансовий звіт, потрібно використовувати бланк, який відповідає вимогам чинного законодавства. Документ заповнюється за формою № АТ-1.
Вносити дані в авансовий звіт повинен сам працівник, який повернувся з відрядження.
Якщо громадянин не може самостійно заповнити папір, можна використовувати готовий зразок.
Документ заповнюється в одному екземплярі і здається в бухгалтерію. При цьому співробітник зобов'язаний вносити дані тільки з лицьового та зворотного боку. Іншу частину паперу повинна доповнювати бухгалтерія.
Фінансовий
Вирушаючи в поїздку, працівник отримує від організації грошові кошти. Повернувшись, він зобов'язаний відзвітувати про те, які витрати були здійснені. Для цього складається авансовий звіт.
Його необхідно доповнити фінансовою документацією.
Як докази здійснених витрат можна привести:
- чеки;
- квитанції;
- оригінали оплачених рахунків з печаткою;
- квитки.
Рукописні документи бухгалтер не прийме.
Для чого необхідно Положення про відрядження? Дивіться тут.
За кордон
Якщо працівник був за кордоном, після повернення він зобов'язаний скласти звіт про виконання поставлених завдань, а також надати підтверджуючу документацію про здійснені витрати.
Чи обов'язковий?
Сьогодні необхідність в оформленні посвідчення про відрядження і службового завдання залежить від рішення керівника.
Якщо в компанії багато співробітників періодично направляються у відрядження, експерти радять не нехтувати можливістю і зобов'язувати їх заповнювати необхідну документацію. Це допоможе уникнути плутанини при нарахуванні зарплати та податків.
Якщо компанія зобов'язує своїх співробітників складати відрядження звіт, цей факт необхідно відобразити в локальних актах.
У невеликих організаціях експерти радять не зобов'язувати співробітників заповнювати відрядження документацію. Це дозволить зменшити кількість паперів, з якими необхідно працювати.
Інформацію про відрядження співробітника в цій ситуації можна отримати з наказу, а не зі звіту.
Як оформити?
Процедура оформлення може істотно відрізнятися в залежності від того, який різновид документа необхідно заповнити.
Щоб заздалегідь з'ясувати всі нюанси процедури, варто ознайомитися з рішенням типових питань, що виникають в процесі заповнення документації.
У вільній формі чи ні?
Сьогодні для складання звіту зазвичай використовується типова форма т-10а.
Цей бланк вважається стандартним. Він складається з одного аркуша. У ньому містяться графи і колонки, обов'язкові до заповнення:
- У початковій частині форми необхідно вказати місце відбуття.
- Потім фіксуються реквізити уповноваженої особи, яке буде приймати документи ознайомлення.
- Далі працівник зобов'язаний вказати найменування робіт, виконаних в період відсутності. Список скоєних дій розписується по днях. Це робиться для того, щоб роботодавець міг простежити і зіставити виконані роботи з витратами, які були понесені на відрядження.
Документ може бути складений і за своєю формою організації.
Якщо компанія вирішила самостійно розробити банк документа або просить співробітників заповнювати його у вільній формі, повинен бути передбачений порядок оформлення паперу.
Рекомендується зафіксувати в локальних актах:
- період, протягом якого фахівець зобов'язаний представити готовий звіт;
- особа, якій необхідно здавати готові документи;
- відомості, які в обов'язковому порядку повинні бути відображені в бланку.
Співробітників необхідно ознайомити з вимогами, закріпленими в нормативних документах організації. Працівники підприємства повинні залишити підписи, що підтверджують факт вивчення вимог.
До цього переліку ходять вагітні жінки та особи, які не досягли 18 років. Крім того, деякі співробітники мають право відмовитися від відрядження.
- батьки, які займаються виховання дітей-інвалідів;
- особи, у яких є діти віком до 5 років;
- батьки дітей у віці до 3 років;
- особи, які здійснюють догляд за хворими родичами відповідно до медичних показань.
приклад написання
Правила заповнення документа не відрізняються складністю. Перед відправкою керівник вказує працівникові конкретну мету поїздки. За підсумком подорожі людина повинна відзвітувати про виконану роботу.
Нюанси заповнення документації залежать від індивідуальних вимог організації.
Зазвичай бланк повинен включати наступну інформацію:
- витрата коштів по днях;
- місце на відрядження роботи;
- використання авансових платежів.
Експерти радять складати звіт таким чином, щоб при перевірці документації податковою інспекцією у її співробітників не виникли питання щодо необхідності поїздки.
Якщо поставлену мету виконати не вдалося, необхідно вказати причини події.
Якщо вони поважні, компанія може вирішити не виконувати стягнення витрат, понесених на відрядження.
В основній частині звіту повинна бути вказана точна дата прибуття і здачі готового документа. Відзвітувати необхідно в перший формальний день, після виходу на роботу. Можливість продовження термінів вирішується безпосередньо з начальством.
Якщо місця в бланку не вистачає, дозволяється продовжити виклад інформації на звичайному аркуші А4. Це не буде вважатися порушенням чинного законодавства. За погодженням з роботодавцем може бути використана вільна форма. Для оформлення документа можна використовувати готовий приклад.
зразок заповнення звіту про відрядження тут.
Хто підписує і погоджує?
Згідно з правилами, на документі повинні бути присутніми мінімум 3 підписи. Їх залишають:
- працівник, який оформляв відрядження;
- керівник структурного підрозділу - перевіряє правильність внесення даних в документ;
- керівник організації - стверджує готовий звіт і ставить резолюцію.
терміни надання
Згідно з Постановою №749, повернувшись з відрядження, співробітник зобов'язаний відзвітувати перед начальством в триденний термін.
В облік приймаються тільки робочі дні. У документі потрібно відобразити, що було зроблено під час відрядження.
Як оплачується відрядження 1 день? Подробиці в цій статті.
Супровідні документи
Якщо співробітника направляють у відрядження, потрібно скласти цілий пакет супровідних документів.
В обов'язковому порядку потрібно оформити:
За підсумком відрядження складається звіт про виконання поставлених завдань. Він доповнюється авансовим звітом, до якого потрібно докласти підтверджуючу документацію про здійснені витрати.