Зразок заповнення касової книги, 2018
Касова книга - це документ, в якому ведеться облік всіх операцій з отримання та видачі готівки з каси організації.
Касову книгу веде касир (або особа, яка його замінює). Він щодня вносить в неї записи на підставі кожного прибуткового (ПКО) і витратного (РКО) касових ордерів. Але якщо прибутково / витратні операції не здійснювалися в якісь дні, то і книгу заповнювати не потрібно за ці дати.
Одна книга розрахована на один календарний рік. Але якщо протягом року одного примірника касової книги виявилося мало, то заводиться ще один - і записи далі тривають в хронологічній послідовності.
В одній організації повинна бути тільки одна касова книга, навіть якщо здійснюється кілька видів діяльності на різних податкових режимах.
Єдиний виняток: тільки відокремлені підрозділи (філії) юрособи ведуть свою власну касову книгу, але при цьому копії листів книги і первинних касових ордерів передаються в головний офіс в встановлені організацією терміни.
Як вести касову книгу
Книгу можна вести як на паперовому носії, так і в електронному вигляді. Розглянемо докладніше.
Касова книга на паперовому носії (2 варіанти її ведення)
1) Купується вже готова, роздрукована в друкарні книга і ведеться вручну. Перед її заповненням потрібно все листи прошити, пронумерувати, на останньому аркуші вказати загальну кількість сторінок, потім скріпити сургучною або мастичної печаткою, підписами керівника організації (або ІП) і головного бухгалтера.
В кінці робочого дня після оформлення касової книги, т.зв. вкладний лист залишається в книзі, а відривний лист, т.зв. звіт касира, відривається і передається в бухгалтерію для перевірки і підписання разом з усіма оформленими за день первинними документами: РКО, ПКО, відомості тощо
2) Книга оформляється із застосуванням технічних засобів (комп'ютер і програмне забезпечення), потім роздруковується і тільки потім підписується власноручним підписом. Порядок наступний:
- Електронний шаблон касової книги (Word або Excel - без різниці) має 2 листи: верхній (з написом «Зразок 3, 5, 7, 9 і т. Д.) Є вкладним листом, а нижній (з написом« Зразок 4, 6, 8, 10 і т. д.) - звіт касира. Обидва листа заповнюються абсолютно однаково.
- Протягом дня в касову книгу касир (або особа, яка його замінює) вносить записи на основі кожного прибуткового (ПКО) і витратного (РКО) касових ордерів.
- В кінці робочого дня в книзі виводиться підсумкова сума приходу / витрати за день і залишок готівки в касі на кінець дня.
- Потім роздруковуються вищевказані 2 листи з однаковим заповненням: вкладний лист і звіт касира.
- Вкладні листи касир залишає і зберігає у себе в окремій папці, а в кінці року вони зшиваються (із зазначенням на останній сторінці книги загальної кількості сторінок), скріплюються печаткою, підписами керівника організації (або ІП) і головного бухгалтера.
- Листи «звіт касира» для звірки та підписання передаються в бухгалтерію разом з усіма сформованими за день первинними документами: РКО, ПКО, заяву на отримання авансу, відомості на оплату, заяву на видачу під звіт і т.п. і.
Листи нумеруються в порядку зростання з початку року. При цьому в останньому вкладному аркуші кожного місяця і календарного року необхідно вказувати загальну кількість аркушів за кожен місяць і рік відповідно.
Касова книга в електронному вигляді
Оформляється із застосуванням технічних засобів (комп'ютер, ПО) з урахуванням забезпечення її захисту від несанкціонованого доступу, спотворень, втрат інформації та підписується електронними підписами відповідно до встановлених вимог.
При використанні електронного підпису роздруковувати книгу не потрібно.
ІНСТРУКЦІЯ ЩОДО ЗАПОВНЕННЯ КАСОВОЇ КНИГИ
(Натисніть на це поле, щоб з'явилася детальна інформація)
Рядок «Організація». Вказується найменування організації (наприклад, ТОВ «Морква»). Якщо книгу заповнює ІП, то так і вказуємо (наприклад, IP Сергєєв П.П.)
У рядку нижче вказується найменування і код структурного підрозділу в організації. Якщо структурних підрозділів немає - ставиться прочерк.
Рядок «Код за ЄДРПОУ». Вказується код за ЄДРПОУ згідно з даними в повідомленні з Росстату.
Рядок «Каса за». Вказується дата, за яку формується аркуш касової книги. Також вказується порядковий номер аркуша.
Графа «Залишок на початок дня». Відображається сума залишку готівки на кінець попереднього дня. Попросту кажучи, скільки грошей в касі перед початком роботи.
Стовпець «Номер документа». Вказуються порядкові номери всіх оформлених за день ПКО та ВКО.
Стовпець «Від кого отримано або кому видано». ПІБ фізосіб або найменування організацій, IP виписуються з відповідного ПКО або РКО.
Стовпець «Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку». Вписуються номери рахунків з відповідного ПКО або РКО. ІП це не заповнюють.
Стовпець «Прихід». Вказуються надійшли в касу грошові суми (в рублях і копійках) на підставі кожного прибуткового касового ордера.
Стовпець «Витрата». Вказуються видані з каси грошові суми (в рублях і копійках) на підставі кожного видаткового касового ордера.
Графа «Перенесення». Відображається загальна сума надходжень і витрат всіх попередніх рядків в таблиці.
Рядок «Разом за день». Чи вписується загальна за весь день сума отриманих та виданих грошей.
Рядок «Залишок на кінець дня». Вказується залишок грошей в касі. Обчислюємо за формулою: Залишок на початок дня + сума приходу - сума витрат. Сума за обчисленнями і фактичний залишок повинні збігатися.
Далі касир ставить свій підпис з розшифровкою. Перевіряючий книгу бухгалтер теж ставить свій підпис з розшифровкою, а також вказує кількість оформлених за день прибуткових і видаткових касових ордерів.
Примітка: при заповненні касової книги ручкою все рядки таблиці, що залишилися незаповненими, перекреслює буквою «Z».
Зразок заповнення касової книги
Титульна сторінка
Касовий лист (картинка збільшується)
