Зразок листа про оплату заборгованості

Зараз багато компаній не в змозі вчасно платити за куплені товари. Зразок листа про оплату заборгованості з відстрочкою і повідомлення про необхідність погасити борги ви надіти в статті.

У багатьох компаній зараз фінансові труднощі. Особливо це відчуває на собі малий бізнес. Через це у постачальників висить дебіторська заборгованість. Щоб тимчасові проблеми не довели компанію до банкрутства, треба домовитися з контрагентом.

Як підготувати лист постачальнику про оплату заборгованості з відстрочкою

Спробуйте домовитися з контрагентами про те, щоб відстрочити платіж. Так ви зможете направити залишок коштів на критичні витрати. Наприклад, зарплату. Адже якщо затримати розрахунок з працівниками, потім доведеться нарахувати відсотки за прострочення. А це додаткові витрати. Та й зайві проблеми з трудовиками нікому не потрібні.

В першу чергу напишіть лист постійним постачальникам, з якими ви співпрацюєте не один рік. Вони з більшою ймовірністю погодяться перенести термін платежу.

Тепер про те, як саме скласти такий лист (зразок листа про оплату заборгованості з відстрочкою - нижче). По-перше, вкажіть конкретну дату, до якої ви хочете відстрочити оплату за договором (позначка 1 в зразку 1). По-друге, обґрунтуйте прохання. Загострити увагу на боргом і безперебійному співпраці з контрагентом (позначка 2 в зразку 1). Поясніть, що компанія має намір виплатити обумовлену суму, але трохи пізніше. І по-третє, пропишіть, що ви не хочете платити пені за прострочення (позначка 3 в зразку 1).

До листа додайте копії договору і накладних, за якими просите перенести оплату (позначка 4 в зразку 1.). Це не обов'язково, але так ви спростите роботу співробітникам контрагента, які будуть розбиратися з вашим зверненням.

Постачальник погодився? Від нього потрібно офіційний лист зі згодою перенести термін оплати, який зафіксований в договорі. Тоді без побоювання орієнтуйтеся на нову дату. Якщо у вас не буде позитивної відповіді від контрагента, згодом ви нічим не доведете, що дату платежу компанії перенесли з обопільної згоди. Постачальник на законних підставах зможе зажадати неустойку та пені. Тому проконтролюйте, щоб лист у вас було.

Головне перевірте, щоб у вас було підтвердження від контрагента. Інакше кредитор може згодом відмовитися від своїх обіцянок і зажадати борг. Та ще й нарахувати відсотки. Найбезпечніший варіант - підписати з контрагентом двосторонню угоду про те, що оплату ви перенесли на іншу дату. Але це не завжди можливо зробити в короткий термін. Тому багато хто обмежується офіційної листуванням. Цього цілком достатньо.

Тільки переконайтеся, що з боку контрагента згоду підписав уповноважений співробітник. Часто листування ведуть менеджери. Але не у всіх є довіреність на те, щоб укладати і коригувати договори. Надійніше за все, якщо лист підписав директор компанії. А якщо інший співробітник, то раджу запросити копію довіреності і разом з листуванням прикласти до договору.

Чи можна спочатку в договорі прописати, що відсотки і неустойку постачальник нарахує лише до дати угоди про відстрочення? Так можна. Така умова в договорі не буде суперечити законодавству. Це непоганий варіант заздалегідь убезпечити компанію.

Можливо, постачальник висуне у відповідь свої умови. Припустимо, ви попросили перенести термін оплати на 45 днів. А у постачальника свої зобов'язання, він повинен перерахувати гроші контрагенту протягом місяця. Тому не проти відкласти ваш термін, але тільки на 30 днів.

Якщо вас такі умови влаштовують, відправте постачальнику підтверджує відповідь. Тільки після цього вважається, що положення договору скориговані. Не раджу залишати лист без відповіді. Це не на вашу користь.

Зразок листа про оплату заборгованості з відстрочкою (зразок 1)

Як скласти лист покупцеві про оплату заборгованості

А тепер розглянемо ситуацію з іншого боку. Постачальник чекає обіцяні гроші, а їх все немає. Причому контрагенти не пишуть листів, не просять відкласти платежі. Але ж і для вашої компанії гроші не зайві. Вам теж потрібно чимось платити за майбутні поставки і закривати висять борги.

Тут треба взяти ініціативу в свої руки. Нагадайте контрагентам про заборгованість. Складіть повідомлення у вільній формі (зразок листа про оплату заборгованості - нижче). У ньому пропишіть реквізити товарних накладних, за якими контрагент заборгував оплату (позначка 1 в зразку 2). Або дані з актів здачі-приймання робіт або послуг. Обов'язково вкажіть, за яким договором ви поставили товар або надали послуги (позначка 2 в зразку 2).

Коли покупець затримує оплату товару, крім боргу він повинен сплатити пеню за договором. А крім цього продавець має право вимагати відсотки за статтею 395 ГК РФ, які вважають виходячи з середніх ставок відсотків за банківськими вкладами для фізосіб, які публікує БанкУкаіни. Це істотна надбавка до боргу. А значить, буде вагомим аргументом. Нагадайте покупцеві про пені та відсотках в повідомленні.

Іноді компанії йдуть на жорсткі заходи - не відвантажується боржникам такі партії замовленого товару. Але в цьому випадку ви ризикуєте назавжди втратити контрагента. Він просто піде до більш поступливими постачальнику.

Встигніть оформити підписку на журнал «Головбух» вигідно, восени ціни виростуть!

Запропонуйте керівництву звільнити боржників від пенею, якщо вони сплатять всю суму в найкоротші терміни (позначка 3 в зразку 2). Напевно це буде набагато ефективніше, ніж залякувати бізнес-партнера.

До речі, якщо ви всупереч заборгованості за попередню поставку збираєтеся відвантажити товар покупцеві, обов'язково напишіть про це в повідомленні. Це буде додатковою пільгою для нього. Адже якщо ви в останній момент зірвете відвантаження, його бізнес може серйозно постраждати.

Для надійності до повідомлення прикладіть копії договору і товарних накладних (позначка 4 в зразку 2). Так само як і у випадку з проханням продовжити термін, це не обов'язково. Але зіграє вам на руку.

Яким чином направити повідомлення контрагенту? Поштою або можна електронкою? І чи обов'язково чекати офіційну письмову відповідь від постачальника?

Відповідаємо. Завжди краще мати офіційний лист з «живою» підписом. Це стосується як вашого повідомлення, так і відповіді продавця. Але це довго і незручно. Тому часто користуються електронною поштою. Якщо у співробітника, який підписав лист, є електронний підпис, то можна обмежитися емейлом. В іншому випадку обов'язково продублюйте лист поштою.

Те ж саме, якщо є усна домовленість про відстрочення платежу. Суд не визнає її. Потрібно офіційний лист від постачальника з конкретними умовами і датами.

Якщо таке повідомлення не спонукає боржника виплатити гроші, тоді складайте претензію. У ній пропишіть, що збираєтеся звернутися до суду з позовом.

Зразок листа про оплату заборгованості (зразок 2)