Журнал управління персоналом hr, рекрутмент, маркетинг, інтерв’ю з топ менеджерами і бізнес-елітою

І.А. Косов, к. Ю. н. РДГУ

Юридичні основи заохочення працівників
Юридичні вимоги до документаційного оформлення заохочення

Заохочення працівників за працю є одним з ключових мотивуючих чинників, а також ефективним засобом забезпечення дисципліни праці. При цьому важливе значення має не тільки система заходів заохочення, покликаних стимулювати працівників до сумлінної праці, а й процедура їх застосування. І, безсумнівно, однією з ключових складових цієї процедури є документальне оформлення заохочень.

Всі заохочення можна розділити на дві групи: заохочення, що застосовуються самим роботодавцем, і заохочення, що застосовуються іншими особами (наприклад, органами виконавчої влади та місцевого самоврядування). Ми зупинимося на розгляді питань, пов'язаних з заохоченнями, застосовуваними безпосередньо роботодавцем.

Відповідно до частини першої ст. 191 Трудового кодексу Укаїни (далі - ТК РФ) роботодавець заохочує працівників, сумлінно виконують свої обов'язки. Під заохоченням за працю розуміється публічне визнання трудових заслуг, надання пошани окремому працівнику або групі працівників, які виражаються в формі застосування визначених чинним цивільним законодавством заходів заохочення, пільг і переваг

У частині другій ст. 191 ТК України законодавець допускає встановлення в організації та інших видів заохочень як морального, так і матеріального характеру.

По-перше, інші заходи заохочення можуть бути визначені колективним договором або Правилами внутрішнього трудового розпорядку (т.зв. локальні заохочення). Виходячи з існуючої практики, можуть бути встановлені такі види заохочень, як присвоєння звання кращого за професією ( «Кращий бухгалтер», «Кращий секретар-референт», «Кращий ріелтор» і т.п.) і інших звань ( «Заслужений працівник організації» , «Ветеран організації»), нагородження почесним знаком організації, занесення на Дошку пошани або в Книгу пошани організації. При заохоченні працівників, які не досягли віку вісімнадцяти років, у ряді організацій практикується напрямок подячного листа батькам працівника (або за місцем його навчання). Серед інших індивідуальних і колективних заохочень можна виділити: розміщення інформації про працівників на сайтах організацій, видача структурним підрозділам свідоцтв і дипломів встановленого зразка, що підтверджують досягнення певних трудових результатів, привласнення колективних локальних звань ( «Кращий відділ», «Краща дирекція», «Краща зміна »і т.п.) Однак локальними нормативними актами, з урахуванням специфіки та економічного стану організації, можуть визначатися й інші заходи заохочення працівників.

Слід зазначити, що чинний ТК РФ, на відміну від колишнього кодексу, не містить заборону на заохочення працівника в період дії дисциплінарного стягнення. Правда, нерідко виникає питання, чи можна в якості заохочення розглядати дострокове зняття раніше застосованого до працівника дисциплінарного стягнення? Відразу слід відповісти - суто з моральної точки зору це може бути для працівника своєрідним заохоченням, але з юридичної - однозначно ні. Дострокове зняття стягнення здійснюється на підставі частини другої ст. 194 ТК РФ. В якості основного мотиву дострокового зняття стягнення виступає виправлення працівника - перш за все, невчинення ним нових дисциплінарних проступків. Досягнення працівником в період дії стягнення певних позитивних результатів у праці не може розглядатися в якості трудових заслуг, що дають право на заохочення, а лише повертає в той стан, в якому він перебував до вчинення дисциплінарного проступку.

Мотиви заохочень працівників можуть бути різні. Їх можна розділити на загальні, що відображають лише загальні вказівки на сумлінне виконання працівником трудових обов'язків (наприклад, «за сумлінне виконання трудових обов'язків» або «за досягнуті успіхи у праці») і спеціальні, в яких формулюються конкретні досягнення працівника в його трудовій діяльності (наприклад , «за дострокове виконання плану по реалізації продукції» або «за підвищення продуктивності праці»).

Нерідко заохочення буває приурочено роботодавцем до якої-небудь події - ювілею працівника або організації, професійного або державного свята і т.п.

Однак таке подія сама по собі не може бути мотивом заохочення (основним мотивом все одно залишається сумлінне виконання трудових обов'язків), але виступає як би приводом до його здійснити стосовно особливо героїв працівників. Через те, що в уніфікованій формі наказу (розпорядження) немає можливості обгрунтувати заохочення працівника саме цією подією, то згадка про нього виступає в якості складової частини формулювання мотиву заохочення. наприклад:

за сумлінну працю та у зв'язку з шістдесятиліттям з дня народження

Ініціатива заохочення працівника, як правило, виходить від керівника структурного підрозділу, в якому працює працівник, і виражається у формі письмового документа - уявлення. Повноваження представляти до заохочення можуть бути покладені і на керівника підрозділу з управління персоналом організації (наприклад, при заохоченні працівника в разі ювілею).

Можна передбачити узгодження подання з окремими посадовими особами або структурними підрозділами організації (наприклад, з керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, якщо подання виходить від кадрової служби). У поданні доцільно відвести місце для резолюції особи, яка застосовує заохочення. З метою уніфікації документів, а також надання допомоги керівникам структурних підрозділів в їх правильному складанні, бачиться доцільним розробити і затвердити в організації примірні форми подань до заохочення.

Подання до заохочення працівника може виглядати так:
Товариство з обмеженою Генеральному директору
відповідальністю «Омега» А.С. Осипову

На підставі викладеного, за високий професіоналізм та досягнення високих виробничих показників, прошу оголосити начальнику Транспортного відділу Самойлову Євгену Семеновичу подяку і видати грошову премію.

Заступник Генерального директора
по організації діяльності компанії (підпис) В.В. Суворов

Стаж роботи на посаді начальника Транспортного відділу і проходження підвищення кваліфікації підтверджую.

Начальник Відділу з управління персоналом (підпис) Г.П. Левицька
Допускається застосовувати найбільш прості форми заохочень (наприклад, подяку) на підставі доповідної записки безпосереднього начальника.

Положення ТК Україна не містять прямих вказівок на те, що застосування заохочення оформляється наказом роботодавця. Однак необхідність в цілях додання заохочення юридичної сили викриття його в певну офіційну форму і наявність затверджених Держкомстатом України відповідних уніфікованих форм (Т-11 або Т-11а) дають підставу стверджувати, що заохочення повинно оформлятися відповідним наказом роботодавця.

Підготовка наказу (як і заповнення бланків почесних грамот і посвідчень про присвоєння почесних звань, подача заявок до відповідних структурних підрозділів на придбання цінних подарунків і т.п.), як правило, покладається на працівників підрозділу з управління персоналом організації. Тому вкрай необхідно відобразити ці функції в положенні про відповідний підрозділ і в посадових інструкціях конкретних працівників.

У наказі вказуються мотив і вид заохочення, а також підстава для видання наказу (наприклад, подання керівника структурного підрозділу). Якщо заходи заохочення не передбачають матеріальної складової, то реквізит «в сумі ___ руб. ____ коп. »Не заповнюється. Наказ підписується керівником організації або іншим уповноваженим на це посадовою особою.

Накази (розпорядження) роботодавця про заохочення можуть виглядати так:

Уніфікована форма N Т-11
Затверджено постановою ГоскомстатаУкаіни

Згідно вищенаведеної формі працівник повинен бути ознайомлений з наказом про власний заохочення. Однак ст. 191 ТК РФ, на відміну, наприклад, від жорстко встановлених термінів ознайомлення з наказом про застосування дисциплінарного стягнення, не визначає конкретних термінів ознайомлення з даним наказом. Виходячи з цього, можна припустити, що термін ознайомлення повинен визначатися самою організацією з урахуванням принципу розумності і може бути зафіксований, наприклад, в Правилах внутрішнього трудового розпорядку або Положенні про заохочення працівників.

про нагородження почесними грамотами, присвоєння локальних звань і нагородження знаками, значками, дипломами, почесними грамотами;
про інші види заохочення, передбачених законодавством Укаїни, колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку, статутами і положеннями про дисципліну.

Аналіз змісту даного пункту дозволяє зробити висновок про досить широкому тлумаченні терміна «нагородження». Більш того, до цього терміну в дужках доданий термін «заохочення», що дозволяє судити про їх синонімічності.

У розділі трудової книжки «Відомості про нагородження (заохочення)» у вигляді заголовка вказуються повне та скорочене (якщо є в наявності) найменування організації. У графі 1 ставиться порядковий номер запису, причому нумерація заохочень проводиться по наростаючій протягом усього періоду трудової діяльності працівника. У графі 2 відображаються число, місяць і рік заохочення. А в графі 3 - ким заохочений працівник, за які заслуги і якою мірою заохочення.

У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого внесено запис про заохочення працівника. У той же час, невнесення відомостей про заохочення до трудової книжки працівника все ще залишається досить поширеним порушенням серед роботодавців. Працівники не тільки мають право вимагати від роботодавця належного заповнення трудової книжки, а й повинні це робити для того, щоб висока оцінка їх успіхів у праці неодмінно була відображена в основному документі про трудову діяльність.

Відомості про заохочення повинні вноситися і в розділ VII «Нагороди (заохочення), почесні звання» особової картки працівника (уніфікована форма Т-2).
Для підвищення моральних і матеріальних стимулів до праці роботодавцям рекомендується доводити інформацію про заохочення працівників до відома всього персоналу організації або того структурного підрозділу, в якому працює працівник. Для цих цілей можна використовувати, в тому числі, і web-сайт організації.