Журнал для реєстрації трудових договорів і доп

Для якісного і правильного ведення діловодства необхідно своєчасно реєструвати всю наявну в наявності, а також вхідну і вихідну документацію. Це стосується і кадрової роботи.

На підприємствах як державної, так і приватної власності часто зустрічається плинність кадрів або тимчасове працевлаштування осіб на період виконання тимчасових трудових функцій.

Щоб упорядкувати внутрішню структуру кадрової роботи, пов'язану з прийомом і звільненням співробітників пропонується вести записи в журналі реєстрації трудових договорів.

У цьому документі і будуть відображені дати початку і закінчення трудової діяльності, які можуть бути затребувані, наприклад, після втрати трудової книжки і в інших, які потребують підтвердження випадках.

Рядок, заповнена в журналі реєстрації трудових договорів, є обліковим записом. У цьому ж документі, що ведуться відділом кадрів ведуться і записи додаткових угод до трудових договорів, що містять уточнення, зміни або доповнення до документа, що встановлює умови роботи.

Пропонована форма журналу та її заповнення

Форма журналу, яка регламентує реєстрацію трудових договорів, нескладна і як грамотно її заповнити може розібратися будь-який, навіть не має досвіду кадровий працівник.

Згідно єдиних державних нормативів і вимог, викладених в Гості Р 51141-98, і даний документ складається з наступних граф:

• перша графа - вказівка ​​номерів, що йдуть по порядку;
• друга графа - дата, яка вказує коли було укладено договір;
• третя графа - номер, який зафіксований безпосередньо на бланку трудового договору;
• четверта графа - номер, вказаний на бланку трудової угоди;
• п'ята і шоста графа вказують на номер і дату договору (наприклад, дати змін умов праці або звільнення);
• сьома графа - ПІБ співробітника (прізвище - прописується повністю, а ініціали скорочено);
• восьма графа - це примітка, в якому відображаються деякі важливі нюанси, пов'язані з особливостями договору між роботодавцем і працівником, наприклад, діяльність за сумісництвом, припинення дії трудового договору та інші важливі моменти.

Як зразок заповнення журналу реєстрації трудових договорів, можна навести таке:

Журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод повинен бути прошитий синтетичною ниткою та пронумерована його кожна сторінка. Для цього використовується контрольна пломба, що представляє собою пристрій згідно якого не складно розпізнати було проникнення сторонніх осіб до документації.

Перед реєстрацією документації необхідно заповнити титульний лист кадрового документа:

• повна назва підприємства (державної або приватної форми власності, це не має значення);
• найменування документа, терміни початку і закінчення заповнення.

Далі необхідно на всіх наявних сторінках, навіть незаповнених, треба проставити порядкові номери, але виняток буде тільки для першої сторінки, так як на ній і запропонована форма заповнення журналу. На другій сторінці вказується інформація про працівника, що виконує функцію кадровика, провідного журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод.

Рекомендується ці дані розташувати в табличному варіанті, так як працівники можуть і змінюватися. Термін зберігання цього документа повинен бути не менше 75 років, так як на продовженні всього життя працівника можуть знадобитися будь - які уточнення, що стосується його діяльності на підприємстві.

Форма і ведення журналу додаткових угод до трудових договорів

Кадрове діловодство по реєстрації додаткових угод може вестися і в окремому журналі. Пропонована форма цього документа наступна:

Ці графи розташовуються на двох розгорнутих сторінках.

Титульна сторінка заповнюється особою, що веде кадрове діловодство. На ній вказується найменування організації і дата початку та закінчення ведення журналу. Як зразок заповнення журналу трудових угод до трудових договорів можна використовувати вищевказаний варіант, але при цьому враховувати, що відсутні графи можна вписувати інформацію довільно.

Необхідність ведення журналів

З метою створення зручності і мінімуму паперових документів в архіві зберігаються журнали реєстрації угод і трудових договорів.

Якщо потрібно виписати довідку про колишнє місце роботи або рішення будь-якого іншого важливого питання, пов'язаного з оформленням документації по влаштуванню на роботу, то журнал реєстрації буде доречний. Також записи, виконані в журналах, свідчать про те, що працівник певний час працював саме на цьому підприємстві.

У разі вчинення помилки кадровиків при заповненні журналу, наприклад, замість порядкового номера виконана запис з номером безпосереднього договору, документ можна скасувати розпорядчим документом по підприємству і завести новий. Це не буде великою помилкою.