Зберігайте гроші правильно, економіка і життя
Таке майно організації, як готівкові грошові кошти, а також грошові документи, потребує особливих умов зберігання. Збереження його потрібно забезпечувати за певними правилами, за недотримання яких встановлена відповідальність.
Каса повинна бути
Для здійснення розрахунків готівкою кожне підприємство повинно мати касу і вести касову книгу за встановленою формою. Така вимога міститься в п. 3 Порядку ведення касових операцій в Укаїни, затвердженого Рішенням Ради директорів Центробанку Україна 22.09.93 № 40 (далі - Порядок ведення касових операцій).
При цьому під касою в даному випадку розуміється не касовий апарат, а ізольоване приміщення, призначене для прийому, видачі і тимчасового зберігання готівки.
Порядок ведення касових операцій - це основний документ, що містить вимоги до зберігання готівкових коштів на підприємствах.
Пунктом 29 Порядку ведення касових операцій встановлено, що керівники підприємств зобов'язані обладнати касу і забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси, а також при доставці їх з установи банку і здачі в банк.
Позначимо вимоги, що пред'являються чинним законодавством до касира, а також вимоги щодо обладнання каси і збереження грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні.
Каса повинна бути обладнана
Перш за все слід мати на увазі, що приміщення каси повинно відповідати наступним вимогам:
· Бути ізольованим від інших службових і підсобних приміщень;
· Розташовуватися на проміжних поверхах багатоповерхових будинків. У двоповерхових будинках каси розміщуються на верхніх поверхах. В одноповерхових будинках вікна касового приміщення обладнуються внутрішніми віконницями;
· Мати капітальні стіни, міцні перекриття підлоги і стелі, надійні внутрішні стіни і перегородки;
· Закриватися на двоє дверей: зовнішні, що відкриваються назовні і внутрішню, виготовлену у вигляді сталевих грат відкривається в бік внутрішнього розміщення каси;
· Обладнуватися спеціальним віконцем для видачі грошей;
· Мати сейф (металева шафа) для зберігання грошей і цінностей, в обов'язковому порядку міцно прикріплений до будівельних конструкцій підлоги і стіни сталевими йоржами;
· Розташовувати справним вогнегасником.
Ці вимоги, а також вимоги щодо технічного укріплення і обладнання приміщень кас засобами охоронної та охоронно-пожежної сигналізації містяться в Додатку № 3 до Порядку ведення касових операцій.
Крім того, слід мати на увазі, що відповідно до п. 30 Порядку ведення касових операцій всю готівку і цінні папери на підприємствах зберігаються, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - в комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення робочого дня закриваються ключем і опечатуються печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється залишати їх в обумовлених місцях, передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.
Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках і т. Д. Зберігаються у керівників підприємств. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією, яка призначається керівником підприємства, результати її фіксуються в акті.
У разі виявлення втрати ключа керівник підприємства повідомляє про подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів до негайної заміни замка металевої шафи.
Обережність зайвою не буває
Головним фактором при забезпеченні збереження грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні, безумовно, є люди.
Згідно з Рекомендаціями щодо забезпечення збереження грошових коштів при їх зберіганні і транспортуванні, наведеними в Додатку № 2 до Порядку ведення касових операцій, до ведення касових операцій, обслуговування засобів охоронно-пожежної сигналізації, охорони і транспортування грошових коштів не допускаються особи:
· Раніше притягалися до кримінальної відповідальності за умисні злочини, судимість у яких не погашена або не знята в установленому порядку;
· Які страждають хронічними психічними захворюваннями;
· Систематично порушують громадський порядок;
· Які зловживають спиртними напоями або вживають наркотичні речовини без призначення лікаря.
У зв'язку з цим при прийомі на роботу і призначення на посади, пов'язані з веденням касових операцій, обслуговуванням засобів охоронно-пожежної сигналізації, охороною і транспортуванням грошових коштів, або періодичному залученню осіб до зазначених вище робіт керівникам підприємств рекомендується звертатися до органів внутрішніх справ і медичні установи для отримання відомостей про цих осіб.
При транспортуванні грошових коштів і цінностей з установ банків або здачі в них керівник підприємства повинен надати касиру охорону і в разі необхідності - транспортний засіб.
При транспортуванні грошових коштів касирові, супроводжуючим його особам і водію транспортного засобу забороняється:
· Розголошувати маршрут руху і розмір суми доставляються грошових коштів і цінностей;
· Допускати в салон транспортного засобу осіб, які не призначені керівником підприємства для їх доставки;
· Слідувати пішки, попутним або громадським транспортом;
· Відвідувати магазини, ринки та інші подібні місця;
· Виконувати будь-які доручення і будь-яким іншим чином відволікатися від доставлення грошей і цінностей за призначенням.
Касир - особа відповідальна
Пунктом 32 Порядку ведення касових операцій встановлено, що після видання наказу (рішення, постанови) про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з Порядком ведення касових операцій в Укаїни, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність (див. типову форму договору про повну матеріальну відповідальність).
Крім того, слід мати на увазі, що:
1) касир відповідно до чинного законодавства про матеріальну відповідальність робітників і службовців несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей та за шкоду, заподіяну підприємству як в результаті навмисних дій, так і в результаті недбалого або несумлінного ставлення до своїх обов'язків (п. 33 Порядку);
2) касиру заборонено передоручати виконання дорученої йому роботи іншим особам (п. 34 Порядку);
3) на підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника підприємства (рішенням). З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність (п. 35 Порядку);
4) в разі раптового залишення касиром роботи (хвороба тощо.) Знаходяться у нього під звітом цінності негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії з осіб, призначених керівником підприємства. Про результати перерахування і передачі цінностей складається акт за підписами зазначених осіб (п. 35 Порядку);
6) на малих підприємствах, що не мають в штаті касира, обов'язки останнього можуть виконуватися головним бухгалтером або іншим працівником за письмовим розпорядженням керівника підприємства за умови укладання з ним договору про повну матеріальну відповідальність (п. 36 Порядку).
Перед відкриттям приміщення каси і металевих шаф касир зобов'язаний оглянути схоронність замків, дверей, віконних грат і печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації. У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або грат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє про подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів до охорони каси до прибуття їх співробітників.
Під час здійснення операцій касир повинен замкнути двері в касу. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її діяльності, забороняється. Забороняється також зберігання в касі готівки та інших цінностей, які не належать даному підприємству.
Скільки грошей у вашій касі?
Пунктом 2.5 Положення про правила організації готівкового грошового обігу на території Укаїни, затвердженого Центральним банком України 05.01.98 №14-П (далі - Положення), встановлено, що в касах підприємств можуть зберігатися готівка в межах лімітів, що встановлюються обслуговуючими їх установами банків за погодженням з керівниками цих підприємств. (Аналогічна норма міститься в п. 5 Порядку касових операцій.)
Ліміт залишку готівки в касі встановлюється установами банків щороку всім підприємствам, незалежно від організаційно-правової форми та сфери діяльності, які мають касу і здійснюють готівково-грошові розрахунки.
Вся готівка понад встановлених лімітів залишку готівки в касі повинна бути здана в банк в порядку і в терміни, узгоджені з обслуговуючим банком (п. 6 Порядку ведення касових операцій).
Готівкові гроші можуть бути здані в денні і вечірні каси банків, інкасаторам та в об'єднані каси при підприємствах для подальшої здачі в банк, а також підприємствам зв'язку для перерахування на рахунки в банках на основі укладених договорів.
Як встановлюються ліміти?
Ліміт встановлюється на підставі спеціального розрахунку за формою 0408020, який організація подає до установи банку.
Форма Розрахунку на встановлення підприємству ліміту залишку каси й врегулювання витрачання готівки з виручки, що надходить до його каси, наведена в додатку 1 до Положення.
Встановлені установою банку ліміти залишку готівки в касі письмово повідомляються кожному підприємству, для чого можуть використовуватися другі екземпляри представлених розрахунків за формою 0408020.
Деякі організації мають кілька рахунків у різних установах банків. У цьому випадку розрахунок на встановлення ліміту залишку готівки в касі видається в одне з обслуговуючих установ банків за рішенням організації. Після встановлення ліміту в цьому банку організація направляє повідомлення про певний їй ліміті в інші установи банків, в яких у неї відкриті відповідні рахунки. При перевірці даного підприємства установи банків керуються цим лімітом залишку готівки в касі.
Якщо до складу організації входять підрозділи, що не мають самостійного балансу і рахунків в установах банків, то встановлюється єдиний ліміт залишку каси з урахуванням цих структурних підрозділів. В цьому випадку ліміт залишку каси доводиться структурним підрозділам наказом керівника організації.
За відокремленим підрозділам, що становить окремий баланс і мають рахунки в установах банків, ліміт залишку готівки в касі встановлюється обслуговуючими установами банків за місцем відкриття відповідних рахунків структурних підрозділів.
Для організації, не представила розрахунок на встановлення ліміту залишку готівки в касі в жодне з обслуговуючих установ банку, ліміт залишку каси вважається нульовим, а не здана організацією в установи банків готівка - понадлімітної (п. 2.5 Положення).
Ліміт залишку каси визначається виходячи з обсягів готівково-грошового обороту підприємств з урахуванням особливостей режиму його діяльності, порядку і термінів здачі готівкових коштів до установ банків, забезпечення схоронності і скорочення зустрічних перевезень цінностей.
· Для підприємств, що мають грошову виручку і здають готівку грошові кошти в установи банків або на пошту:
-ежедневно в кінці робочого дня - в розмірах, необхідних для забезпечення нормальної роботи підприємств з ранку наступного дня;
-на наступний день - в межах середньоденної виручки готівкою;
-не щодня - в залежності від встановлених термінів здачі і суми грошової виручки;
На прохання підприємства ліміт залишку каси може протягом року переглядатися. Але таке прохання повинна бути обгрунтована (наприклад, зміною обсягів касових оборотів, умов здачі виручки і ін.).
Пунктом 39 Порядку ведення касових операцій встановлено, що відповідальність за дотримання Порядку ведення касових операцій покладається на керівників підприємств, головних бухгалтерів та касирів. Адміністративна відповідальність за порушення це близько встановлена ст. 15.1 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Згідно з цією статтею порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій, що виразилося в здійсненні розрахунків готівкою з іншими організаціями понад установлені розміри, неоприбуткування (неповне оприбуткування) в касу готівки, недотриманні порядку зберігання вільних грошових коштів, а також у накопиченні в касі готівки понад встановлених лімітів, тягне за собою накладення адміністративного штрафу:
· На посадових осіб - у розмірі від 40 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян;
· На юридичних осіб - від 400 до 500 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Дотримання підприємствами вимог Порядку ведення касових операцій систематично перевіряється банками.
Технічна укріплення кас і касових пунктів, забезпечення умов збереження грошей і цінностей на підприємствах перевіряється органами внутрішніх справ в межах їх компетенції.
При проведенні перевірки ТОВ фахівцями УВС було виявлено, що сейф для зберігання грошей знаходиться в кабінеті директора, чи не прикріплений до підлоги та стін сталевими йоржами. За неналежне обладнання приміщення каси для прийому, видачі і тимчасового зберігання готівки суспільство було притягнуто до адміністративної відповідальності за ст. 15.1 КоАП РФ.
ТОВ звернулося до арбітражного суду з заявою про скасування постанови УВС. Суд в задоволенні заявлених вимог відмовив, визнавши факт недотримання порядку зберігання вільних грошових коштів.
ФАС висновок суду першої інстанції визнав правомірним.