Загублений лікарняний лист як отримати допомогу і уникнути наслідків
Загублений лікарняний лист: як отримати допомогу і уникнути наслідків
Кожен знає, що без лікарняного листа працівникові не може бути оплачений період хвороби. Листок непрацездатності - це основний первинний документ, що підтверджує правомірність нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності працівнику за період хвороби. Але буває так, що в силу тих чи інших обставин лікарняний лист загублений. Які дії необхідно зробити у разі його втрати?
Відразу відзначимо, що втрата лікарняного листа працівником не призводить до миттєвого відмови в оплаті лікарняного. Адже, як то кажуть, безвихідних ситуацій не буває, і загублений лікарняний лист можна відновити. Але за певних умов.
Перш за все, при втраті лікарняного листа необхідно знати, чи був він сплачений. Нагадаємо, що відповідно до ст. 31 Закону № 1105 саме виданий в установленому порядку листок непрацездатності є підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Лікарняний лист загублений до його оплати
У разі втрати листка непрацездатності до його оплати необхідно виходити з норм п. 1.14 Інструкції № 455.
З документа. У разі втрати листка непрацездатності за рішенням ЛКК медичного закладу, в якому його видано, видається новий листок непрацездатності з позначкою «дублікат» на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності не здійснювалася (п. 1.14 інструкції № 455)
Тобто працівникові, який «не доніс» до бухгалтерії лікарняний лист, необхідно:
- звернутися до бухгалтерії підприємства за довідкою про те, що за період хвороби листок непрацездатності не сплачено;
- з довідкою звернутися в медичний заклад за видачею нового листка непрацездатності з позначкою «дублікат».
Допомога по тимчасовій непрацездатності на підставі дубліката листка непрацездатності призначається на загальних підставах. Відзначимо, що в разі якщо лікарняний лист вже оплачений, при його втраті дублікат отримати не можна.
Лікарняний лист загублений після його оплати в результаті форс-мажору
На практиці зустрічаються ситуації, коли листок непрацездатності загублений після його оплати, наприклад, внаслідок форс-мажорних обставин (пожежа, затоплення і т. П.). Дублікат лікарняного листа отримати не можна (див. Вище), але відновити первинну документацію, пов'язану з оплатою лікарняного, можна і потрібно.
Нагадаємо, що листок непрацездатності, виданий закладом охорони здоров'я, є первинним документом і підставою для відображення в бухгалтерському обліку нарахування оплати днів непрацездатності. Отже, як і будь-який інший первинний документ, він підлягає відновленню згідно п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р № 8.
- отримати документи, що підтверджують настання форс-мажорних обставин на підприємстві. Такими документами можуть бути: довідка з органу пожежної служби (в разі пожежі), довідка комунальних служб (в разі затоплення), довідка органів МВС, рішення суду (в разі крадіжки), довідка територіального органу ГСЧС (в разі стихійного лиха) і т. п .;
Зазначені документи і будуть підтверджуючими документами виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Але і це ще не все. Підприємству необхідно спробувати повністю відновити втрачену первинну документацію, пов'язану з нарахуванням і виплатою допомоги по тимчасовій непрацездатності (в іншому випадку йому може загрожувати відповідальність за допущене правопорушення відповідно до чинного законодавства). Для цього додатково необхідно звернутися в територіальне відділення ФСС з ТВП, де підприємство зареєстроване як страхувальник, з проханням надати копії всіх утрачених звітів (по формам № Ф4-ФСС з ТВП та № Ф14-ФСС з ТВП). При цьому до заяви доцільно додати підтвердні документи (наприклад довідку органу пожежної служби) і акт комісії з переліком утрачених документів і зазначенням причин їх втрати.
Лікарняний лист загублений після його оплати з вини відповідальної особи
Якщо ж лікарняний лист загублений на підприємстві через недбальство відповідальної особи, то відновити його неможливо. А відсутність підстави для нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності свідчить про безпідставне нарахування та виплату лікарняних, тобто про наявність порушення. Про наслідки такого порушення поговоримо далі.
Наслідки втрати лікарняного листа відповідальною особою
На замітку. Згідно п. 716 Переліку № 578/5 листок непрацездатності на підприємстві повинен зберігатися протягом трьох років.
Відсутність лікарняного листа свідчить про безпідставне нарахування та виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності, що є порушенням чинного законодавства. Тому до приходу інспекторів на підприємство подібні порушення необхідно виправити.
Працівникові, винному в втраті лікарняного листа, необхідно відшкодувати суму безпідставно отриманого лікарняного, а також суму ЄСВ, нараховану на таку допомогу. При поверненні сум варто враховувати норми ст. 128 КЗпП щодо обмеження розміру відрахувань із заробітної плати працівника (не більше 20% від суми заробітної плати, в окремих випадках - не більше 50%) і ст. 136 КЗпП щодо покриття шкоди, заподіяної працівником.
Зверніть увагу! Працівник, якому лікарняний був оплачений, не повинен нести відповідальність за втрату листка непрацездатності іншою особою і не повинен повертати суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, оскільки свої зобов'язання щодо оплати періоду хвороби він повністю виконав (отримав належним чином оформлений листок непрацездатності і надав його в бухгалтерію).
Якщо загублений лікарняний лист також оплачувалася за рахунок коштів ФСС з ТВП, то суму такої допомоги винної особи також необхідно повернути, як і суму ЄСВ, нараховану на таку допомогу. При цьому страхувальнику додатково необхідно провести ряд заходів, а саме:
- письмово повідомити територіальний орган ФСС з ТВП про факт виявленої помилки (п. п. 7.3, 7.4 Порядку № 4);
- виправити помилку в уже поданому звіті за формою № Ф4-ФСС з ТВП (п. 7.9 Порядку № 4)
При цьому якщо подібне порушення буде виправлено до приходу на підприємство інспекторів з перевіркою, то штрафні санкції до страхувальника застосовуватися не будуть (п. 7.7 Порядку № 4). В іншому випадку, на підприємство чекають штрафні санкції згідно п. 6 ст. 15 Закону № 1105.
У разі порушення порядку використання страхових коштів роботодавці відшкодовують ФСС з ТВП в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та сплачують штраф у розмірі 50% такої суми (п. 6 ст. 15 Закону № 1105).
Крім того, посадові особи страхувальника можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 165 5 КпАП:
У разі втрати листка непрацездатності до його оплати працівник може звернутися до медустанови за його дублікатом. У разі його втрати після оплати в результаті форс-мажорних обставин необхідно отримати документи що підтверджують форс-мажор і тимчасову непрацездатність працівника. У разі ж втрати листка непрацездатності після його оплати з вини відповідальної особи така особа повинна відшкодувати суму допомоги по тимчасовій непрацездатності за таким лікарняним листком і суму ЄСВ, нараховану на таку допомогу.