З чого почати вести кадрове справу

Спокійно, без паніки. Для початку визначтеся до штатного розкладу. Від нього вже і "танцюйте": склад штату, чисельність, оклади і т.д. На підставі ШР принимати людей на роботу з відповідними найменуваннями должнойтей і окладами, тобто укладаєте трудові договори, видаєте накази про прийом на роботу і робите запис у трудову книжку.
Так само, крім ШР, у вас обов'язково повинні бути розроблені правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці, положення про захист персональних даних, посадові інструкції, з якими під розпис ознайомлюється кожен працівник при прийомі на роботу.

Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що:

Надсилання повідомлення.

Документи по кадрам, які повинні бути в кожній організації:

Обов'язкові локальні нормативні акти
Перш за все потрібно згадати про те, що чинний Трудовий кодекс Укаїни (далі - ТК РФ) вимагає, щоб в організації був створений ряд локальних (тобто місцевих) нормативних документів.

Обов'язковими локальними нормативними актами є:

# 9679; Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР).

# 9679; Положення (або інструкція) про захист персональних даних працівника.

# 9679; Інструкція з техніки безпеки.

# 9679; Штатний розклад (уніфікована форма Т-3).

Всі ці документи діють до заміни новими.

# 9679; Графік змінності необхідний в тих організаціях, де застосовується змінна робота.

# 9679; Положення про нормування праці та положення про норми виробітку повинні складатися в тих організаціях, де використовується відрядна форма оплати праці працівників.

Факультативні локальні нормативні акти
Крім перерахованих документів, організація, на свій розсуд, може створювати й інші документи - факультативні локальні нормативні акти. Зокрема, це можуть бути:

· Положення про структурні підрозділи, які затверджуються директором організації;

· Посадові інструкції для службовців і трудові (або робочі) інструкції для робітників;

· Інструкція з кадрового діловодства - дуже корисний інструмент для співробітника, що виконує функції кадровика, так як суттєво полегшує його взаємодія з лінійними і функціональними менеджерами;

· Альбом форм документів з обліку кадрів;

· Положення про атестацію - якщо в організації проводиться періодична атестація або атестація за результатами випробування;

· Положення про персонал;

Всі ці документи також діють до заміни новими.

Документи, які оформляють відносини з працівниками та містять інформацію про них

До таких документів належать:

· Далі на кожного працівника заводиться особиста картка (уніфікована форма Т-2). Особисті картки можна зберігати лише в окремій справі;

· Особисті справи працівників не обов'язкові, але оскільки це дуже зручне досьє на кожного співробітника, більшість кадровиків їх оформляє. Повторимо, що вести особисті справи ми не зобов'язані, але якщо таке рішення прийнято, то необхідно вести їх за суворими правилами, передбаченими для оформлення особових справ. Втім, можна просто оформляти файли або папки на кожного працівника для зручності кадровика. У цих папках зберігаються копії всіх документів, пов'язаних з конкретними працівниками;

Накази по кадрам
Співробітник, відповідальний за ведення кадрового діловодства, зобов'язаний готувати проекти наказів по кадрам і організовувати їх візування відповідними посадовими особами і підписання керівником організації. Кадрові накази повинні зберігатися і реєструватися окремо від наказів по особовому складу. До їх числа відносяться накази, для яких Держкомстатом розроблені уніфіковані форми:

· Про прийом працівника на роботу - форма Т-1;

· Про прийом працівників на роботу - форма Т-1а;

· Про переведення працівника на іншу роботу - форма Т-5;

· Про переведення працівників на іншу роботу - форма Т-5а;

· Про надання відпустки працівнику - форма Т-6;

· Про надання відпустки працівникам - форма Т-6а;

· Про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) - форма Т-8;

· Про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення) - форма Т-8а;

· Про направлення працівника у відрядження - форма Т-9;

· Про направлення працівників у відрядження - форма Т-9а;

· Про заохочення працівника - форма Т-11;

· Про заохочення працівників - форма Т-11а.

Крім цих наказів, кадровикам доводиться складати в довільній формі (або створювати для них свої власні уніфіковані форми) такі види наказів:

· Про суміщення посад (професій);

· Про заміщення тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основних обов'язків;

· Про покладання стягнень;

· Про дострокове зняття стягнень;

· Про зміну персональних даних працівника;

· Про присвоєння розряду;

· Про притягнення до надурочних робіт;

· Про залучення до роботи у вихідні (святкові) дні;

· Про встановлення або зняття персональних надбавок;

· Про зміну режиму роботи.

· Про затвердження штатного розкладу;

· Про внесення змін до штатного розпису;

· Про внесення змін (доповнень) до графіка відпусток;

· Про внесення змін (доповнень) в локальні нормативні акти;

· Про анулювання неправомірно або помилково виданих наказів по особовому складу та ін.

· Посвідчення про відрядження - форма Т-10;

· Службове завдання - форма Т-10а;

· Записку-розрахунок про надання відпустки працівнику - форма Т-60 (лицьову сторону);

· Записку-розрахунок при припиненні (розірванні) трудового договору з працівником (звільнення) - форма Т-61 (лицьову сторону);

· Акт про прийом робіт, виконаних за трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи - форма Т-73 (цей вид строкового трудового договору зустрічається вкрай рідко, тому навіть досвідченим кадровикам, які мають багаторічний стаж роботи, часто не доводилося стикатися з формою Т 73).

Реєстрація документів
У наш час існують три способи реєстрації:

· Найпростіший - в журналах;

· Більш досконалий - за допомогою картотеки;

· І найбільш досконалий, зручний, швидкий - за допомогою відповідних комп'ютерних програм.

Секретарі вільні вибирати найбільш прийнятний для них в кожному конкретному випадку спосіб реєстрації документів, що стосуються основної діяльності фірми. А ось реєстрація кадрових документів може вестися тільки з використанням журналів. У разі виникнення трудового спору комп'ютерну реєстрацію суд або державна інспекція праці можуть не визнати. До того ж необхідно довести, що той чи інший документ був створений дійсно в той день, який вказаний в реквізиті «дата»! Від цього залежить результат справи.

Отже, які ж журнали реєстрації кадрових документів обов'язково повинні бути в організації:

· Журнал реєстрації трудових договорів (які можна реєструвати як накази - протягом календарного року, з нового року починаючи нумерацію заново. А можна так, як реєструються, наприклад, штатні розписи - за весь період діяльності організації, тобто з самого першого трудового договору, укладеного колись з першим працівником, і до самого останнього, який коли-небудь буде укладено, мабуть, незадовго до ліквідації фірми);

· Журнал реєстрації особистих карток (Т-2);

· Журнал реєстрації особистих справ працівників (якщо вони ведуться);

· Журнали реєстрації наказів (кількість журналів визначається в залежності від розмірів кадрового документообігу. Всі кадрові накази можуть реєструватися в одному або декількох журналах - аж до того, що для реєстрації різних видів наказів можуть використовуватися різні журнали);

· Журнал реєстрації актів (про відмови від ознайомлення з документами, про прогули, про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку і т.п.);

· Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (зберігається, як і трудові книжки, в сейфі).

На факультативній основі (але це дуже корисно з точки зору доведення) ведуться журнали реєстрації заяв працівників, доповідних і пояснювальних записок, пов'язаних з кадровою роботою.

Книги обліку потрібні, щоб фіксувати:

· Використані та невикористані дні щорічної оплачуваної відпустки

· Надані працівникам відгули і т.д.

У багатьох випадках Трудовий кодекс вимагає, щоб працівники були вчасно попереджені про настання певних подій. Тому вкрай корисно вести картотеку попереджень (паперову або в електронному вигляді) про ці події:

· Крім цього, можна зробити "Напоміналка» і про будь-які інші події (дні народження співробітників і т.п.) для зручності роботи.

Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що:

Документи по кадрам, які повинні бути в кожній організації:

Обов'язковими локальними нормативними актами є:

# 9679; Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР).

# 9679; Положення (або інструкція) про захист персональних даних працівника.

# 9679; Інструкція з техніки безпеки.

# 9679; Штатний розклад (уніфікована форма Т-3).

Всі ці документи діють до заміни новими.

# 9679; Графік змінності необхідний в тих організаціях, де застосовується змінна робота.

· Положення про структурні підрозділи, які затверджуються директором організації;

· Посадові інструкції для службовців і трудові (або робочі) інструкції для робітників;

· Альбом форм документів з обліку кадрів;

· Положення про персонал;

Всі ці документи також діють до заміни новими.

Документи, які оформляють відносини з працівниками та містять інформацію про них

До таких документів належать:

· Про прийом працівника на роботу - форма Т-1;

· Про прийом працівників на роботу - форма Т-1а;

· Про переведення працівника на іншу роботу - форма Т-5;

· Про переведення працівників на іншу роботу - форма Т-5а;

· Про надання відпустки працівнику - форма Т-6;

· Про надання відпустки працівникам - форма Т-6а;

· Про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) - форма Т-8;

· Про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення) - форма Т-8а;

· Про направлення працівника у відрядження - форма Т-9;

· Про направлення працівників у відрядження - форма Т-9а;

· Про заохочення працівника - форма Т-11;

· Про заохочення працівників - форма Т-11а.

· Про суміщення посад (професій);

· Про заміщення тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основних обов'язків;

· Про покладання стягнень;

· Про дострокове зняття стягнень;

· Про зміну персональних даних працівника;

· Про присвоєння розряду;

· Про притягнення до надурочних робіт;

· Про залучення до роботи у вихідні (святкові) дні;

· Про встановлення або зняття персональних надбавок;

· Про зміну режиму роботи.

· Про затвердження штатного розкладу;

· Про внесення змін до штатного розпису;

· Про внесення змін (доповнень) до графіка відпусток;

· Про внесення змін (доповнень) в локальні нормативні акти;

· Про анулювання неправомірно або помилково виданих наказів по особовому складу та ін. Колеги, а де можна подивитися (НПА) які локалки є додатком до колективного, а які до Статуту?

Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що:

· Про суміщення посад (професій);

· Про заміщення тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основних обов'язків;
значить наказ про тимчасово заміщення - реєструвати в журналі наказів ЛЗ

Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що:

тупе запитання! Вибачте, тільки починаю звістку кадри. (
Де і як реєструються накази видаються в довільній формі. Дивлячись які))) є накази по основній діяльності (общеорганізацонние), є накази по особовому складу (до таких "довільним" наказам відносяться різні доплати тимчасового характеру (збільшений обсяг роботи), дозвіл роботи за сумісництвом (не сам факт прийому за сумісництвом, а якщо вже трудовий договір укладено за сумісництвом (обробка вакансії, або на період відсутності основних працівників) відкликання з відпустки, донорські та т.п. якщо великий обсяг роботи в установі, то краще завести 2 журналу, один - накази по основ ой діяльності, інший - по особовому складу, де можна відобразити всі накази, що проходять по особовому складу (в т.ч. прийом, звільнення, переведення та ін.)

Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що:

Надсилання повідомлення.

Живу справжнім. Впевнена в майбутньому. Навчилася в минулому.

У мене окремий журнал по реєстрації наказів (назвала по загальній діяльності). У ньому реєструються накази, які видаються чисто в службі персоналу А є якась стандартна форма цих журналів? або ви самі для себе їх в друкарні замовляєте? Або це все в електронному вигляді?

І ще, підкажіть будь ласка, накази створені в 1С теж треба десь реєструвати?

Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що:

Надсилання повідомлення.

Купила книгу обліку в клітку - прошила і прокреслила як мені треба

Я хочу звернути увагу модератора на це повідомлення, тому що:

Надсилання повідомлення.

Ніколи не при напролом - головне обмани ворога!

Боже, дай мені сили, терпіння, і на всяк випадок 42 мільйони доларів!

«Перша ← Перед. 1 Слід. → Остання (1) »