Все гербові бланки відповідно до затвердженого зразками оформляються на білоруською та російською

1. Визначення бланка. Види бланків, склад реквізитів.

2. Порядок підготовки макета бланка до видання типографським способом.

3. Порядок виготовлення, використання та обліку бланків документів із зображенням Державного герба Республіки Білорусь.

1. В кожній установі, організації, на підприємстві створюється велика кількість організаційно-розпорядчих документів з основних питань діяльності, по особовому складу і т.д. (Накази, акти, листи і т.д.). Згідно з вимогами Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, держкомітетах та інших центральних органах управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь всі дані документи повинні оформлятися на бланках. Лише окремі документи (наприклад внутрішні документи структурних підрозділів) допускається оформляти нема на бланках, але з обов'язковим заповненням реквізитів відповідної бланкової продукції. Бланки повинна мати кожна організація.

Бланк документа - стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної. Використання бланків знижує витрати на виготовлення документа, зменшує кількість помилок при його складанні і оформленні, дозволяє домогтися уніфікації форм документів. Крім того, використання бланків полегшує сприйняття документа, покращує його зовнішній вигляд. Правильно оформлений бланк є візтной карткою організації.

Вимоги до розробки, використання і зберігання бланків документів сформульовані в наступних нормативних актах:

Бланки документів виготовляються на форматі А4 (210х297 мм) і А5 (148х210 мм). Виготовлення останніх рекомендується з метою економії паперу. Вони використовуються при підготовці невеликих за обсягом документів, наприклад, супровідних листів.

Бланк повинен мати поля: ліве - 30 мм, праве - 8-10 мм, верхнє і нижнє - 20 мм, при цьому нанесення полів або їх обмежувальних позначок на бланку необов'язково.

При виготовленні бланка для листів використовуються реквізити:

· Зображення Державного герба Республіки Білорусь (емблема або товарний знак для організацій недержавної форми власності);

· Код за ОКОГУ і ОКЮЛ;

· Найменування вищестоящої організації;

· Повне та скорочене найменування організації;

· Найменування стркутурного підрозділу;

· Комерційні та комунікаційні дані;

На загальному бланку вказують:

· Найменування вищестоящої організації;

· Повне та скорочене найменування організації;

· Найменування стркутурного підрозділу;

· Місце складання або видання доукмента;

· Обмежувальні позначки і лінії для реквізитів «код документа по ОКУД», «дата», «індекс документа», «відмітка про контроль».

2. Бланки документів можуть бути надруковані в друкарні, а при використанні ПК бланк може бути введений в пам'ять комп'ютера і автоматично виводитися при роздруківці документа. Однак яким би способом бланк не виробляють він повинен бути видрукуваний на білому папері.

· Площі кожного реквізиту.

На бланку у відповідності з встановленими розмірами і правилами оформлення реквізитів наносять постійні реквізити, відзначають у вигляді куточків або ліній місця розташування деяких змінних реквізитів, які повинні бути у верхній (заголовної) частини документа, а також реквізитів, що наносяться в нижній частині бланка.

До кресленням додається пояснювальна записка, в якій вказуються сорт і колір паперу, колір друкарської фарби, назва шрифту, розміри кеглів (для набору реквізитів), перелік реквізитів, ісполняеми друкарським способом.

При виготовленні бланків слід застосовувати друкарські шрифти розміром від 6 до 16 кегля літертурной, звичайної і газетної гарнітури. Припустимо виділяти найменування установи мальованим шрифтом розміром від 6 до 24 кегля. Слід враховувати, що в межах одного бланка застосовуються шрифти не повинні значно відрізнятися за розмірами.

При виготовленні бланків друкарським способом або за допомогою ПК реквізити завжди оформляються центованним способом.

Указом Президента затверджено зразки гербових бланків:

- для всіх видів ОРД на білоруською та російською мовами з поздовжнім розташуванням реквізитів;

- для листів на білоруською та російською мовами з поздовжнім розташуванням реквізитів.

Все гербові бланки відповідно до затвердженого зразками оформляються на білоруською та російською мовами.

Кутовий варіант при цьому не допустимо. Указ Президента вимагає забезпечити неухильне дотримання актів законодавства РБ, що регламентують порядок складання та оформлення ОРД.

Право вміщувати зображення Державного герба РБ на бланках документів інфх організацій, крім названих вище, а також посадових бланках документів керівників, інших посадових осіб державних органів і інших орагнізацій може бути предоставдено Президентом РБ або в установленому ним порядку. В даний час порядок не встановлений.

Відповідно до цього Положення бланки, які мають в якості реквізиту Державний герб РБ повинні виготовляти виключно друкарським способом. Використання ксерокопій таких бланків при створенні документів не допускається.

Гербові бланки підлягають обязетельному обліку. З цією метою на бланках проставляються друкарським способом або нумератором облікові порядкові номери. Ці номери допускається проставляти на лівому нижньому полі лицьового боку або на зворотному боці бланка. Найбільш раціональним є метод розташування порядовой номерів на звороті, тому що це дозволяє використовувати вільне місце на лицьовій стороні для проставлення різних службових відміток (реєстраційного штампа вхідних документів, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Облік гербових бланків при їх надходженні в організацію ведеться окремо за видами в обліково-реєстраційній формі (картці чи журналі) за наступними реквізитами:

найменування гербового бланка (загальний, бланка для листів, бланк для конкретного виду документа);

дата надходження, дата, індекс супровідного документа, організація-постачальник бланків (вказується дата і номер листа поліграфічного підприємства, ізготовівлего бланки, його найменування);

кількість надійшли примірників, серія і номери гербових бланків, найменування структурного підрозділу державного органу (організації), ініціали, прізвище посадової особи-отримувача гербових бланків, розписка в отриманні, позначки про знищення.

Особа, персонально ответстсвенное за облік, використання та зберігання гербових бланків документів призначається наказом (розпорядженням) рукововдітеля. Онов дає гербові бланки безпосередньо структурним підрозділам (виконавцям).

Особа, відповідальна за облік, використання та зберігання гербових бланків, веде ще одну реєстраційну форму (журнал або картку) з видачі цих Ланка безпосереднім виконавцям. У ній фіксується:

найменування виду виданих бланків (загальний, бланк для листів, бланк для конкретного виду документа);

одержувач бланків (найменування структурного підрозділу або виконавця);

посаду, прізвище або ініціали отримав бланки;

розписка в отриманні;

номера та серії отриманих бланків;

відмітка про знищення.

В організації з нельбошім обсягом документообігу допускається вести одну реєстраційну форму на отримання і видачу гербових бланків.

Реєструючи вихідні документи, підготовлені на гербових бланках, у відповідній реєстраційній формі доцільно ввести графу «Серія та номер бланка».

Знищуються бланки із зображенням Державного герба РБ за актом з відміткою в журналі (картці).

Для цього наказом керівника призначається комісія, яка не рідше одного разу на рік здійснює перевірку наявності, використання і зберігання бланків, про що робиться відмітка в обліково-реєстраційній формі після останнього запису.

Якщо документ, оформлений на гербовому бланку, призначений для розсилки, він моежт тиражуватися засобами оперативної поліграфії. При цьому кожна копія розсилається документа завіряється печаткою. Покажчик розсилки зберігається в справі разом з оригіналом документа або копією розсилається листи.

Бланки документів із зображенням Державного герба РБ повинні зберігатися в організаціях і надійно замикаються і опечатується шафах (сейфах).