внутрішній контроль

ГОСПОДАРСЬКА ДІЯЛЬНІСТЬ І ВНУТРІШНІЙ КОНТРОЛЬ

Факти господарської діяльності здійснюються в організації постійно і безперервно: відвантажуються товари для продажу, випускається готова продукція, оприбутковуються матеріальні цінності на склад, надходять гроші на розрахунковий рахунок та в касу організації, витрачаються кошти на оплату продавцям за придбані у них товари (роботи, послуги ), видачу зарплати працівникам і т. д.

Основні вимоги, які пред'являють до звітності та виконання яких перевіряють внутрішні контролери:

Компанія сама вирішує, яким чином організувати внутрішній контроль:

створити відділ внутрішнього контролю, внутрішнього аудиту, ревізійний відділ;
укласти договір зі сторонньою організацією.

Вибираючи спосіб контролю, потрібно керуватися принципом розумності: трудовитрати при здійсненні контрольних функцій повинні бути порівнянні з отриманим результатом.

СУБ'ЄКТИ І ОБ'ЄКТИ ВНУТРІШНЬОГО КОНТРОЛЮ

Суб'єкт внутрішнього контролю - це власник, працівник організації, що здійснює контрольні дії при виконанні покладених на нього обов'язків.

Суб'єкти внутрішнього контролю доцільно розподілити таким чином:

перший рівень (головна ланка) - учасники (власники) організації, що здійснюють контроль безпосередньо чи опосередковано (за допомогою незалежних експертів, в тому числі зовнішніх аудиторів);
другий рівень - виконавці, які безпосередньо виконують покладені на них обов'язки щодо здійснення контролю (співробітники відділу внутрішнього аудиту, члени ревізійної комісії і т. д.);
третій рівень - співробітники, які виконують контрольні функції в силу своїх службових обов'язків (адміністративно-управлінський персонал, персонал, що обслуговує комп'ютерні системи, співробітники відділу бухгалтерського обліку, маркетингової служби і ін.);
четвертий рівень - співробітники, які здійснюють контроль в силу виробничої необхідності (робочі, інші технічні працівники, які беруть участь у виробничому процесі і контролюють роботу устаткування).

Об'єкт внутрішнього контролю - це предмет, на який спрямована контрольне вплив. Об'єктами внутрішнього контролю можуть бути:

людські, фінансові, матеріальні, інформаційні ресурси організації;
системи охорони і захисту матеріальних та інформаційних ресурсів;
результати функціонування організації і т. п.

Система внутрішнього контролю повинна бути організована так, щоб забезпечити керівництву, інвесторам, засновникам, іншим зацікавленим особам впевненість в тому, що:

включена в бухгалтерську (фінансову) звітність інформація повна, достовірна, правильно класифікована і оцінена;
бухгалтерська (фінансова) звітність дає вірне і об'єктивне уявлення про діяльність підприємства в цілому;
кошти підприємства не можуть бути незаконно привласнені або неефективно використані;
будь-яка інформація, що відноситься до комерційної таємниці організації, надійно захищена;
всі суттєві зауваження і недоліки вчасно виявляються і виправляються, ризики по можливості зводяться до мінімуму;
внутрішня звітність оперативно передається особам, уповноваженим приймати управлінські рішення.

У зв'язку з цим при здійсненні внутрішнього контролю за підготовкою фінансової звітності приділяють увагу наступним контрольним процедурам:

звірці залишків на звітну дату в первинних документах (виписках банку, звітах касира, актах звірки, матеріальних звітах, картках складського обліку) із залишками, що значаться на рахунках бухгалтерського обліку;
порівнянності залишків по рахунках бухгалтерського обліку, відображених в оборотно-сальдової відомості або головній книзі на початок і кінець звітного періоду (року), з даними, зазначеними в бухгалтерському балансі;
інвентаризації матеріальних цінностей і зобов'язань;
перевірці відповідності ведення бухгалтерського обліку і сформованої на його підставі бухгалтерської звітності вимогам законодавства, положень облікової політики та робочим планом рахунків;
перевірці первинних документів, на підставі яких робляться записи в бухгалтерському обліку.

ДОКУМЕНТУВАННЯ ВНУТРІШНЬОГО КОНТРОЛЮ

Процедури внутрішнього контролю повинні бути описані в робочих і звітних документах. Робочі документи складають в ході перевірки. У них коротко описують контрольну процедуру і порядок її виконання, фіксують зауваження. На підставі робочих документів заповнюють Журнал (регістри) фінансового контролю. в якому вказують:

предмет контролю;
посаду, ініціали відповідальних осіб об'єкта, що перевіряється (наприклад, при перевірці бухгалтерської звітності вказують ініціали головного бухгалтера);
посаду, ініціали особи, відповідальної за проведення перевірки (керівник служби внутрішнього аудиту, фінансовий директор і т. д.);
зауваження і час на їх усунення;
підпис особи, яка здійснює перевірку і склав документ.

Після закінчення перевірки складають звіт і оцінюють роботу підрозділу, що перевіряється. У звіті необхідно вказати об'єкт перевірки, проведені контрольні процедури, виявлені зауваження, ризики та пропозиції щодо їх усунення, терміни усунення, відповідальних за виправлення зауважень. Шкала і параметри оцінки відображаються в Протоколі внутрішньої перевірки, який прикладається до звіту.

Підготовчим документом до проведення внутрішнього контролю служить Карта внутрішнього фінансового контролю. Вона містить найменування об'єкта перевірки, ініціали керівника об'єкта, що перевіряється, періодичність контролю, ініціали посадових осіб, які здійснюють контрольні дії, а також інші необхідні дані.

При розробці Карти внутрішнього фінансового контролю враховують наступне:

актуальність перевірок і їх періодичність;
ступінь забезпеченості ресурсами (трудовими, технічними, матеріальними і фінансовими);
рівномірність розподілу навантаження контролерів.

Розглянемо на прикладі, які форми внутрішнього контролю можна застосувати на підприємстві і як їх потрібно заповнювати.

Будівельна компанія-підрядник виконує будівельно-монтажні роботи на об'єктах згідно з договорами підряду, укладених з генеральним підрядником. Роботи ведуться на декількох об'єктах як власними силами, так і з залученням субпідрядників.

Компанія має службу внутрішнього контролю, яка контролює:

ведення бухгалтерського обліку, підготовку і складання бухгалтерської звітності;
дотримання термінів виконання робіт згідно з графіком, узгодженим з замовником;
дотримання замовниками строків оплати робіт, зазначених в договорі підряду (виявляє при цьому прострочену заборгованість, можливості до її витребування);
облік робіт, що виконуються власними силами, по кожному об'єкту будівництва і визначає фінансовий результат в кінці кожного кварталу по такому об'єкту;
використання матеріальних ресурсів.

2. Контрольна процедура «Зіставлення даних первинних документів і рахунків бухгалтерського обліку, перевірка первинних документів за формою і змістом на відповідність вимогам законодавства».

Рівень суттєвості, прийнятий в будівельній компанії при підтвердженні достовірності фінансової звітності, - 5% від валюти балансу. Валюта балансу - 25 860 тис. Руб. Відповідно, рівень суттєвості становитиме 1 293 тис. Руб. Несуттєві суми рядків фінансової звітності до уваги не беруться.

Приклад заповнення робочого документа до зазначеної контрольної процедури з урахуванням рівня суттєвості представлений в табл. 12.

Таблиця 12.Сопоставленіе даних первинних документів і рахунків бухгалтерського обліку

Підтверджуючі документи, пред'явлені на перевірку

Дебет рахунку 10 «Матеріали»

Чи не представлений матеріальний звіт по об'єкту лікарня

Дебет рахунку 62.1 «Розрахунки з покупцями і замовниками»

Акти звірки розрахунків із замовниками

Відсутні акти звірки з замовником ТОВ «монострумінь» (об'єкт - студентський гуртожиток) - не підтверджена заборгованість на суму 2 500 000 руб.

Дебет рахунку 51 «Розрахункові рахунки»

Примітка до Протоколу:

3 бали - процедура відповідає вимогам процесу і його якості, повністю виконується;

2 бали - процедура відповідає вимогам процесу і його якості, але виконується в повному обсязі;

1 бал - в повному обсязі відповідає вимогам процесу і його якості, не виконується;

0 балів - не відповідає вимогам процесу.

Керівник групи по контролю Ковальов А. І. Ковальов

Головний бухгалтер Іванова В. І. Іванова

Контролер Марченко І. С. Марченко

За результатами перевірки достовірності бухгалтерської звітності, на підставі робочих документів і Журналу внутрішнього фінансового контролю складається звіт про проведену перевірку.

Звіт за результатами проведення внутрішнього фінансового контролю

керівник служби внутрішнього контролю - Ковальов А. І .;
внутрішній контролер - Марченко І. С.

Перелік документів, пред'явлених на перевірку:

Рівень суттєвості - 1 293 тис. Руб.

Короткий перелік основних зауважень і рекомендацій