Візовий збір-претензія, відмінний секретар

Якщо у компанії є клієнти. тобто і претензії. Обгрунтовані вони чи ні, неважливо. З ними просто потрібно працювати: правильно приймати, обробляти і відповідати.

З іншого боку, ми всі щодня виступаємо в якості клієнтів. і ніхто не застрахований від неякісно наданої послуги. І ми в тій чи іншій формі висловлюємо свої претензії. Краще, звичайно, вибрати цивілізовану форму.

Цей невеликий цикл статей я присвячую претензіями і роботі з ними. У першій частині ми розглянемо лист-претензію від однієї компанії до іншої. У другій - лист-претензію до компанії від фізичної особи. Ну а в третій поговоримо про те, що робити з претензією, якщо принесли її вам.

Отже, одна компанія пише лист-претензію інший.

Лист-претензія є ні чим іншим, як один з видів ділового листа. ВУкаіни немає спеціальної затвердженої форми для претензії, а значить, цей лист пишеться в довільній формі за стандартними правилами ділового листування. Хоча, як і в будь-якому варіанті ділового листа. і тут не без нюансів.

Пишіть відразу. як тільки сталася неприємна ситуація. По-перше, ще великі шанси все виправити з мінімальними втратами для сторін. По-друге, з'ясування відносин з опонентом може затягнутися і від довгої переписки перетекти в судовий розгляд, що теж не найшвидший процес.

Підготуйте фактичний матеріал: договір з опонентом, судовий припис, що зобов'язує його що-небудь зробити і т.п. До листа-претензії повинні бути додані копії всіх причетних до справи документів. Не зайвими будуть і посилання на законодавство, яке зобов'язує опонента виконати будь-які дії.

Трохи про стилі претензії. Які б емоції ви не відчували до опонента, писати претензію необхідно офіційно-діловим стилем. ввічливо, без будь-яких грубощів або погроз. Ваша проблема може бути простим непорозумінням, робочим моментом, і, можливо, вам ще вдасться зберегти партнерство.

Звернемося до структури ділового листа і згадаємо її елементи. Це будуть:

Всі вони присутні і в листі-претензії.

Тема листа повинна бути інформативною і містити (по можливості) найменування та номер документа, що є підставою для претензії:

Тема «Претензія» не підійде.

Тема листа дуже простий: ПРЕТЕНЗІЯ. Краще прописними літерами, напівжирний. Можна, звичайно, написати і звернення до керівника по імені-по батькові, але тоді лист можуть і не злічити претензією. А відповідно до Держстандарту «Менеджмент організації. Задоволеність споживача. Керівництво з управління претензіями в організаціях ». «Організація повинна приймати на себе активні зобов'язання по результативному та ефективному управлінню претензіями».

Вступ в цьому листі може збігатися з основною частиною. оскільки неможливо викласти претензію, не посилаючись на супутні документи. Почати текст можна словами:

Висловлюємо претензію щодо ...

Направляємо претензію щодо ...

Пред'являємо Вам претензію в зв'язку з неналежною якістю ...

І тут же викладаємо проблему, посилаючись на відповідні документи. Всі разом повинно виглядати приблизно так:

Якщо є закон, на який ви можете послатися в своїй ситуації, зробіть це:

Нагадуємо також, що згідно з ст.451 Цивільного кодексу РФ, «істотна зміна обставин, з яких сторони виходили при укладенні договору, є підставою для його зміни або розірвання, якщо інше не передбачено договором або не випливає з її суті».

У висновку необхідно вказати свої вимоги. Це може бути відшкодування збитків, додаткова поставка продукції і т.п. в залежності від того, що написано в вашому договорі. Тут же можна повідомити, що ви готові відстоювати свої права і в суді.

Просимо Вас відшкодувати завдані збитки в розмірі 15 тисяч 390 рублів. В іншому випадку ми будемо змушені звернутися до суду.

Просимо поставити нам відсутню продукцію в якомога коротші терміни. В іншому випадку ми будемо змушені звернутися до суду за захистом своїх прав.

Додаток в претензії повинно бути обов'язково. Це будуть копії всіх зазначених в листі документів: договору, сплаченого рахунку, платіжного доручення, акта виконаних робіт. накладної тощо Чим більша кількість паперів можуть підтвердити вашу правоту, тим краще. Єдине, що не потрібно прикладати - це закони. У цьому випадку досить в самому листі написати назву закону, дату, номер і статтю, на яку ви посилаєтеся.

Оформляється додаток як звичайно:

Підпис в претензію ставить генеральний директор. Єдиний варіант - головний юрист компанії, але посаду його повинна бути не нижче начальника відділу. Якщо посаду юриста нижче, або він взагалі один, вказати опоненту на його наявність можна двома способами.

Перший - підписати лист так:

Генеральний директор В.К. Биков

Другий - зробити юриста виконавцем.

Сподіваюся, не варто пояснювати, для чого потрібно продемонструвати опонентові в претензії, що у вас в штаті є професійний юрист.

Виконавець в претензії теж оформляється, як і в будь-якому листі. Виняток робиться для юриста: йому можна вказати посаду.

Готова претензія роздруковується на фірмовому бланку і реєструється як вихідного листа. Потім слід поставити печатку на підпис директора.

Відправляти слід оригінал листа, ніяких факсів та електронних листів. Найкраще відвезти претензію особисто і здати в канцелярію або секретарю. На вашому екземплярі листи повинні проставити вхідний номер. Другий варіант - відправити претензію поштою. рекомендованим листом з повідомленням. У першому випадку знаком того, що претензія доставлена, буде служити вхідний номер листа на вашому екземплярі, в другому - поштове повідомлення з підписом про одержання.

Images: www.freedigitalphotos.net

Добридень! Підкажіть будь ласка, ми замовили у компанії товар, вони виставили рахунок і ми його сплатили, в той же день у нас відпала необхідність в придбанні товару і ми написала їм про це лист і просили повернути гроші. Минуло 26 днів, але гроші нам повернули, причому ніякого чіткої відповіді вони не дають з цього питання! Договору у нас немає! Допоможіть будь ласка, як грамотно скласти лист-претензію про повернення грошей!

Голос за 0 Голос проти Відповісти

2 років 11 місяців назад

Поділитися через Twitter Поділитися через Google

Добрий день, Яна! Рекомендую вам звернутися до професійних юристів, щоб скласти претензію, спираючись на чинне законодавство.

Голос за 0 Голос проти Відповісти