Витрати на доставку товару

Суперечки про те, який документ повинен застосовуватися для підтвердження витрат на придбання і доставку товару (товарно-транспортна накладна за формою 1-Т, накладна за формою ТОРГ-12 або обидва документи), не вщухають кілька років. У минулому році була затверджена нова транспортна накладна (ТН) - але в результаті з'явився новий предмет для розбіжностей.

У чому суть цих суперечок? Які документи оформляти в разі, коли доставку вантажів здійснює: а) сама організація; б) транспортна компанія? Відповіді на ці питання ви знайдете в даній статті.

З історії питання

Кожен бухгалтер, який займається розрахунком податку на прибуток, знає основні вимоги, що пред'являються п. 1 ст. 252 НК Україна до підтвердження витрат, - це оформлені відповідно до законодавства України документи.

Як випливає зі ст. 9 Закону про бухоблік [1], первинні облікові документи повинні бути складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, для яких форма не передбачена, повинні містити обов'язкові реквізити, зазначені в п. 2 цієї статті.

Форма 1-Т призначена для обліку руху ТМЦ і розрахунків за їх перевезення автомобільним транспортом. Вона складається з двох розділів:

1. Товарного, що визначає взаємини вантажовідправників і вантажоодержувачів і службовця для списання ТМЦ у відправників і оприбуткування їх у вантажоодержувачів.
2. Транспортного, що визначає взаємини вантажовідправників - замовників автотранспорту з організаціями - власниками автотранспорту, що виконали перевезення вантажів, і службовця для обліку транспортної роботи та розрахунків вантажовідправників чи вантажоодержувачів з організаціями - власниками автотранспорту за надані послуги з перевезення вантажів.

Товарно-транспортна накладна виписується в чотирьох примірниках.

Перший залишається у вантажовідправника і призначається для списання ТМЦ.

Другий, третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажовідправника і підписом водія, вручаються водієві.

Другий здається водієм вантажоодержувачу і призначається для оприбуткування ТМЦ в одержувача вантажу.

Третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажоодержувача, здаються організації - власникові автотранспорту.

Третій примірник, який є підставою для розрахунків, організація - власник автотранспорту докладає до рахунку за перевезення і висилає платнику - замовнику автотранспорту, а четвертий додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.

Таким чином, і товарна накладна ТОРГ-12, і товарно-транспортна накладна 1-Т передбачені в альбомах уніфікованих форм. Яку ж з них віддати перевагу?

Відзначимо, що Постановою №78 були визнані такими, що втратили силу окремі додатки до Інструкції [2] часів СРСР, якої спочатку була затверджена форма 1-Т. Але сама Інструкція діє і понині.

В абзаці 3 п. 6 Інструкції говориться, що товарно-транспортна накладна є єдиним документом, службовцям для списання ТМЦ у відправників і оприбуткування їх у вантажоодержувачів, а також для складського, оперативного та бухгалтерського обліку. Нерідко на практиці податкові органи буквально розуміють положення цієї норми і відмовляють організаціям у прийнятті для цілей обчислення податку на прибуток витрат на придбання ТМЦ, якщо воно оформлено тільки накладної ТОРГ-12. Податківці наполягають, що повинна бути оформлена і ТТН за формою 1-Т.

Виходить, що якщо транспортні послуги не виявляються, то досить накладної ТОРГ-12. Однак, на жаль, на практиці податківці нерідко дотримуються іншого підходу, вимагаючи складання форми 1-Т і в разі, коли організація не виступає в якості замовника за договором перевезення.

Новий привід для суперечки

Таким чином, в даний час діє і транспортна накладна (ТН), і накладна за формою 1-Т.

При цьому чиновники відзначили, що в затвердженій Правилами формі транспортної накладної містяться всі необхідні відомості про перевізника, вантажовідправника, вантажоодержувача, умовах перевезення вантажу, а також дані, що підтверджують факт транспортування вантажу і витрати на таке перевезення. Таким чином, в разі наявності договору перевезення вантажу підтвердження витрат організації на перевезення вантажу автомобільним транспортом і факту його транспортування здійснюється на підставі як транспортної накладної, так і накладної форми 1-Т. використовуваної в бухгалтерському та податковому обліку.

Як показала практика, оборот рідної мови «як ..., так і ...» одні фахівці зрозуміли в сенсі «або - або» - або ТН, або 1-Т, а інші (зокрема, податкові органи) в тому сенсі, що повинні заповнюватися обидва документи.

Особливості заповнення ТН

Згідно п. 9 Правил транспортна накладна, якщо інше не передбачено договором перевезення вантажу, складається на одну або кілька партій вантажу, що перевозиться на одному транспортному засобі, в трьох примірниках (оригіналах) - відповідно для вантажовідправника, вантажоодержувача і перевізника. Транспортна накладна підписується вантажовідправником і перевізником або їх уповноваженими особами.

Основна відмінність транспортної накладної (ТН) від форми 1-Т полягає в тому, що в ній відсутня товарний розділ. Тепер, якщо організація при виборі між цими формами віддасть перевагу ТН, то всі дані про товар будуть вказані в товарною накладною ТОРГ-12.

У пункті 12 Правил також зазначено, що оголошена цінність не повинна перевищувати дійсної вартості вантажу. Вважаємо, що організація може вказати таку ж вартість, як і в ТОРГ-12.

Тепер не потрібно завіряти накладну (а також виправлення в ній) печатками перевізника та вантажовідправника. З усієї форми були виключені місця для відбитків печатки.

У розділах 6 «Прийом вантажу» і 7 «Здача вантажу» з'явилися нові рядки для зазначення фактичної дати і часу вибуття транспортного засобу. Також в них тепер підлягають вказівкою посади уповноважених осіб (відповідно вантажовідправника і вантажоодержувача) і розшифровка їх підписів. Розшифровується тепер і підпис водія.

Відзначимо. хоча згадка про печатки прибрали, це не означає, що якщо одна зі сторін поставить свою печатку, то документ виявиться недійсним. Адже організації можуть включати в накладні додаткові реквізити, в тому числі і «МП» (місце для відбитка печатки).

Пакет документів залежить від умов поставки

Який висновок можна зробити на підставі вищесказаного? Ту чи іншу форму вибирають, виходячи з конкретної ситуації.

Ситуація 1. Продавець на своєму складі передає товар покупцеві (точніше, його представнику - експедитору або водієві). Покупець на своєму автотранспорті забирає товар зі складу.

Якщо договір перевезення не укладався і покупець власним транспортом вивозить товар зі складу вантажовідправника, послуги з перевезення не виявляються і транспортна накладна не складається, а витрати на перевезення вантажу і факт його транспортування підтверджуються дорожнім листом на транспортний засіб (див. Лист №03-03- 10/123).

В даному випадку виписується форма ТОРГ-12 в двох примірниках: один залишається у продавця, на підставі якого той відіб'є доходи від реалізації товару, а другий отримає покупець, на підставі якого оприбутковує товар на склад.

Ситуація 2. Продавець доставляє товар покупцеві власним транспортом.

У цьому випадку також повинна оформлятися тільки ТОРГ-12, адже договір перевезення не укладається.

Ситуація 3. Згідно з договором купівлі-продажу право власності на товар передається покупцеві в місці його знаходження, доставка товару входить в обов'язки продавця. При відсутності власного транспорту продавець зобов'язаний укласти договір перевезення з транспортною компанією.

Як випливає з Листа №03-03-10 / 123, якщо вантажовідправник самостійно доставляє товар до складу покупця, виникають цивільно-правові відносини при наданні послуг з перевезення, пов'язані з необхідністю узгодження умов і вартості перевезення вантажу, а також місця і дати доставки вантажу . В даному випадку витрати платника податку на перевезення вантажу автомобільним транспортом і факт його транспортування підтверджуються як транспортної накладної, так і накладної форми 1-Т.

Отже, передбачається два варіанти.

Перший варіант - оформлення товарно-транспортної накладної 1-Т в чотирьох примірниках, один з яких (з підписом представника перевізника) залишається у продавця, а три передаються перевізнику.

Відзначимо, що згідно з п. 7 Інструкції в тих випадках, коли в ТТН (Т-1) в розділі «Відомості про вантаж» немає можливості перерахувати всі найменування і характеристики відпускаються ТМЦ, як товарний розділу до накладної повинні додаватися як невід'ємна її частина спеціалізовані форми (наприклад, ТОРГ-12), затверджені в установленому порядку, за яким здійснюється списання ТМЦ у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача, а також ведеться складський, оперативний і бухгалтерський облік. У цих випадках в ТТН вказується, що в якості товарного розділу прикладена спеціалізована форма, без якої ТТН вважається недійсною і не повинна застосовуватися для розрахунків з вантажовідправниками і вантажоодержувачами, а також для обліку виконаних обсягів перевезень і нарахування заробітної плати водієві. Тобто якщо в ТТН можна перерахувати всі найменування і характеристики товару, то заповнювати форму ТОРГ-12 не обов'язково.

Покупець прийме товар у перевізника по товарно-транспортної накладної, яка буде первинним документом (якщо додатком до цього документа була форма ТОРГ-12, то по ній буде звірятися товар по кількості і асортименту).

Для оформлення продажу (відпустки) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації застосовується товарна накладна (форма ТОРГ-12), яка відноситься до первинної облікової документації з обліку торгових операцій.

Таким чином, належним чином оформлені товарна і транспортна накладні є документальним підтвердженням витрат у вигляді вартості реалізованого (придбаного) товару і витрат на його доставку в цілях оподаткування прибутку.

Ситуація 4. Покупець сам оплачує перевезення товару зі складу продавця, при цьому, не маючи власного автотранспорту, він наймає транспортну компанію.

У цій ситуації також можливі два варіанти.

Перший варіант - заповнюється форма 1-Т: транспортний розділ - покупцем (як замовником транспортних послуг), товарний розділ - продавцем.

Отже, спочатку покупець заповнить транспортний розділ ТТН і всі чотири екземпляри ТТН передасть перевізнику, який їде до продавця. Продавець заповнить товарний розділ ТТН, вписавши найменування, кількість та інші характеристики товару, що відвантажується (або відзначить в ТТН, що невід'ємною її частиною є накладна ТОРГ-12, де вказані характеристики товару). Продавець, відпустивши товар, розписується в ТТН, один екземпляр залишає собі, а три інших передає перевізнику, який везе вантаж до покупця.

Другий варіант - оформлення транспортної накладної (ТН). Пам'ятаючи про те, що ТН - це договір перевезення, постачальник ніяких відміток в ТН не робить. Складати її повинен той, хто наймає автотранспорт, тобто покупець, який буде і вантажовідправником, і вантажоодержувачем в одній особі. Він заповнить графи і за того, і за іншого.

У цій ситуації ТН можна виписати не в трьох, а в двох примірниках - один покупцеві, один перевізнику.

Ситуація 5. Постачальник доручив організувати доставку вантажу експедиторської компанії.

Для початку нагадаємо Новомосковсктелям, що відносини за договором транспортної експедиції регулюються гл. 41 ГК РФ. Згідно з його ст. 801 за договором транспортної експедиції одна сторона (експедитор) зобов'язується за винагороду і за рахунок другої сторони (клієнта-відправника вантажу або вантажоодержувача) виконати або організувати виконання визначених договором послуг, пов'язаних з перевезенням вантажу. Договором транспортного експедирування можуть бути передбачені обов'язки експедитора: організувати перевезення вантажу транспортом і за маршрутом, обраними експедитором або клієнтом; укласти від імені клієнта або від свого імені договір (договори) перевезення вантажу; забезпечити відправку і одержання вантажу; інші обов'язки, пов'язані з перевезенням (п. 1). При цьому правила гл. 41 ЦК України поширюються і на випадки, коли відповідно до договору обов'язки експедитора виконуються перевізником.

При прийомі вантажу експедитор зобов'язаний видати клієнту експедиторського документ, а також представити клієнтові оригінали договорів, укладених експедитором відповідно до договору транспортної експедиції від імені клієнта на підставі виданої нею довіреності. Це випливає з п. 4 ст. 4 Федерального закону №87-ФЗ [3].

Згідно п. 5 Правил транспортно-експедиційної діяльності [4] експедиторськими документами є:

• доручення експедитору (визначає перелік та умови надання експедитором клієнту транспортно-експедиційних послуг в рамках договору транспортної експедиції);
• експедиторська розписка (підтверджує факт отримання експедитором для перевезення вантажу від клієнта або від вказаної ним вантажовідправника);
• складська розписка (підтверджує факт прийняття експедитором у клієнта вантажу на складське зберігання).

Отже, експедитор може надавати послуги з перевезення товару як власним транспортом, так і з залученням транспортних організацій.

Якщо експедиторська компанія від свого імені укладає договір перевезення з транспортною організацією, то вона (експедитор) буде вантажовідправником і повинна скласти транспортну накладну в трьох примірниках: один залишити собі, другий віддати перевізнику, третій - покупцеві. При цьому в тих пунктах ТН, де згадується вантажовідправник, повинні бути вказані дані експедиторської компанії. Постачальник отримає від експедиторської компанії розписку про приймання вантажу. Для підтвердження наданих послуг експедиторська компанія передасть постачальнику копію ТН з підписами покупця.

Якщо договір перевезення експедитор укладає від імені постачальника на підставі виданої довіреності, то також становить транспортну накладну, при цьому в пункті «Вантажовідправник» вказуючи дані постачальника. Один екземпляр ТН експедитор передає постачальникові, другий - перевізнику, третій - покупцеві.

Коли експедитор доставляє товар своїм транспортом, тобто виконує функції перевізника, він також повинен оформити транспортну накладну. При цьому в пунктах, де зазначаються відомості про перевізника, проставляються відомості про експедиторської компанії, вантажовідправником буде постачальник, вантажоодержувачем, відповідно, покупець. ТН виписується в трьох примірниках: по екземпляру експедитору, покупцеві і продавцеві.

У будь-якому випадку, якщо постачальник звертається до послуг експедитора, то звіт останнього стане виправдувальним документом для відображення витрат на доставку вантажу.

Документи, які слід оформити для обліку операцій з переміщення вантажу і надання транспортних послуг, уявімо в таблиці: