Витрати документально не підтверджені
Буває, що первинні документи з якихось причин відсутні. Наприклад, вони загубилися при переїзді фірми або в результаті надзвичайної ситуації (пожежі, пограбування і т. П.). Чим це загрожує компанії? При черговій перевірці податківці обов'язково звернуть на це увагу і оштрафують фірму. Що ж робити?
Відсутність первинних документів вважається грубим порушенням правил обліку доходів і витрат (ст. 120 НК РФ). Штраф за це порушення складе 5000 рублів. Якщо ж відсутність документів призвело до заниження податку, то штраф становитиме 10 відсотків від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 рублів.
Щоб уникнути відповідальності, ми пропонуємо зробити в такий спосіб. Перше, що потрібно зробити бухгалтеру в такій ситуації, - довести свою невинність в тому, що первинні документи відсутні.
Порада: складіть акт, в якому перераховуються відсутні документи і причина їх відсутності. Цей акт повинен бути затверджений керівником фірми.
Якщо документи пропали через пожежі, крадіжки або іншої надзвичайної ситуації, вам також знадобиться довідка, що підтверджує, що така ситуація дійсно мала місце. Так, якщо сталася пожежа, то необхідна довідка з пожежної частини; якщо трапилося затоплення - довідка організації, яка експлуатує будівлю, якщо документи вкрали - довідка з міліції.
Якщо, наприклад, відсутні документи, що підтверджують покупку товарів (робіт, послуг), домовтеся з постачальниками, щоб вам виписали копії всіх необхідних документів.
Звичайно, відновити відсутні документи можна, тільки якщо вам відомо, які саме документів вам не вистачає для підтвердження витрат, а також у яких саме постачальників були закуплені товари (роботи, послуги).
Набагато складніше, якщо, наприклад, загубилися папери, що підтверджують видачу грошей під звіт працівникові, який в даний момент вже на фірмі не працює. Найпростіший вихід з такої ситуації - спробувати зв'язатися з цим працівником і домовитися з ним заново оформити необхідні документи заднім числом. А що робити, якщо зв'язатися з цим працівником неможливо (наприклад, він переїхав в інше місто)?
Порада: оформите відсутні документи на іншого працівника, який на дату складання втраченого документа також працював на підприємстві.
Фальсифікація «первинки» за видатками
Якщо ви купуєте ті чи інші товари, які ніяк економічно обґрунтовуються (наприклад, продукти до святкового столу), бухгалтеру можна помудрувати з «первинкою», якій будуть оформлятися покупки.
Як правило, торгівцям на ринках все одно, що писати в товарних чеках, накладних та інших документах. Що ви їх попросите, то вони вам і напишуть. Тому, видаючи гроші співробітникам під звіт для закупівлі продуктів, заздалегідь їх попередьте, щоб ніяких сервелатів, шампанського і апельсинів в документах не було. Найоптимальніший варіант - отримати від продавців незаповнену «первинку» і оформити її самостійно. Більшість продавців на це погодяться. В такому випадку сервелат перетвориться в канцприладдя, шампанське - в папір для письма, апельсини - в картридж для принтера або степлери.
Щоб без проблем провести по бухгалтерії покупки, вам потрібно отримати від підзвітників:
- товарні чеки або накладні, завірені печаткою продавця.
Слід звернути увагу, щоб в чеках ККТ не було написано назву купленого товару. Інакше в чеку буде зазначено, що придбана ковбаса, а в інших документах - «канцелярка». Саме тому продукти краще не купувати в великих супермаркетах. Зазвичай їх касові машини вказують назву товарів в чеках, чого не скажеш про дрібнооптових ринках.
Якщо пощастить, то ви зможете отримати від продавців рахунки-фактури і прибуткові касові ордери. В цьому випадку ви дозволите вартість товарів до витрат і зможете відшкодувати ПДВ за ним. Але ці документи, як правило, більшість торговців не оформляють.
Як оформити «липу»
Припустимо, у вас намічається арбітражний спір з податковою інспекцією. А документів, що підтверджують вашу правоту, немає. Багато хто, не замислюючись, оформляють їх заднім числом. Причому підписи, печатки ставлять справжні. Або інша ситуація. Директор дав установку зменшити податки. З цією метою бухгалтер самостійно (або разом з директором) склав документи, що підтверджують, що якась неіснуюча фірма надала їм послуги або поставила товар. Підробити друк зараз простіше простого. Майстерень по їх виготовленню маса. Чи легко довести підробку документа? Про це нам розкажуть експерти.
Спочатку зупинимося на складанні паперів заднім числом. Виявляється, час написання документа можна встановити по записах (наприклад, підписи), зробленим кульковою ручкою. Про таке дослідженні нам розповів директор Бюро незалежної експертизи «Версія» Станіслав Шаповалов: «Паста кулькової ручки - це в принципі та ж фарба, якою ми фарбуємо стіни. Крім пігменту, що дає колір, в пасті є сполучний елемент - загущувач. Завдяки йому фарба добре лягає. Вчені звернули увагу, що з часом загущувач твердне. По-науковому цей процес називається полімеризацією. Чим твердіше загущувач, тим старше запис на документі.
Щоб визначити ступінь полімеризації (загустіння), потрібно витягти з пасти легко летючий компонент (наприклад, фенілгліколь або бензиловий спирт) і визначити його концентрацію на поверхні і в "глибині" підписи. Чим менше співвідношення цих значень, тим більше загустение, а значить, старше підпис. Ступінь концентрації експерти визначають за допомогою спеціального приладу - хроматографа з мас-селективним детектором.
Таке дослідження називається фізико-хімічної експертизою давності виконання підпису. Інших достовірних методик зараз немає. Є, звичайно, будь-які спроби. Наприклад, деякі експерти проводять дослідження підпису з точки зору почерковедения. Метод заснований на тому, що з часом підпис людини набуває якісь нові ознаки і втрачає старі. Якщо мати зразки, зроблені в різний час, то можна встановити, коли була зроблена підпис, представлена на експертизу. Зараз цей метод знаходиться в стадії розробок. Фактичного матеріалу про те, як же змінюється підпис людини, накопичено мало, тому поки я оцінюю цей метод досить критично ».
Пасти старіють приблизно за два роки. Якщо документу більше двох років, звертатися до експертів вже не має сенсу: саме таку відповідь вони і дадуть. Точність терміну в межах двох років залежить від того, скільки часу пройшло з моменту нанесення підпису на папір. Якщо вона зроблена, наприклад, тиждень тому, то експерт назве вам точну дату. Якщо минуло кілька тижнів або місяців, то точність буде вважатися відповідно в тижнях або місяцях. Ну а якщо давність записи більше року, то експерт встановить термін з похибкою в півроку. Тоді в ув'язненні буде написано, що документ був складений від року до півтора років (або від півтора до двох років) назад.
«Точніше не вийде, - стверджує Станіслав Шаповалов. - Підписи, зроблені однією ручкою і в один і той же час, часто дають різні результати. Причому залежить це не від паперу, вона може бути різною: нової, старої, картонній, жовтої і т. Д. А від того, де і в яких умовах зберігався документ. Одна справа, якщо він лежав в кімнаті, і інше - в якомусь архіві, в підвалі. Там температура, як правило, нижче. Якщо документ сильно погріти, наприклад покласти на батарею або провести по ньому праскою, то він штучно постаріє. Паста швидко висохне, і експерт вже не зможе визначити давність написання підпису. Зате він точно встановить, що документ був зістарений штучно, і відобразить це у своєму висновку. А значить, для суду буде зрозуміло, що папери підроблені ».
До цих пір мова йшла про кулькових ручках. А як бути з пір'яними? Виявляється, тут все залежить від матеріалу листи. «Якщо ви перо обмакнете в пасту кулькової ручки, то результат буде той же самий, - пояснив Станіслав Євгенович, - а ось якщо ви використовуєте барвник на водній основі, наприклад чорнило, то давність таких записів експерт вже не визначить. Вчені поки що не виявили, що в чорнилі з часом щось змінюється. За винятком того, що протягом хвилини після написання з них висихає вода ». Далі експерт свою думка не продовжив, а й так зрозуміло, що, складаючи документ заднім числом, краще писати, наприклад, чорнилом «Веселка». Чи не причепишся, не підкопаєшся.
Те ж саме можна сказати і про відбитку печатки. Якщо ви використовуєте чорнило, то давність друку встановити не можна, а ось якщо спеціальну мастику, в якій є загущувач, то можна. Але терміни тут менше, ніж для пасти кулькової ручки. Легко летючий компонент, що міститься в мастиці, випаровується за півроку. Далі з мастикою вже нічого не відбувається. Значить, більш-менш точно встановити час, коли була поставлена печатка, можна тільки в межах перших шести місяців.
Дуже схожу мастику використовують в гелевих ручках і струменевих принтерах. «Найчастіше вона на органічній, а не на водній основі. Давність тут також можна встановити протягом півроку, - пояснив Станіслав Шаповалов, - а ось матеріали, використовувані в лазерному принтері, з часом не змінюються. Значить, визначити по ним, коли був надрукований документ, експерт не зможе. Правда, є можливість встановити підробку документа, надрукованого на лазерному принтері. Я маю на увазі випадки, коли бухгалтер друкує потрібний текст на аркушах, де вже стоять підпис керівника та печатку фірми. Якщо текст частково заходить на друк, то експерт може точно встановити, що первинне. Якщо печатка була поставлена поверх тексту, то все нормально, а якщо навпаки, то документ підроблений ».
запасні варіанти
Деякі криміналісти вважають, що давність документа, виготовленого на принтері (або на ксероксі), можна визначити по тому, як розподілився на папері друкований матеріал. Чим довше служить картридж, тим гірше якість друку: з'являються смуги або НЕ друкують букви.
На практиці провести таке дослідження практично неможливо. Складність в тому, що, по-перше, потрібні зразки друку, зроблені в різний час. По-друге, немає гарантії, що ці зразки друкувалися на одному і тому ж принтері і картридж не змінювався. І по-третє, використовуючи один і той же картридж, ви можете по-різному надрукувати документ. Досить картридж витягнути, струсити і поставити назад. І печатка буде вже інший.
Бувають ситуації, коли потрібно виготовити документ на друкарській машинці. Експерти вважають, що за складом фарбувального матеріалу, що міститься на стрічці машинки, встановити давність документа не можна. А ось по стирання друкованих елементів - можна. Чим довше працює машинка, тим більше стираються літери. За їх відбитку на папері можна сказати, коли був зроблений текст. Але для цього потрібні зразки друку на цій машинці за попередні роки.
Підприємець Бабушкін включив до складу витрат витрати на закупівлю рибопродуктів. Щоб підтвердити їх оплату, він представив податківцям рахунки-фактури і квитанції до прибуткових ордерів. Встановивши, що постачальники рибопродуктів на податковому обліку не перебувають, інспектори відправили рахунки-фактури і квитанції на експертизу. Експерти визначили, що рукописний текст в документах написано самим підприємцем.
Цей приклад - швидше виняток, ніж правило. Як показує практика, податківці не часто вдаються до допомоги експертів. «В наше бюро податкові контролери звертаються рідко (один-два рази на рік), як правило, коли дійсно є за що боротися: великі суми недоїмки по податках і обґрунтовані підозри в тому, що документи підроблені», - розповів Станіслав Шаповалов.
Найчастіше податківці, запідозривши недобре, просто не визнають витрати фірми з усіма наслідками, що випливають звідси наслідками: штраф, стягнення недоїмки і пені. Хоча за Цивільним кодексом вони спочатку повинні звернутися до суду з вимогою визнати угоду по підробленим документам недійсною.
Але бувають і виключення.
В ході перевірки МУП «Кондитерський цех» податківці встановили, що постачальники фірми - ТОВ «Ділма» і ТОВ «Торговий Дім" Хлібний "» - не перебувають на податковому обліку, мають вигаданий ІПН і не зареєстровані як юридичні особи.
Контролери нарахували підприємству пред'явлений до відшкодування ПДВ, податок на прибуток. пені і оштрафували за пунктом 1 статті 122 Податкового кодексу. Не погодившись з цим, фірма звернулася в суд.
У цьому прикладі арбітри взагалі не стали з'ясовувати, знав «Кондитерський цех», що у його постачальників відсутня державна реєстрація, чи ні. А значить, не встановили провину підприємства. Це суперечить пункту 6 статті 108 і статті 109 Податкового кодексу. Фірму або підприємця не можна притягнути до податкової відповідальності, якщо вони не винні (ст. 109 НК РФ). Переконати суддів у зворотному зобов'язані податківці. Поки вина не доведена, фірма вважається невинною. Не забувайте, що всі сумніви у винуватості підприємства повинні трактуватися на його користь (п. 6 ст. 108 НК РФ).