Відшкодовуємо оплату за первинний медогляд облік і оформлення
Як відбивається виплата новоприйнятим працівникам відшкодування оплати проходження первинного медичного огляду в бухгалтерському і податковому обліку організації? Про це, а також про те, якими документами можна підтвердити факт надання та оплати цих послуг розповідають експерти служби Правового консалтингу ГАРАНТ Ольга Подволокіна і Олена Мельникова.
Організація відшкодовує новоприйнятим працівникам проходження первинного медичного осмотра.Как виплата даного відшкодування відображається в податковому та бухгалтерському обліку? Які повинні бути зроблені бухгалтерські проводки? Які повинні бути оформлені документи, щоб дана виплата не обкладалася ПДФО, внесками до позабюджетних фондів, але при цьому могла бути врахована в цілях оподаткування прибутку?
Згідно ст.ст. 212 і 213 ТК України в обов'язки роботодавця щодо забезпечення безпечних умов і охорони праці у випадках, передбачених трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, входить організація проведення за рахунок власних коштів обов'язкових попередніх (при вступі на роботу) і періодичних ( протягом трудової діяльності) медичних оглядів (обстежень), а також позачергових медичних оглядів (обстежень) працівників на їх прохання відповідно до медичних р рекомендаціях. На час проходження зазначених медичних оглядів (обстежень) роботодавець зобов'язаний зберегти за працівником місце роботи (посади) і середній заробіток.
При цьому роботодавець, на підставі законодавчо встановлених норм, не має права допускати до виконання трудових обов'язків працівників, які не пройшли медичний огляд.
У ситуації, що розглядається організація відшкодовує новоприйнятим працівникам проходження первинного медичного огляду.
Згідно п. 1 ст. 252 НК Україна з метою гл. 25 НК Україна платник податків зменшує отримані доходи на суму зроблених витрат (за винятком витрат, зазначених у ст. 270 НК РФ).
Під обгрунтованими витратами розуміються економічно виправдані витрати, оцінка яких виражена в грошовій формі.
Під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства Укаїни, або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, застосовуваними в іноземній державі, на території якого були зроблені відповідні видатки, і (або) документами, побічно підтверджують зроблені витрати (в тому числі митною декларацією, наказом про відрядження, проїзними документами, звітом про виконану роботу відповідно до договору м). Витратами визнаються будь-які витрати за умови, що вони зроблені для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу.
Відповідно до пп. 7 п. 1 ст. 264 НК Україна з метою оподаткування прибутку до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, відносяться в тому числі витрати на забезпечення нормальних умов праці і заходів з техніки безпеки, передбачених законодавством Укаїни.
Згідно ст. 210 НК Україна при визначенні податкової бази враховуються всі доходи платника податку, отримані ним як у грошовій, так і в натуральній формах, або право на розпорядження якими в нього виникло, а також доходи у вигляді матеріальної вигоди, що визначається відповідно до ст. 212 НК РФ.
Відповідно до ст. 41 НК Україна доходом визнається економічна вигода в грошовій або натуральній формі, що враховується в разі можливості її оцінки й у тій мірі, в якій таку вигоду можна оцінити, і визначається відповідно до гл. 23 НК РФ.
Перелік виплат, які звільняються від оподаткування, наведено в ст. 217 НК РФ.
Пунктом 3 ст. 217 НК Україна встановлено, що не є об'єктом обкладення ПДФО всі види встановлених чинним законодавством Укаїни, законодавчими актами суб'єктів Укаїни, рішеннями представницьких органів місцевого самоврядування компенсаційних виплат (у межах норм, встановлених відповідно до законодавства Укаїни), пов'язаних, зокрема, з виконанням платником податків трудових обов'язків.
Отже, в тих випадках, коли проходження медичного огляду (обстеження) є обов'язковим в силу вимог трудового законодавства (чи інших нормативних правових актів), роботодавець зобов'язаний забезпечити і організувати його проведення за рахунок власних коштів (ч. 6 ст. 213 ТК РФ). Тому в такій ситуації у роботодавця виникає обов'язок відшкодувати працівникові витрати на проходження медичного огляду.
Таким чином, вартість медоглядів, відшкодовується організацією своїм працівникам, не підлягає обкладенню ПДФО, якщо ці медогляди проводяться відповідно до чинного законодавства.
Відповідно до ч. 1 ст. 8 Закону N 212-ФЗ база для нарахування страхових внесків визначається як сума виплат та інших винагород, передбачених ч. 1 ст. 7 Закону N 212-ФЗ, нарахованих платниками страхових внесків за розрахунковий період на користь фізичних осіб, за винятком сум, зазначених у ст. 9 Закону N 212-ФЗ.
Так, згідно з пп. "І" п. 2 частини 1 ст. 9 Закону N 212-ФЗ і не підлягають обкладенню всі види встановлених законодавством Укаїни, законодавчими актами суб'єктів Укаїни, рішеннями представницьких органів місцевого самоврядування компенсаційних виплат (у межах норм, встановлених відповідно до законодавства Укаїни), пов'язаних з виконанням фізичною особою трудових обов'язків.
Внески на обов'язкове страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань
Таким чином, суми відшкодування працівникам оплати проходження попереднього медогляду, проведеного відповідно до вимог законодавства, не є об'єктом оподаткування внесками від НС і ПЗ.
У бухгалтерському обліку організації будуть зроблені наступні проводки:
Дебет 20 (25, 26) Кредит 73
- відображені витрати по проходженню медогляду працівниками;
Дебет 73 Кредит 50 (51)
- компенсовані витрати працівникам
Для документального підтвердження факту надання послуг працівник повинен подати до бухгалтерії організації документи, що підтверджують як характер наданих послуг, так і факт їх оплати.
Якщо організація припускає укласти договір на надання послуг з проведення медогляду працівників з медичною організацією (яка повинна мати ліцензію), документом, що підтверджує факт надання послуг, може бути акт наданих послуг. У зв'язку з тим, що форма акта наданих послуг не міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, даний документ повинен містити обов'язкові реквізити, встановлені п. 2 ст. 9 Закону N 129-ФЗ. Крім акту, документами, що підтверджують фактичні витрати на медичне обслуговування, є будь-які розрахунково-платіжні документи, з яких видно, що оплата зроблена медичної організації (рахунок, платіжне доручення з відміткою банку), а також укладений сторонами договір.
Якщо послуга надана безпосередньо працівнику, який звернувся до медустанови особисто, то ми вважаємо, що таких документів може і не бути. В цьому випадку працівником може бути пред'явлений касовий чек (або бланк суворої звітності), довідка про підсумки проходження медогляду, а також інші будь-які документи, з яких буде випливати, що послуга надана. Бухгалтер також може скласти бухгалтерську довідку. Також підтвердити витрати на медичний огляд допоможе наказ керівника організації з переліком співробітників, яким він необхідний.
З текстами документів, згаданих у відповіді експертів, можна ознайомитися в довідковій правовій сістемеГАРАНТ.