Відрядження в 2019 році інструкція для бухгалтера - редакція від - тив

Обов'язкові документи при оформленні відрядження

Які ж документи потрібно оформити в обов'язковому порядку при направленні працівника у службове відрядження? Їх всього два:

1. Письмове рішення директора (наприклад, наказ).

2. Службова записка працівника, але тільки при поїздці у відрядження на особистому, службовому або орендованому транспорті.

Виходить, що найголовніший документ - це розпорядження керівника. Службова записка оформляється лише при використанні автомобіля або іншого службового (особистого або взятого в оренду) транспорту.

Працівник має право написати службову записку незалежно від способу пересування до місця відрядження і назад. У записці він може вказати передбачувані витрати і попередньо розрахувати необхідну суму. Порядок складання таких записок зазвичай також фіксується в локальних актах фірми.

Витрати на відрядження та звіт по ним

Перш за все слід зазначити, що працівник, перебуваючи у відрядженні, продовжує отримувати зарплату. Тільки розраховується вона виходячи із середнього заробітку.

Основні витрати на відрядження (ст. 168 ТК РФ):

• добові;
• витрати на проїзд;
• проживання;
• інші обгрунтовані витрати.

Добові по-новому

Вже давно вУкаіни не існує будь-якого ліміту добових. Комерційні компанії та ВП має право встановити будь-який розмір (ОСНО - пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, ССО - пп. 13 п 1. 346.16 НК РФ), закріпивши це в нормативному локальному акті або в колективному договорі.

Малі підприємства найчастіше встановлюють добові для поїздок поУкаіни в розмірі 700 рублів. Це пов'язано з тим, що саме така сума не обкладається ПДФО (п.3 ст. 217 НК РФ). Можна встановити добові і в більшому розмірі, тоді з суми перевищення треба утримати ПДФО. Для закордонних відряджень існує ліміт 2 500 рублів - добові в цих межах не обкладаються ПДФО.

На даний момент добові в будь-якому розмірі не обкладаються страховими внесками. Тобто не має значення, в якому розмірі виплачуються добові - 700 рублів або, може бути, 3 000 рублів в день.

Наприклад, компанія виплачує добові в розмірі 1 000 рублів в день. Працівник був у відрядженні 4 дня. За всі дні відрядження йому належить 4 000 рублів добових. Однак, за нормою не обкладаються лише 2 800 рублів (700 рублів х 4 дні). Різниця між фактичною виплатою і лімітом (4 000 - 2 800 = 1 200) підлягає обкладенню ПДФО та страховими внесками.

Витрати на проїзд

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад компенсуються працівнику в повному розмірі, але за умови їх документального підтвердження (ст. 264 НК РФ).

Якщо працівник їде на поїзді, йому також компенсують витрати на постільну білизну. А вартість перевезення підтвердить залізничний квиток.

При авіаперельотах знадобиться квиток (маршрут-квитанція) і посадковий талон.

При втраті документів доведеться запитувати довідку у перевізника про підтвердження поїздки.

Якщо працівник попрямував в шлях на автомобілі, потрібно докласти службову записку та дорожні листи. Крім того, щоб підтвердити витрати на паливо, потрібно прикріпити до звіту чеки АЗС.

Витрати на проживання

Найчастіше співробітник під час відрядження живе в готелі. Для прийняття витрат потрібні підтверджують проживання документи, видані готелем. Якщо оплата здійснена готівкою, потрібен касовий чек або бланк суворої звітності.

Якщо для проживання була орендована квартира, потрібен договір оренди і копії документів про право власності.

Інші витрати

Відряджений працівник після повернення з поїздки повинен відзвітувати протягом трьох робочих днів за зроблені витрати (додати документи, повернути залишок грошей) і підписати авансовий звіт.