Відрахування з ПДФО на дитину в кінці року
Як бути бухгалтеру, якщо працівник не звернувся за вирахуванням на дитину? Чи повинен бухгалтер застосовувати відрахування при розрахунку ПДФО без заяви працівника? Що потрібно зробити, якщо працівник згадав про заяву тільки в кінці року?
Доходи працівника, що обкладаються ПДФО за ставкою 13%, можна зменшити на суму податкових відрахувань (п. 3 ст. 210 НК РФ). Відносно доходів працівників, як правило, застосовують стандартні податкові відрахування. Вони встановлені в статті 218 Податкового кодексу.
Бухгалтер надає відрахування на підставі заяви працівника та документів, що підтверджують право на відрахування (п. 3 ст. 218 НК РФ). Отримання вирахування - право, а не обов'язок платника ПДФО. Без його заяви відрахування не надається.
На практиці бувають випадки, коли працівник приносить заяву на відрахування не на початку, а в кінці року. Нерідко таке відбувається з співробітницями, які недавно вийшли з декрету.
Розглянемо дії бухгалтера в цій ситуації на прикладі вирахування на дитину.
З якого моменту надати відрахування працівникові
Умови надання вирахування на дитину встановлені в підпункті 4 пункту 1 статті 218 НК РФ.
Загальні правила надання вирахування
Весь рік відпрацював, а заяву на відрахування не подав
Що написати в заяві
Навіть якщо працівник спізнився з подачею заяви, ніяких особливих застережень у ньому робити не потрібно:
Ця заява буде діяти і в наступному році, якщо у працівника не зміняться сімейні обставини.
Перш ніж робити перерахунок
Перед тим як взятися за перерахунок ПДФО, бухгалтеру потрібно перевірити, покладений чи відрахування даному співробітнику. Справа в тому, що існують певні обмеження для надання «дитячого» відрахування.
вік дитини
Податкове вирахування виробляється на кожну дитину у віці до 18 років, а також на кожного учня очної форми навчання, аспіранти, ординатора, інтерна, студента, курсанта у віці до 24 років.
Сума доходу батьків
сума вирахування
Сума вирахування залежить від віку, статусу і черговості народження дітей. Залежність розміру відрахування від цих обставин представлена в табл. 1.
Як зробити перерахунок
Стандартний податкове вирахування на дитину надається за кожний місяць календарного року (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Отже, бухгалтеру слід знову розрахувати ПДФО за кожен місяць поточного року (п. 3 ст. 226 НК РФ). При перерахунку потрібно мати на увазі, що ПДФО за ставкою 13% визначають наростаючим підсумком з початку року із заліком утриманої в попередні місяці поточного податкового періоду суми податку (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Таблиця 1 Сума вирахування на дитину
Працівник працює в компанії кілька років
На числовому прикладі розглянемо, як перерахувати ПДФО, якщо заяву на відрахування приніс із запізненням працівник, який працює в організації кілька років.
Працівник працює в компанії не з початку року
В окремі місяці працівник не мав доходу
Бувають випадки, коли в поточному році працівник в деякі місяці не мав доходу. Хоча до цього працював в даній компанії не один рік. Наприклад, жінка перебувала у відпустці по догляду за дитиною.
Таблиця 2 Перерахунок стандартного податкового відрахування у зв'язку з подачею працівником заяви
Що робити з переплатою з ПДФО
Зайво утриманий ПДФО можна зарахувати в рахунок майбутніх платежів податку або повернути (п. 1 і 14 ст. 78, п. 1 ст. 231 НК РФ).
Повернення. Зайво утриману суму ПДФО можна повернути. Порядок повернення ПДФО встановлено в статті 231 Податкового кодексу. Працівникові слід написати заяву, в якому він вкаже реквізити свого банківського рахунку (банківської картки).
Звітність та податковий регістр
Форма 2-ПДФО. У довідці за формою 2-ПДФО бухгалтер відобразить всі відрахування, що надаються працівнику за минулий рік. Навіть якщо заяву працівник затримав і приніс в кінці року, в довідці потрібно вказати належні йому відрахування.
Податкова картка. Бухгалтери ведуть облік доходів, виплачених працівникам, наданих їм податкових відрахувань, а також сум утриманого ПДФО в самостійно розроблених регістрах податкового обліку. Таке правило встановлено в пункті 1 статті 230 НК РФ.
Операції з нарахування та утримання податку в цьому регістрі відображаються в таблицях, відповідних застосовуваної ставки ПДФО. Там же потрібно відобразити і скасовують записи. На практиці їх називають «податкове сторно».
Якщо документів так і немає
Може трапитися, що працівник до кінця року так і не доніс до бухгалтерії заяву на надання вирахування або не надав повний пакет документів, необхідних для його отримання. У такій ситуації роботодавець не має права самостійно прийняти рішення про перерахунок та повернення надміру утриманого ПДФО.
Якщо працівник бажає одержати відрахування за минулий календарний рік, йому слід подати декларацію за формою 3-ПДФО в свою податкову інспекцію за місцем проживання. До декларації потрібно додати документи, необхідні для надання податкового відрахування. Такий порядок встановлений в пункті 4 статті 218 Податкового кодексу.