Відділ ЗЕД підприємства, його структура та функції - організація управління зовнішньоекономічної

Відділ ЗЕД - це частина апарату управління підприємства, в завдання якого в завдання якого входить здійснення планування організації і координації ЗЕД на підприємстві, а так само управління експортним потенціалом підприємства і створення конкурентоспроможної продукції, забезпечення виконання зобов'язань перед іноземними партнерами, освоєння нових форм виробничого, науково -технічного та інвестиційного співробітництва і підготовка контрактного товару до процедури митного оформлення.

Структура відділу ЗЕД може виглядати наступним чином: начальник відділу ЗЕД - заступник начальника - експерт з митного оформлення - економіст - протокольне бюро. Основною функцією відділу ЗЕД є забезпечення стабільної та адекватної потенційним можливостям підприємства зовнішньоекономічної діяльності, поглиблення торговельних відносин з іноземними партнерами.

Основними видами робіт, які виконує даний відділ є наступні:

реалізація експортно-імпортних операцій;

декларування і митне оформлення вантажів;

встановлення партнерських зв'язків з фірмами інших країн;

пошук способів виведення підприємства на зовнішній ринок;

вивчення напрямків і тенденцій розвитку світового ринку конкретного товару.

Декларування і митне оформлення є одними з важливих напрямків діяльності відділу ЗЕД, так як не тільки споживачі продукції підприємства знаходяться за кордоном, але і основні постачальники сировини, що обумовлює постійні вантажопотоки сировини і товарів. Декларування вантажів передбачає оформлення наступних документів:

вантажних митних декларацій (ВМД);

електронних копій ВМД;

декларацій митної вартості;

описів документів, які додаються до ВМД.

Кінцевим результатом діяльності декларанта є отримання митної позначки «випуск дозволено». Відповідно до цими загальними завданнями та напрямками діяльності відділу, його працівники мають свої конкретні обов'язки. Начальник відділу ЗЕД здійснює загальну координацію діяльності працівників відділу та координує діяльність відділу з іншими відділами та службами підприємства, займається питаннями руху валютних коштів, вирішує поточні оперативні питання.

У деяких відділах є посади фахівців з валютних операцій (планування, контроль за валютно-розрахунковими операціями і т.д.). Заступник начальника відділу ЗЕД здійснює контроль засвоевременним виконань вказівок відділу іншими відділами і службам і підприємства, веде переписку з підприємствами і фірмами інших країн з науково-консультаційним, економічних та інших питань, бере участь в розробці умов контракту.

Економіст відділу ЗЕД відповідає за розрахунок цін експортної продукції з урахуванням базису поставки та інших умов, складання комерційних пропозицій з продажу продукції підприємства, розробку статей контрактів, оформлення паспорта угоди за договорами купівлі-продажу, підготовку плану заходів щодо виконання умов контракту і його контроль.

У деяких відділах замість економіста є посаду провідного спеціаліста по кон'юнктурі і цінами.

Експерт з митного регулювання веде всю митну документацію, забезпечує митне оформлення продукції, що експортується та імпортується підприємством продукції, оформляє вантажні митні декларації, веде статистичну звітність відділу.

До компетенції протокольного бюро входить складання програм перебування делегацій, переклад всієї що надходить на підприємство документації з іноземних мов, допомога в організації переговорів, підготовка необхідної документації при відрядженнях за кордон фахівців підприємства.

Відділ ЗЕД тісно взаємодіє з іншими відділами підприємства зокрема з такими як: відділ маркетингу, планово-економічний відділ, відділ нової техніки, фінансовий відділ, бухгалтерський відділ і інші.

Зокрема, взаємодія зовнішньоекономічного відділу з відділом маркетингу пов'язано з тим, що даний відділ маркетингу встановлює вимоги щодо кількості, періодичності поставок і якості продукції.

Планово-економічний відділ здійснює планування роботи підприємства, проводить необхідні в зв'язку з цим розрахунки і передає до відділу ЗЕД базові дані за цінами на продукцію і сировину, матеріали.

Відділ нової техніки проводить технічну розробку і контроль за виробництвом експортної продукції.

Фінансовий відділ відповідає в цілому за фінансове забезпечення експортно-імпортних операцій. Тому відділ ЗЕД надає йому всі службові записки та рахунки для оплати поточних витрат (мита, митних платежів, платежів органам по сертифікації).

До бухгалтерії відділу ЗЕД передаються факти на виконання робіт з економічного, наукового та технічного співробітництва із зарубіжними організаціями, розрахунки витрат на заходи ЗЕД, дані про виділені фінансових ресурсах і документи проведення валютного рахунку.

Транспортний цех здійснює документальне оформлення вантажів, транспортування вантажів, складає графік їх відправки, звідси випливає його зв'язок з відділом ЗЕД.

Таким чином, відділ ЗЕД в своїй діяльності взаємодіє з багатьма службами і відділами підприємства. На великих підприємствах, що забезпечують великі поставки, може існувати і більш складна структура управління ЗЕД.

Зокрема відділ реалізації готової продукції, до складу, якого може входити бюро експорту продукції, що здійснює експорт в різні регіони світу. Завданнями та функціями відділу ЗЕД в даному випадку є:

проведення маркетингових досліджень кон'юнктури ринку збуту за кордоном;

підготовка до укладання контрактів експортних поставок готової продукції за кордон;

відвантаження і транспортування вантажів згідно з укладеними контрактами, укладення договорів за фактом судів та інших засобів транспорту;

здійснення розрахунків з постачальниками і споживачами за укладеними контрактами;

забезпечення зв'язку з зарубіжними фірмами;

декларування імпортних і експортних вантажів;

контроль за реєстрацією, зберіганням і дотримання термінів зберігання вантажів на складі тимчасового зберігання;

забезпечення зв'язку з митними органами;

оформлення всіх необхідних додаткових документів для відправлення вантажів (висновків торгової палати, сертифікатів походження і т.д.);

висновок (при необхідності) договорів на експедирування вантажів;

ведення обліку та контролю за оплатою за відвантажену продукцію;

оформлення документів на закордонні відрядження фахівців підприємства, отримання, видача та ведення обліку закордонних паспортів, узгодження термінів відрядження і програми перебування за кордоном з іноземними партнерами;

прийом іноземних делегацій, які перебувають на підприємство;

організація виробничого і науково-технічного співробітництва із зарубіжними підприємствами і фірмами, проведення робіт щодо участі на міжнародних виставках;

переклад каталогів, проспектів та іншої документації.

Відділ реалізації готової продукції має в своєму складі бюро експорту продукції, яке здійснює експортно-імпортні операції з партнерами їх різних регіонів і виконує наступні функції:

розробляє плани і готує до укладення договору на експортні поставки оптової продукції в різні регіони зарубіжжя і імпортні поставки обладнання та запасних частин;

укладає договори, обробляє запити на поставку продукції;

організовує переговори і веде контроль за виконанням контрактів з імпортерами з різних країн;

здійснює пошук споживачів на основі прогнозів збуту;

веде картотеку з обліку споживачів;

виробляє планування та контроль за експортною продукцією.

В цілому спільно з відділом реалізації готової продукції відділ ЗЕД координує роботу служб збуту за сучасною відвантаження готової продукції відповідно до вимог, зазначених у контрактах, замовленнях і іншої нормативної документації, здійснює контроль за ідентифікацією замовлень контрактів і специфікації, яка видається виробничої службі. Він так само погодить плани перевезення вантажів із залізничним цехом і оформляє необхідну для цього документацію.

Спільно з фінансовим відділом відділ ЗЕД здійснює облік і контроль за оплатою за відвантажену продукцію, а так само за банківськими, валютними, кредитними і розрахунковими операціями. З планового відділу відділ ЗЕД отримує відомості про собівартість і відпускну ціну продукції і визначає її експортну ціну.

Таким чином, відділ ЗЕД пов'язаний майже з усіма підрозділами підприємства, оскільки він здійснює декларування всіх експортних або імпортних товарів за контрактами, укладеними цими підрозділами самостійно і має право вимагати надання будь-яких документів для здійснення своїх функцій.

Якщо Ви помітили помилку в тексті виділіть слово і натисніть Shift + Enter